Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

В данной таблице ключевым полем может быть Поле 1, так как  номер личного дела 

Будет однозначно определять запись, содержащую сведения о каждом учащемся.

Можно было бы выбрать  в качестве ключевого поля и Поле 2 , но в одной школе вполне могут учиться несколько учащихся с одинаковыми фамилиями и инициалами.

В зависимости от используемой в  СУБД модели данных различают СУБД иерархического, сетевого и реляционного типов.

По степени универсальности  выделяют СУБД общего назначения и  специализированные. СУБД общего назначения могут обрабатывать данные из любой предметной области, определенной пользователем. Эти системы обладают всем набором функций, необходимых для создания и ведения БД.

Специализированные СУБД создаются  для конкретных задач определенной предметной области в случаях, когда  использование систем общего назначения невозможно или нецелесообразно.

Любая БД имеет свою структуру. Структура определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы, которая образуется из столбцов и строк. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

В настоящее  время  наиболее популярными являются СУБД общего реляционного типа, такие, например, как FoxPro, Paradox, Microsoft Access. Рассмотрим основные принципы создания и ведения базы данных с помощью СУБД Microsoft Access 97, которая входит в состав пакета Microsoft Office 97 и разработана специально для работы в среде Windows.

База данных, создаваемая  с помощью СУБД  Access, представляет собой файл с расширением .mdb, состоящий из набора объектов. Основными объектами Access являются:

– Таблицы – служат хранилищем всех данных БД, от которых зависят любые другие объекты;

– Запросы – позволяют отбирать из БД данные, удовлетворяющие определенным условиям, осуществлять отбор данных из нескольких таблиц;

– Формы – предназначены для просмотра и редактирования БД в удобном для пользователя виде;

– Отчеты – служат для вывода информации БД на печать в требуемом виде;

– Макросы – позволяют автоматизировать наиболее часто выполняемые операции без программирования;

– Модули – служат для автоматизации операций путем создания процедур.

На государственных  предприятиях и в коммерческих структурах обеспечивают бесперебойную работу и контроль за сохранением информации в базах данных специально подготовленные люди, т.н. администраторы. Они выполняют администрирование баз данных, что позволяет оперативно, своевременно, достоверно получать необходимую информацию в любое время. При этом доступ к информации может быть  ограничен для определенного круга пользователей, это используется для того чтобы не было утечки деловой информации и ее распространения вне круга определенных должностных лиц.

 

Тема 1.2. Деловая документация. Презентационные документы

 

Документом называется средство закрепления различными способами  на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в  управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом. В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в пространстве и во времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность  и накопление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

– Информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

– Социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

– Коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами;

– Управленческую, создающую  документы для целей управления;

– Правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

– Учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

– Культурную, состоящую  в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или  иной функции  со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.

Под классификацией деловых  документов понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия.

Все документы могут  быть классифицированы по следующим основным признакам:

– По происхождению –  служебные(официальные) и личные;

– По наименованию –  приказы, протоколы, положения, инструкции и т.д.;

– По способу фиксации – письменные, графические, электромагнитные, кино- и фотодокументы;

– По содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.;

 По месту составления  – внутренние(создаваемые в организации  и не выходящие за ее пределы) и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);

– По видам – типовые (разрабатываются вышестоящими органами с однородными функциями и носят обязательный характер), примерные (носят рекомендательный характер), индивидуальные (для внутреннего пользования) и трафаретные (изготавливаются типографским способом);

– По степени сложности – простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов);

– По воспроизведению  – подлинник (первоначальный документ), черновик (документ в предварительной редакции), копия (документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника и соответствующим образом заверенный). Копии подразделяются на выписки (копии части документа), отпуски (полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником) и дубликаты (второй экземпляр документа, имеющий юридический силу подлинника);

– По срокам исполнения – срочные(требующие исполнения в определенные сроки) и несрочные (срок исполнения не установлен);

–По срокам хранения –  постоянного, временного (до 10 лет) и  долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

– По степени обязательности – директивные и информационные;

– По технике воспроизведения  – документы, которые могут быть получены ручным или механическим путем с помощью машин и аппаратов;

– По приемам записи –  созданные естественным языком (простым запись), стенографические, шифрованные;

– По виду материального носителя – созданные на бумажной основе и на специальных носителях.

Каждая из типовых  форм документов в соответствии с  принятой в MS Office терминологией представляет собой шаблон. Выполнение команды Файл, Создать в MS Word, например, вызывает предложение выбрать один из шаблонов для создания нового документа. Двойным щелчком на значке соответствующего шаблона можно мгновенно вызвать формирование типового документа, оформленного в соответствии с установленными правилами, и в котором предусмотрены все необходимые поля для ввода специфического текста.

Вместе с тем совершенно очевидно, что стандартные шаблоны MS Office не могут обеспечить создание документов на все случаи жизни. Поэтому потребность в создании шаблонов пользователя существует практически всегда. Однообразное заполнение документов способствует формированию фирменного стиля работы, снижения вероятности ошибок при оформлении документов.

