Отечественный опыт работы с автоматизированными системами учета в ресторанном бизнесе

     Для небольших баров и кафе нет  необходимости в использовании  большого количества официантских станций. Соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически  любая система для автоматизации  обслуживания посетителей.

     В этом случае нет необходимости требовать  о системы «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM-модулей для  управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т.п.).

     Крупные рестораны и развлекательные  комплексы с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. В этом случае система автоматизации  должна поддерживать сложную структуру  производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха и т.д.), обеспечить персоналу единую базу заказов по всему предприятию  в целом.

     В таких случаях обычных видов  скидок бывает уже недостаточно. В  системе должна быть предусмотрены  расширенные виды  дисконтных схем («3-я кружка пива бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями (сегодня в дневное время на коктейль «Махито» установлена спец. цена), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т.д.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3.Особенности автоматизации сетевых ресторанов

   Сетевые ресторанные проекты и холдинги все активнее развиваются в России, привлекая интерес  инвесторов. По мнению специалистов, сетевые концепции являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке.

   Традиционно к сетевым форматам принадлежат  заведения быстрого питания, разнообразные  кофейни, рестораны free flow, бары. В последние  годы начали развиваться и более  дорогие концептуальные сетевые  проекты - «тиражируемые» рестораны  среднеценовой категории.

   По  мнению большинства участников рынка, преимущества работы в сетевом формате  очевидны. В отличие от одиночек ресторанные сети могут существенно  минимизировать затраты за счет корпоративных  цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками.

   Выделение центрального управленческого офиса  снижает издержки на содержание административного  аппарата, бухгалтерии. Единые стандарты  организации большинства технологических  процессов, включая требования к  качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как  следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность, конкурентоспособность  на рынке.

   Однако  сетевые амбиции требуют от ресторатора  соответствующих подходов к организации  работ всех подразделений предприятия.

   В отличие  от одиночных заведений, обычными условиями  работы ресторанных сетей являются:

• Большие объемы закупок и продаж
• Территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра
• Единые корпоративные стандарты производственных процессов, уровня сервиса

   Указанная специфика - дополнительные причины  для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально  отличающейся от принципов управления отдельным рестораном. В качестве примера можно привести следующие  «сетевые» бизнес-процессы:

• Обеспечение контроля деятельности ресторанов на расстоянии
• Централизованная работа с поставщиками
• Контроль закупочных цен на местах
• Централизованное управление меню и ценообразованием в целях обеспечения единого уровня сервиса для посетителей.
• Сокращение количества персонала за счет централизации управления
• Анализ эффективности меню
• Открытие новых ресторанов по отлаженной схеме в короткие сроки

 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4.  Параметры выбора системы автоматизации

     На  сложившемся рынке программных  продуктов российскому ресторатору, решившему автоматизировать свое предприятие,  достаточно сложно сделать правильный выбор. Главное на что необходимо обратить внимание - система должна быть специализированной для ресторанной отрасли.

     Внедрение систем, не являющихся отраслевыми, потребует  дополнительной настройки под конкретное предприятие. В итоге может оказаться, что программный продукт ориентирован  не на бизнес, а скорее наоборот  -  бизнес необходимо подстраивать под конкретный программный продукт.

     Ресторатор должен принять решение исходя не только из стоимости программного продукта (хотя это немаловажный фактор),  но и из конкретных особенностей своего бизнеса и перспектив его развития.

     Система автоматизации служит не только для  уменьшения количества ручного труда, но и предназначена для анализа  результатов этого самого труда. Помимо автоматизации текущих бизнес-процессов  на предприятии ресторатор должен помнить  о том, насколько выбранная система  ограничит возможности развития бизнеса в будущем.

     При выборе системы важно не допустить  того, что возможности бизнеса  перерастут  возможности выбранной системы, потребуется ее модернизация или замена. Главное правило - «автоматизируя сегодня, не забудь о том, что будет завтра».

     Особым  фактором при выборе системы автоматизации  следует считать наличие поблизости сервисных служб. Например, компания АСТОР  имеет широкую партнерскую сеть в основных регионах РФ. Это позволяет быть намного ближе к клиенту не только в качестве поставщика программного продукта и его поддержки, но и в качестве поставщика различного торгового оборудования.

     Часто встречающейся ошибкой при выборе системы автоматизации является желание ресторатора использовать уже существующее у него торговое оборудование. Например, оборудование, оставшееся от предыдущей системы. Желание  понятно - но, оборудование может быть уже просто морально или физически  устаревшим

     . Медленно работающие официантские  станции и постоянно ломающиеся, отжившие свой век, фискальные  регистраторы не добавят шарма  заведению в глазах посетителей.  Также может оказаться, что  уже реализованные в выбранной  системе функции ресторатор не  сможет использовать, поскольку  устаревшее торговое оборудование  просто их не поддерживает.  
 
