Экономическая информация, ее виды, структурные единицы

1. Экономическая информация, ее виды, структурные единицы.

Информация - любые сведения о каком-либо событии, сущности, процессе независимо от формы ее представления.

Экономическая информация (ЭИ) – информация, возникающая при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности человека.

Основные особенности ЭИ: 1)специфичность по форме представления, 2)объемность, 3)цикличность, 4)наличие натуральных и стоимостных измерителей, 5)специфичность по способу обработки, 6)длительность хранения.

Требования к ЭИ: корректность, целостность, оперативность, точность, актуальность, полнота.

Виды ЭИ: 1)по  функциям управления: учетная, плановая, директивная, статистическая; 2)по месту возникновения: внутренняя (полученная внутри экономического объекта), внешняя (поступающая из вышестоящих звеньев управления); 3) по стадиям образования: первичная (возникает из начальной стадии управления), вторичная (возникает в результате обработки первичной); 4) по источнику поступления: входная (поступает в фирму извне и используется как первичная информация), выходная (поступает из одной системы в другую); 5)по степени структурированности: неструктурированная, слабо структурированная, структурированная, формализовано структурированная, машинно-структурированная. Составная единица информации (СЕИ) – это ед. инфы, состоящая из совокупности других ед. инфы, связанных между собой некоторыми отношениями. К структурным ед. ЭИ относят: 1) реквизит- это логически неделимый элемент любой сложной информационной совокупности, соотносимый с определенным свойством  объекта: реквизит-признак (характеризует качественное свойство объекта: фам, год рожд), реквизит-основание (количественная характеристика в определенных единицах: объем товара); 2) показатель = реквизит-признак + реквизит-основание; 3) документ – представляет собой сумму показателей; 4) массивы  - совокупность документов, объединенных по какому либо признаку.

2. Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура.

Инфа делится на внутримашинную и внемашинную. Внемашинная инфа – это та часть ЭИ, которая может быть представлена и воспринята пользователем без использования технических средств. Внутримашинная инфа- фиксируется на машинных носителях и воспринимается человеком только посредством технических средств. Закон РБ «Об инфе, информатизации и защите инфы» от 10.11.08 №455-3. Формой представления внемашинной инфы является документ. Документ -инфа, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – совокупность формальных элементов, отсутствие которых лишает документ юридической силы. В структуру документа включают: 1) заголовочная часть (обязательные и необязательные реквизиты-признаки); 2) содержательная; 3) оформляющая - подписи, дата составления. Массив – совокупность документов, объединенных по определенному признаку. Документы классифицируются: 1) по сфере деятельности (плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые); 2)по отношению к объекту управления (входящие, исходящие, промежуточные, архивные); 3) По содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные, расчетные); 4) по назначению (распорядительные, исполнительные, комбинированные); 5) по способу заполнения (заполняемые с помощью технических средств и вручную); 6) по отношению к машинной обработке ЭИ ( первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов).

3. Понятие классификации информации. Системы классификации.

Под системой классификации понимается совокупность правил распределения элементов заданного множества на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия, называемыми основанием. При классификации должны соблюдаться требования: 1) полнота охвата объектов рассматриваемой области;  2)однозначность реквизитов; 3) возможность включения новых объектов. Разработано 3 метода классификации: иерархический, фасетный, дескрипторный. Иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Ее преимуществом является традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостаток: сложность при внесении изменений и негибкость структуры. Фасетная система классификации позволяет выбирать признаки классификации независимо друг от друга и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классифицируемого признака. Значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, но предпочтительнее их упорядочение.

Ф1 Ф2 Ф3 …

1

2

к

Дескрипторная система классификации используется для: 1) организации поиска информации; 2) введения тезаурусов (словарей). Ее язык приближается к естественному языку описания инф. объектов. Суть дескрипторного метода классификации: 1) отбирается совокупность ключевых слов и словосочетаний; 2) из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребляемых; 3) создается словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

4. Классификаторы  информации, их назначение, виды.

