Разработка информационной системы "Учет и контроль закупок сырья и материалов"

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………….4

1. Технико-экономическая характеристика объекта……………………....6
2. Постановка задачи………………………………………………………...8
3. Описание информационной системы…………………………………..11
1. Описание выходных документов и отчетности……………………11
2. Модель данных……………………………………………………….13
3. Диаграмма потоков данных……………………………………..…..16
4. Формализация расчетов……………………………………………….....21
5. Описание программного продукта…………………………………...…22

Заключение…………………………………………………………………...…25

Список используемых источников………………………………………….…26

Приложение А Входные документы…………………………………………..27

Приложение  Б Выходные документы…………………………………………36 

ВВЕДЕНИЕ 

     Учет  закупок в любом предприятии  является одним из важнейших составляющих всего процесса производства. От оперативности  поставок и качества материалов зависит функционирование производства и, соответственно, самой компании в целом. Также сырье и материалы не должны быть дорогими и сроки поставок должны быть сведены к минимуму, иначе предприятие не получит прибыли, более того, оно может понести убытки.

     Для более эффективной работы любого предприятия наиболее приемлемым является применение современных информационных технологий. Информационная система позволит гораздо быстрее и удобнее работать с документацией и получением необходимой информации, а также обеспечит защиту всех данных, хранящихся в системе.

     Целью данной курсовой работы является создание информационной системы для управления закупками сырья и материалов на предприятии ИП «Мебель Сам». Данная информационная система позволит управлять закупками слаженно и сведет потери данных к минимуму.

     Данная  информационная система существенно сокращает работу с  бумагами на предприятии, способствует снижению затрат на ведение документации на бумажных носителях. Также решается проблема долгого поиска необходимой документации и отслеживания изменений в ней.

     В курсовой работе описаны:

• технико-экономическая характеристика объекта, то есть полное описание предприятия;
• описание экономической сущности и актуальность данной информационной системы;
• описание самой информационной системы, входной и выходной информации;
• формализация расчетов, где представлен алгоритм решения задачи;
• описание программ данной информационной системы, интерфейса; описание расчетов, используемых данной системой.

     Также в курсовой работе представлена диаграмма потоков данных и ее описание, ER-диаграмма.

     Итак, автоматизация закупок сырья  и материалов позволяет:

• минимизировать работу с бумажными носителями;
• ускорить и упростить документооборот;
• обеспечить надежное хранение документации;
• повысить производительность труда сотрудников предприятия.

 

     

1. Технико-экономическая характеристика

 

     Объектом  исследования является ИП «Мебель Сам».

     ИП  «Мебель Сам» занимается продажей и изготовлением офисной, корпусной и кухонной мебели на заказ, мебельных аксессуаров. Мебель на заказ изготавливается по проекту заказчика, но так как предприятие не оснащено техническим оборудованием, все заказы отправляются в город Воронеж при помощи электронной почты. Существует договорная система с поставщиком, который устанавливает цены на производимые им работы.

     Предприятие существует с 2001 года. Работает стабильно.

     Сотрудники  ИП «Мебель Сам» - квалифицированные, компетентные, опытные продавцы-консультанты, владеющие знаниями подбора материалов, соответствующий запросам всех социальных слоев покупателей. Также высок уровень обслуживания клиентов предприятия: специалисты осуществляют бесплатную доставку, быстрый сбор и установку мебели.

     Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1:

       

     Рисунок 1 – Организационная структура ИП «Мебель Сам»

     Для данной информационной системы можно  выделить основных пользователей:

• экономист;
• бухгалтер;
• менеджер по закупкам;
• кладовщик.

В должностные  обязанности экономиста входят:

• планирование деятельности предприятия;
• определение системы оплаты труда и поощрений для всех категорий работников предприятия;
• анализ причин перерасхода фонда заработной платы;
• сбор, обработка, упорядочение информации об экономических явлениях и процессах (для достижения наивысших результатов предприятия).

В должностные  обязанности бухгалтера входят:

• обеспечение своевременной и правильной оплаты налогов в соответствии с действующим Законодательством;
• организовать работу с клиентами и партнерами организации;
• следить за финансовым состоянием предприятия.

