Разработка информационной системы "Учет и контроль закупок сырья и материалов"

     Счет-фактура  — документ, удостоверяющий фактическую  отгрузку товаров или оказание услуг  и их стоимость. Документ выставляется (направляется) продавцом (поставщиком) покупателю (заказчику) после окончательной  приемки покупателем товара или услуг.

       График  закупок - это документ, содержащий информацию о том, сколько сырья или материала, какого вида и в какой период предприятие рассчитывает закупить.

       Извещение - документ, предупреждающий о задержке поставки сырья и материалов.

       Договор - документ, содержащий реквизиты поставщика, наименование поставляемого сырья или материала, его характеристику, а также дату поставки.

       Акт приемки – документ, содержащий наименование поставленного сырья (материала) и дату его поставки на склад.

       Товарная  накладная — документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, цена товара и подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

        Товарный чек - официальный документ в виде чека, выдаваемый продавцом товара его покупателю, в котором указывается вид и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма.

       Входные документы представлены в Приложении А.

       Выходная  информация – информация (отчетность), получаемая в результате обработки входной информации.

       Выходными документами системы являются:

• рекламация;
• отчет по закупкам;
• отчет по проблемным закупкам;
• отчет по графику закупок.

       Рекламация - претензия покупателя или заказчика, предъявляемая продавцу или поставщику (подрядчику) по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара (сырья, материала), требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков (причинённого ущерба).

       Отчет по закупкам содержит данные о всех закупках за определенный промежуток времени.

       Отчет по проблемным закупкам включает в себя все данные о тех закупках, в которых было обнаружено бракованное сырье (материалы) или неполные закупки, не соответствующие данным в договоре, а также задержки закупок.

       Отчет по графику закупок содержит данные обо всех изменениях графика закупок.

       Выходные  документы представлены в Приложении Б.

        3.2 Модель данных

       Модель  данных представляет собой графическую нотацию, основанную на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных. Ее можно представить на логическом и на физическом уровнях.

     Логический  уровень – это абстрактный  взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном виде, и могут называться так, как называются в реальном мире. Логический уровень модели данных является универсальным и никак не связан с конкретной реализацией СУБД.

     Физический  уровень модели данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физическом уровне модели содержится информация о всех объектах базы данных. Если на логическом уровне модели не имеет большого значения, какой конкретно тип данных у атрибута, то на физическом уровне модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах – таблицах, индексах, процедурах [4, с.102].

     Диаграмма сущность-связь включает сущности и  взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области. Такая диаграмма не слишком детализирована, в нее включаются основные сущности и связи между ними, которые удовлетворяют основным требованиям, предъявляемым к ИС [4, с.117].

     При реализации данной модели используется база данных Microsoft Access.

     

     Рисунок 2 – ER диаграмма (логический уровень)

     

     Рисунок 3 – ER диаграмма (физический уровень)

       В таблицах 1 – 6 представлено подробное описание атрибутов каждой сущности.

     Таблица 1 – Описание атрибутов сущности «Поставщик»

     Таблица 2 – Описание атрибутов сущности «Единица измерения»

      Таблица 3 – Описание атрибутов сущности «Материалы»

Таблица 4 – Описание атрибутов сущности «Закупки»

     Таблица 5 – Описание атрибутов сущности «Поставщик-Материалы»

 
 

      Таблица 6 – Описание атрибутов сущности «Закупки-Материалы»

 

     3.3 Диаграмма потоков данных 

     Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams — DFD) представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления — продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

     Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные  диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процессы становятся элементарными и детализировать их далее нецелесообразно.

     В 2 приведены функции системы, на основании которых были построены DFD-диаграммы. Рисунок 3 отображает контекстную диаграмму системы «Учет и контроль закупок».

     

     Рисунок 3 – Контекстный уровень

     Внешними  сущностями по отношению к системе  учета и контроля закупок являются: поставщики, планово-экономический  отдел, склад и менеджер по закупкам.

     В систему поступает документация по закупкам от поставщиков (договор, счет-фактура, товарная накладная, извещения, товарный чек), из планово-экономического отдела (график закупок) и от склада (акт приемки). На основе этой документации производится учет и контроль закупок.

     Выходными документами являются измененный график закупок, рекламации, отчет по закупкам, отчет по проблемным закупкам и отчет по графику закупок.

     Рисунок 4 отображает детализацию работы по учету и контролю закупок.

     

     Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции контекстного уровня

     На  первом этапе происходит учет закупок. Учет закупок производится на основании договора, товарной накладной, извещении, счет-фактуры, графика закупок и акта приемки.

     На  втором этапе производится контроль закупок, то есть данные о закупках сверяются с графиком закупок  и товарными чеками.

     На  третьем этапе происходит формирование отчетности: отчет по закупкам, отчет по проблемным закупкам и отчет по графику закупок. Производятся расчеты процента проблемных закупок, среднего времени задержки закупок, суммы по каждому наименованию товара за период (месяц, квартал, год), среднего объема закупки за период (месяц, квартал, год), средней стоимости закупки за период (месяц, квартал, год). Все эти расчеты были подробно расписаны в пункте 4 данной курсовой работы.

     Рисунок 5 отображает детализацию работы по учету закупок.

     

     Рисунок 5 – Диаграмма детализации процесса «Учет закупок»

     Процесс учета закупок состоит из следующих  функций:

• внесение в БД данных о закупках – данный процесс производится на основании товарной накладной, счет-фактуры, акта приемки и договоре. В результате получаем данные о закупках;
• внесение изменений в график закупок – данный процесс производится на основании извещения. В результате получаем измененный график закупок;
• обработка данных о закупках – данный процесс обрабатывает данные о закупках и группирует их. В результате получаем данные о количестве, данные о качестве и данные о стоимости.

     Рисунок 6 отображает детализацию процесса «Контроль закупок».