Виды информации: внемашинная инфа – часть ЭИ, которая представлена и м.б. воспринята пользователем без использования технических средств; внутримашинная инфа – фиксируемая на машинных носителях и воспринимаемая человеком только посредством технических средств; документированная инфа – инфа, зафиксированная на носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Систематизация ЭИ вызывает необходимость применение классификаторов: общегосударственных (разрабатываемых в централизованном порядке); отраслевых (единых для определённых отраслей); локальных (характерных для данных предприятия). Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых значений. Применяются для разного рода представления кодов в документах и для размещения в памяти машины в качестве словарного фонда.

Назначение: 1) систематизация наименований кодируемых объектов; 2) однозначная интерпретация одних и тех же объектов в различных задачах; 3) возможность обобщения инфы по заданной совокупности признаков; 4) возможность сопоставления одних и тех же показателей, содержащихся в формах статистической отчетности; 5) возможность поиска и обмена инфой между различными внутрифирменными подразделениями и внешними информационными системами; 6) экономия памяти компьютера при размещении кодируемой информации.

5. Понятие кодирования  информации, методы кодирования

Для записи инфы на носители и её обработки используется кодирование информации, т. е. перевод сообщений с исходного языка на формализованный с помощью кодов. В процессе кодирования объектам классификации присваиваются цифровые, буквенные или буквенно-цифровые кодовые обозначения. Кодирование облегчает ввод и обработку данных, а также увеличивает плотность записи инфы на носителях.

Виды кодов: 1) по методу образования: порядковые (при которых объектам присваиваются порядковые номера), серийно-порядковые (выделяется серия, а внутри серии присваиваются порядковые номера), разрядные (при которых каждому признаку классификации отводится определённое число разрядов), комбинированные; 2) по количеству разрядов: замкнутые системы кодирования (при которых строго ограничено кол-во символов), открытые (с неограниченным количеством символов); 3) по форме отображения: цифровая форма кодирования; буквенная; буквенно-цифровая; 4) позиционная форма кодирования (позиция числа имеет значение); 5) штриховое кодирование.

6. Внутримашинная  организация экономической информации: файловая организация данных и базы данных. Преимущества баз данных.

В 50-х, начале 60-х  годов использовалась файловая организация данных. Данные хранились в файлах последовательного доступа. Это заставляло прикладную программу обрабатывать файл целиком, когда необходимо было обратиться к определенной записи, что существенно замедляло скорость обработки данных. Основные операции с файлами в СУФ: создать, открыть ранее созданный файл, прочитать из файла определенную запись, добавить запись в конец файла. Недостатки файловой организации данных: 1) избыточность, 2) статичность, 3) противоречивость, 4) зависимость данных, 5) ограничение разделения данных, 6) ограниченность доступности данных, 7) отсутствие интеграции. Эти недостатки файловой организации данных обусловили появление баз данных (БД), которые позволяют обеспечивать более эффективный доступ к данным и их обработку. БД – поименованная и структурированная совокупность взаимосвязанных данных, которая отражает состояние объектов конкретной предметной области, их свойства и взаимоотношения и находящихся под общим программным управлением. Преимущества использования БД: 1) возможность и простота расширения и модификации данных. 2) обеспечение независимости данных в БД от программ их обрабатывающих. 3) быстрый поиск необходимых данных по запросам пользователя. 4) обеспечение защиты секретных данных от постороннего вмешательства. 5) обеспечение целостности данных и др. Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько БД и систему управления ими. Основной принцип организации БД: совместное хранение данных и их описаний – метаданных. Он обеспечивает независимость данных, что позволяет обрабатывать их без написан дополнит программ.

Классификация БД по масштабу: 1) уровень предприятия, 2) подраздел, 3) научной группы, 4) интегрирование БД нескольких подраздел. Классификация по технологии хранен: 1) во вторичной памяти, 2) в оперативной памяти, 3) в третичной памяти.

7. Объемы современных  БД и устройства для их размещения.

Современные базы данных большого объема. Для его  измерения применяются такие  единицы, как Терабайт и Петабайт. 1 Терабайт равен 10¹²  байтов, 1 Петабайт равен 10¹⁵ байтов.

Размещение  БД осуществляется на устройствах для  хранения больших объемов данных: жестких магнитных дисках, оптических компакт-дисках, оптических библиотеках. Так, оптические библиотеки позволяют организовать динамический доступ к информации объемом от нескольких десятков Гигабайт до 5-6 Терабайт. В этих устройствах может быть установлено свыше 500 компакт-дисков разного формата.