 

Тема 2.3. Документационные системы управления.

Пересылку документов обычно доверяют почте. Но развитие компьютерных технологий за последние десятилетия  привело к тому, что почта всех стран потеряла монополию на пересылку  информации. Незначительное переоборудование любого компьютера позволяет сделать его мощным средством коммуникации. Есть два принципиально отличающихся друг от друга типа устройств электронных коммуникаций. Хотя для пользователя разница между ними может быть совершена незаметна, знать о них полезно.

Первая группа предназначена для поддержки локальных сетей компьютеров, расстояние между которыми может измеряться от метра до километров. При этом каждый из входящих в локальную сеть компьютеров должен быть оборудован специальным электронным прибором – так называемой сетевой платой. Кроме того, все входящие в локальную сеть компьютеры обязательно должны быть связаны между собой специальным кабелем, потребуется и кое-какое дополнительное оборудование.

Вторая группа устройств  не нуждается в прокладке специальных  кабельных сетей, она изначально ориентирована на использование стандартных телефонных каналов связи. Для применения такой технологии компьютер должен быть оснащен специальным устройством – модемом и с помощью этого устройства подключен к телефонным каналам связи. При использовании модемов расстояние между компьютерами и их размещение уже не имеют значения – нужен только доступ к телефонным каналам связи. На этом принципе основана мировая компьютерная сеть Internet. Впрочем, необходимо понимать, что разработанное для Internet программное обеспечение можно с успехом использовать и в локальных сетях компьютеров в пределах одной фирмы, при этом сами компьютеры могут быть надежно изолированы от мировой компьютерной сети. Такую разновидность сетей часто называют корпоративными сетями или сетями intranet.  Это решение часто используют, поскольку программные средства Internet очень удобны и предоставляют большие возможности для совершенствования.

При использовании любых  средств электронных коммуникаций  необходима установка на компьютер  и специальная настройка программного обеспечения, которое настолько широко распространено, что входит в стандартную поставку операционной системы Windows 95. Каждый компьютер и каждый пользователь в системе электронных коммуникаций должен получить свое уникальное имя – электронный адрес. Часто при работе с электронными коммуникациями используют так называемый режим on-line, при котором каждый пользователь напрямую подключается к информационному пространству. Работая в таком режиме, пользователю достаточно знать нужные ему адреса электронной почты или хотя бы только те ключевые слова или понятия, которые его интересуют. Адреса электронной почты позволяют связаться с нужным абонентом, а ключевые слова позволяют быстро проводить электронный поиск всех размещенных в информационном пространстве материалов, связанных с ними.

Для того чтобы перейти из режима on-line в режим электронных коммуникаций off-line, достаточно выбрать нужную команду или нажать нужную кнопку инструментальной панели. Режим off-line позволяет выполнять направленный обмен сообщениями с нужными абонентами или с группами нужных абонентов и несмотря на ограниченные возможности более экономичен по сравнению с режимом on-line. При использовании любых средств электронных коммуникаций владелец компьютера получает возможность пересылки сообщений на известный ему адрес электронной почты. Занимает такая пересылка считанные минуты для межконтинентальных расстояний при весьма невысокой цене.

Что же может быть в таком сообщении? Прежде всего, это может быть действительно текстовое сообщение любого содержания. Очень примечательно, что к любому сообщению может быть присоединен любой файл. Этот файл действительно пересылается вместе с сообщением, но в тексте сообщения он представлен  так называемой пиктограммой – символическим обозначением файла, снабженным именем этого файла. Система электронных коммуникаций может ничего не знать о содержании и структуре присоединенного файла – важно, чтобы ваш адресат знал, какой программой следует обработать присоединенный к сообщению файл. В большинстве случаев адресату достаточно установить курсор на пиктограмму файла и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Впрочем, в тексте сообщения может содержаться соответствующее указание, а пересылка, а пересылка и расшифровка собственно сообщений – дело системы электронных коммуникаций.

Для делопроизводства принципиально  важно, что при помощи систем электронных коммуникаций можно пересылать текстовые сообщения и присоединенные файлы произвольного вида (включая файлы факсимильных изображений документов). Факсимильное изображение документа может быть превращено в файл при помощи специального устройства для ввода произвольных изображений в компьютер – сканера и предназначенного для работы с таким устройством программного обеспечения.

 

Интернет. Основные понятия. Основные службы Интернета.

В дословном переводе на русский язык Internet – это межсеть, то есть в узком смысле слова Internet – это объединение сетей. Однако в последние годы у этого слова появился и более широкий смысл: Всемирная компьютерная сеть. Интернет можно рассматривать в физическом смысле как миллионы компьютеров, связанных друг с другом всевозможными линиями связи, однако такой «физический» взгляд на Internet слишком узок. Лучше рассматривать Internet как некое информационное пространство, внутри которого осуществляется непрерывная циркуляция данных.

Когда говорят о работе в Интернете  или об использовании Интернета, то на самом деле речь идет не об Интернете в целом, а только об одной или нескольких из его многочисленных служб. В зависимости от конкретных целей и задач клиенты Сети используют те службы, которые им необходимы.