 
 
 
 
 
 

   II.Автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе

   2. 1.     Необходимые функции системы учета в ресторанном бизнесе

   Отраслевая  система управления ресторанным  бизнесом должна решать следующий ряд  стандартных задач:  

• Учет товаров и материалов 
• Учет производство блюд и полуфабрикатов  
• Расчет себестоимости производства 
• Складской учет 
• Розничное ценообразование 
• Работа с меню 
• Учет продаж  
• Учет взаиморасчетов  
• Бухгалтерский и налоговый учет

   Но  простых функций автоматического  учета и контроля в настоящее  время уже недостаточно. Система  должна содержать еще и ряд  готовых бизнес-процессов, необходимых  для эффективного и результативного  управления предприятием. Кроме того в настоящее время все  чаще возникает необходимость в комплексном управлении всеми ресурсами предприятия.

     Предлагаемые разработчиками решения часто содержат в своем в составе новые инновационные функции, использование которых в настоящий момент кажется ресторатору ненужным, может быть даже не логичным.

     Необходимость наличия в решении функции  управления залом ресторана в  некоторой степени понятна ресторатору. Чего нельзя сказать, например, о функции  управления запасами или себестоимостью.

       Казалось бы,  как можно управлять себестоимостью, у ингредиентов есть закупочная цена поставщика, и управлять ей кажется бесполезным. Или же зачем управлять своими запасами продуктов, как то же жили мы до покупки системы автоматизации. И сейчас проживем.

     Но  данные функции добавлены в решение  совершенно не просто так. За каждым подобным бизнес-процессом лежит экономическая  целесообразность его использования  в реальной жизни.

     Да  себестоимостью ингредиентов  управлять сложно, уже есть сложившиеся взаимоотношения с поставщиками. Но, стоит перенести это понятие на себестоимость конечного блюда, как сразу становится понятным,  зачем это нужно. Заменяя различные ингредиенты на их более дешевые аналоги можно снизить конечную себестоимость блюда, увеличив тем самым прибыль заведения.  
 
 
 
 
 
 

2.2. Наиболее популярные автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе

Система 1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе,

     Конфигурация  разработана на основе базовых объектов системы 1С:Предприятие, может использоваться с компонентами «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», и представляет собой готовое решение для  автоматизации процессов розничной  продажи на предприятиях общественного  питания с использованием торгового  оборудования.

     Типовое решение позволяет создать специализированные персональные рабочие места следующих  работников:

• Администратора автоматизированной системы управления торговым процессом
• Менеджера смены
• Кассира
• Официанта
• Бармена

     Для создания автоматизированных рабочих  мест в типовом решении применяются  специализированные эргономичные интерфейсы, в том числе с использованием дисплеев Touch-Screen, позволяющие реализовать  все необходимые действия в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками предприятия:

• Набор заказов от клиентов с различных столиков зала ресторана или с барной стойки. Ввод заказов осуществляется с использованием номенклатурных позиций и их свойств, которые также могут менять розничную стоимость блюд.
• Печать заказов клиентов на кухонных принтерах с автоматическим определением места приготовления.
• Ввод дисконтных карт и назначение различных видов скидок.
• Печать чеков.
• Прием наличной и безналичной оплаты, в том числе с автоматической авторизацией платежных карт.
• Пробитие чека по заказу на фискальном регистраторе. Выполнение возвратов по пробитым чекам, выполнение быстрых продаж с пробитием чека без создания заказа.
• Полный или частичный перенос товарного состава заказа между столами и официантами.
• Закрытие кассовой смены с созданием дневных отчетов о продажах в различных аналитических разрезах с сохранением архива пробитых чеков.
• Списание неоплаченных позиций заказов
• Получение отчетности по результатам реализации/списания товаров.

     Типовое решение позволяет использовать различное торговое оборудование следующих  классов:

• Фискальные регистраторы
• Авторизаторы безналичных платежей
• Программируемые клавиатуры
• Touch-Screen мониторы (сенсорные дисплеи)
• Дисплеи покупателей
• Сканеры штрих-кодов и ридеры магнитных карт
• Кухонные принтеры заказов

Система управления торговым оборудованием позволяет  использовать устройства, подключенные к различным компьютерам сети с произвольного рабочего места.

Программные продукты фирмы "1С-Рарус"

Ресторанный бизнес

   1С-Рарус:  Управление рестораном  редакция 2, профессиональная  версия

• 1С-Рарус: Управление рестораном (удаленный офис) редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 1 пользователя для  1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 5 пользователей для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 10 пользователей для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 20 пользователя для 1С-Рарус:Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 50 пользователя для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия, лицензия на технологическую поддержку (6 месяцев)
• 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия, лицензия на технологическую поддержку