8. Приложения и  компоненты БД. Словарь данных.

Приложения базы данных включают такие объекты для работы с базой данных как формы, отчеты, Web-страницы и прикладные программы. Формы, отчеты и Web-страницы можно создавать с помощью средств, поставляемых в комплекте с СУБД (например, в СУБД Access имеются средства конструирования таких объектов, называемые элементами управления). Прикладные программы должны быть написаны либо на входном языке СУБД (например, модули в Access), либо на одном из стандартных языков программирования и затем с помощью СУБД соединены с базой данных. Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Формы могут служить удобным средством для экранного представления данных, использоваться для ввода данных, а также для создания панелей управления в приложениях. Отчеты - это форматированное отображение информации из базы данных при выводе на печать. Web-страницы используются для просмотра, редактирования, обновления, удаления, отбора, группировки и сортировки изменяющихся данных базы данных в Microsoft Internet Explorer. Любая база данных состоит из четырех основных компонентов: данных пользователя, метаданных, индексов и метаданных приложений. Данные пользователя в большинстве современных баз данных представляются в виде набора таблиц, состоящих из строк (записей) и столбцов (полей). Метаданные представляют собой описание структуры базы данных с помощью так называемых системных таблиц. Индексы являются средством ускорения операций поиска необходимой информации в базах данных, а также используются при извлечении, модификации и сортировке данных. Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов и других компонентов приложений базы данных. Проектирование реляционной БД включает 3 самостоятельных этапа: концептуальное, логическое и физическое проектирование. На этапе концептуального проектирования изучается и описывается предметная область. На этом этапе разрабатывается словарь данных. Цель создания словаря данных: документирование данных. Он содержит информацию: об источниках данных, их форматах, взаимосвязях, характере использования. Два важнейших назначения у словаря данных: 1) централизованное ведение и управление данными как ресурсом на всех этапах проектирования, эксплуатации и развития БД; 2) обеспечение эффективного взаимодействия между всеми участниками проекта БД.

9. Пользователи  БД

Пользователями  БД могут быть: 1) прикладные программы (программа, предназначенная для выполнения определенных пользовательских задач и рассчитанная на непосредственное взаимодействие с пользователем); 2) программные комплексы (набор технических и программных средств, работающих совместно для выполнения одной или нескольких сходных задач); 3) специалисты предметной области (выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями). Администратор БД – физическое лицо или группа лиц, ответственные за состояние, развитие и использование БД организации или учреждения. Администратор БД: 1) обеспечивает работоспособность БД, 2) контролирует и поддерживает полноту, достоверность, непротиворечивость и целостность данных, необходимый уровень защиты данных. Роль администратора БД аналогична роли системного инженера, сопровождающего операционную систему.

10.Трехуровневая  модель организации баз данных

Предметная  область – часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД. Атрибут - характеристика объекта, которая определяется именем и одним или несколькими значениями. Совокупность значений данных, описывающих конкретный экземпляр объекта, объединяется в запись логическую (таблица Exel) и физическую (хранится по правилам внутри компа). Трехуровневая модель предложена в 1978г двумя американскими органами Национальным институтом стандартизации (ANSI) и SPARC - комитет по планированию выпуска стандартов. Она помогает понять, каким образом взаимодействуют уровни, важна для понимания функционирования системы управления БД. Цель: отделение пользовательского представления от его физического представления. Существует 3 уровня абстракции: 1) внешний (представления о данных конечных пользователей); 2.) концептуальный (обобщает представления конечных пользователей, служит для отображения данных внешнего уровня на внутренний и обеспечивает необходимую независимость разных уровней друг от друга); 3) внутренний (данные воспринимаются СУБД и ОС, представляет собой описание отображения логической записи данных). На концептуальном уровне отображаются: 1) сущность, атрибуты и связи между сущностями; 2) определяются ограничения на данные; 3) фиксируется семантическая. информация о данных; 4) меры обеспечения безопасности и поддержка целостности. На внутреннем уровне: 1) распределение дискового пространства для хранения данных ; 2) описание записей с указанием реальных размеров сохраняемых элементов; 3) сведения о размещении записей; 4) сведения о сжатии данных и выбранных методах их шифрования.