В должностные  обязанности менеджера по закупкам входят:

• контроль наполнения склада, планирование складских запасов;
• выбор поставщиков (лучших цен и условий), размещение заказов;
• контроль сроков отгрузки товара, контроль движения грузов;
• решение претензионных вопросов с поставщиками;
• контроль качества продукции.

В должностные  обязанности кладовщика входят:

• обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций;
• обеспечение соблюдения правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
• руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей.

 
 

      2 Постановка задачи 

     Разрабатываемая информационная система предназначена  для автоматизации управления учета и контроля закупками сырья и материалов на предприятии ИП «Мебель Сам». Внедрение информационной системы значительно сэкономит время на ведении документооборота, позволит качественнее вести учет, осуществлять контроль, составлять отчетность и анализировать ее.

     Бесспорно, автоматизированная система является более удобной по сравнению с ручной. Она не требует хранения большого количества бумажных документов, позволяет быстро получить необходимую информацию, имеет большую степень защиты от несанкционированного доступа. Кроме того, использование автоматизированной системы не дает возможности возникновения ошибок, связанных с многократным переписыванием одних и тех же данных, т.е. она наделена способностью сопоставления аналогичных данных друг с другом и автоматического перенесения требующихся данных из одной базы в другую.

     Данная  информационная система является очень  актуальной, так как все предприятия  в той или иной мере имеет дело с учетом и контролем закупок  сырья и материалов. Чем проще  вести такого рода документацию, тем  быстрее предприятие сможет использовать данные ресурсы для создания товаров и получения прибыли.

     Экономическая сущность комплекса задач автоматизации  состоит в следующих задачах:

• необходимость оперативного добавления или обновления информации о закупках ИП «Мебель Сам»;
• необходимость оперативной обработки входной информации;
• автоматизирование получения отчетов и типовых документов по принятым формам.

     Целями  данной автоматизации являются:

• экономия времени на ведение документооборота;
• снижение количества ошибок в документообороте;
• снижение стоимостных и трудовых затрат на обработку информации;
• обеспечение быстрого доступа к базе данных.

     Основными функциями информационной системы  являются:

• хранение информации о закупках предприятия;
• учет закупок;
• контроль закупок;
• внесение изменений в график закупок;
• внесение в БД данных о закупках;
• контроль оплаты закупок;
• формирование рекламаций;
• формирование отчетности.

       Для осуществления учета формируется  график закупок на основе договора с поставщиком. При получении  извещения от поставщика в график закупок вносятся изменения указанные в извещении (изменение даты поставки). Затем все данные о закупках вносятся в базу данных на основе входных документов.

       Для осуществления контроля для начала производится контроль самих закупок (сверка данных о закупках с графиком закупок) и составляется акт контроля закупок, где указанно соответствие или несоответствие количества (качества) полученного сырья (материалов) с количеством (качеством) по договору. Если количество (качество) по договору не соответствует количеству (качеству) поставленного сырья (материалов) то поставщику отправляется рекламация с номером договора, наименованием, количеством (качеством) поставленного сырья (материалов) и количеством (качеством) по договору. Далее производится контроль оплаты закупок и составляется акт контроля оплаты закупок, где указанны все оплаченные и не оплаченные закупки.

        Рекламация может отправляться поставщику при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

• традиционная почта;
• электронная почта;
• личная доставка представителем предприятия.

       При получении извещения от поставщика в график закупок вносятся изменения  в связи с полученным извещением вносятся изменения в график закупок.

       Составными  частями информационной системы  «Учет и контроль закупок» являются:

• автоматизированное рабочее место экономиста;
• автоматизированное рабочее место бухгалтера;
• автоматизированное рабочее место менеджера по закупкам;
• автоматизированное рабочее место кладовщика.

       Разрабатываемая система облегчит работу ее пользователей. Поступающая информация будет упорядочиваться, размещаться в базах данных, что будет давать возможность быстрого поиска по этим базам данных, то есть увеличивать производительность труда работников. 

 

       

      3 Описание информационной системы 

     3.1 Описание входных документов  и отчетности 

     Входная информация – поступающая в систему  информация, на основе которой может  быть получена выходная информация (отчетность).

     Входными  документами в данной системе  являются:

• счет-фактура;
• график закупок;
• извещение;
• договор;
• акт приемки;
• товарная накладная;
• товарный чек.