Экономическая информация, ее виды, структурные единицы

 

48. Технология  создания базы данных: описание  структуры таблиц, установка связи  между таблицами, заполнение таблиц данными.

Таблица-структура, предназначенная для хранения информации в базе данных. В  Access можно создавать таблицу в режиме таблицы с помощью Мастера или Конструктора. Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется присвоить полям стандартной таблицы имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и дать имя таблице. Создание таблицы с помощью Мастера сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы. Конструктор таблиц используется для создания структуры таблицы, и при работе с ним от пользователя требуется: присвоить имена полям; указать тип данных, вводимых в поля; задать определенные свойства полям, которые позволят управлять сохранением и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр и пробелов и специальных знаков, за исключением точки, восклицательного знака, апострофа и квадратных скобок и не должны начинаться с пробела. Набор свойств зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. Конструктор таблиц позволяет также модифицировать структуру таблицы. Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах. Таблица, которая связывается с другой по ключевому полю, называется главной. Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной. Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом, а поле подчиненной таблицы-внешним. В Access возможно реализация трех типов связей. Связи 1:1 реализуются явно, а связь М:М возможно только с помощью третьей, связующей таблицы. В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать только одна запись с таким же значением внешнего ключа. В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа записей  может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа. В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа. Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы. При создании таблицы необходимо учесть следующее. Связь 1:1 создается, когда оба связываемых поля имеют уникальные значения. Уникальные значения имеет ключевое поле и поле, для которого задано свойство «Индексированное поле» со значением Да (Совпадения не допускаются). Связь 1:М создается в том случае, когда только одно из связываемых полей является уникальным - ключевым или имеющим свойство «Индексированное поле» со значением Да (Совпадения не допускаются).

 

49. Корректировка  базы данных (каскадные операции).

В СУБД Access при установке связи между таблицами пользователь задает требование обеспечения целостности данных и возможности каскадных операций. К каскадным операциям относятся: -каскадное обновление связанных полей. Оно означает, что изменение значения ключа в записи главной таблицы должно приводить к автоматическому изменению значений внешнего ключа в подчиненных записях; -каскадное удаление связанных записей. Оно означает, что удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех связанных записей. Корректировка структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктора таблицы. В окне Базы данных таблица открывается в данном режиме кнопкой на панели инструментов. Переход в этот режим из окна таблицы происходит по команде Вид/Конструктор или щелчком по кнопке Вид панели инструментов. В режиме Конструктора можно: переименовывать поля; изменять их тип; свойства; порядок следования; удалять поля и вставлять новые. Если изменения касаются ключевых полей, участвующих в связи, то прежде необходимо отменить эту связь в окне Схема данных. В режиме таблицы возможны следующие операции: просмотр подчиненных записей; ввод значений в поля записей таблицы и их редактирование; вставка и удаление полей и записей таблицы; переименование, изменение порядка следования и скрытие полей; поиск и замена значений полей; сортировка и фильтрация записей; проверка правописания текста; изменение вида таблицы (шрифтовое оформление, изменение высоты строк и ширины столбцов, отображение/скрытие линий сетки, выбор их цвета и вида, выбор фона, оформление таблицы(обычное, приподнятое, углубленное), цвета и вида ее границы). При выполнении данных операций осуществляется перемещение по записям с помощью кнопок перехода по записям.

 

50 Работа с таблицей  в режиме таблицы

Операции со значениями полей и их выполнение

Наименование  операции	Обеспечение действия и команды
Редактирование  значения поля	Щелчок на значение поля
Поиск значения поля	Выделение поля Правка/найти
Замена значения поля	Выделение поля Правка/ Заменить

Операции с записями и их выполнение

Добавление  записи	Ввод команды  Вставка/Новая запись
Удаление записи	Выделение записи Правка/ Удалить
Сортировка  записей	Выд. поля по кот. Будут сортироваться записи Записи/Сортировка
Фильтр по выделенному	Выд. знач. Поля Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному
Обычный фильтр	Записи/Фильтр/Изменить фильтр,выбр. знач. по кот. Будет осуществл. Отбор записей, Фильтр/Применить  фильтр
Расширенный фильтр	Записи/Фильтр/Расширенный  фильтр, ввести условие отбора, Фильтр/Применить  фильтр
Отображение подчиненных  записей для записи главной табл.	Выбор подч. Табл. Вставка/Подтаблица
Отображение всех подчин. записей в главн. табл	Формат/Подтаблица/Развернуть все

Операции со столбцами и их выполнение

Переименование  столбца	Двойн. щелчок на заголовке столбца
Удаление столбца	Выдел. Столбца  Правка/Удалить столбец
Вставка столбца	Выдел. столбец  перед кот осуществл. вставка  Вставка/Столбец
Скрытие столбца	Выд. столбца  Формат/Скрыть столбцы
Перемещение столбца	Выд. столбца,ухват  мышью заголовок столбца и указание его нового расположения
Закрепление столбца	Выдел. столбца, кот д.б. крайним левым при прокрутке  табл. в право, Формат/Закрепить столбцы

 

 

51 Конструирование  запросов выбора, перекрестного  запроса, запросов на внесение  изменений в базу данных.

Запрос – это задание на извлечение данных из таблиц БД, на выполнение вычислений над данными БД, на внесение изменений в БД.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;  выбирать записи, удовлетворяющие различным условиям отбора; осуществлять вычисления над полями БД (создавать вычисляемые поля); группировать записи и находить для групп записей, для всех записей итоговые значения по некоторым полям с помощью статистических функций

Открытие окна Конструктора запроса в окне База данных производится

следующим образом:

выбрать объект Запросы Þ [Создать] Þ

окно Новый запрос Þ выбрать Конструктор Þ [ОК] Þ

окно Добавление таблицы Þ выбирать таблицы, из которых необходимо

извлечь данные, и нажимать [Добавить] Þ [Закрыть].

Перекрестный  запрос представляет собой специальный запрос итогового типа.

Создание с  помощью конструктора начинается с  открытия окна конструктора запроса. В этом окне в бланк запроса последовательно перетаскиваются:

Поля, значения которых будут заголовками строк  перекрестной таблицы; поле, значения которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы; поле, по которому подводится итог с использованием статистической функции.

Затем выполняется  команда  Запрос/Перекрестный. В  р-те в бланке запроса появятся 2 новые строки : Групповая операция и Перекрестная таблица.Для полей  со значениями в роли заголовков строк  выбир. Заголовки строк,а для полей  со знач. В роли заголовков столбцов-заголовки столбцов. В строке групповая операция для поля, по которому подводится итог, из раскрывающегося списка выбирается необходимая статистическая функция.

Запросы на внесение изменений в базу данных.

1) запрос на удаление – удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;Если м-ду таблицами установл. Связь с обеспечением целостности данных, но без каскадного удаления зап., то прежде составляется запрос на удаление записей за подчиненной табл., а затем-из главной. Из подчин. табл в окне констр. Запроса вводится команда  Запрос/Удаление. Если м-ду табл уст. Связь с обеспеч целосн данных и с каскадн. Удал зап,то созд запрос на удал записей только из главной табл. Запро/Удажение. В бланк запр. Перетаск. Поля, участвующие в усл отбора записей на удал., и задаются условия отбора.

2) запрос на обновление – служит для изменения значений полей таблицы;

Запрос/Обновление. В бланке запроса появится нов строка Обновление. Затем в бланк запроса перетаскиваются все поля таблиц. Для полей, подлежащих обновлению, в строке Обновл. задаются  выражения, знач. которых будут новыми значениями обновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только в нек. записях задаются условия их оборота.

3) запрос на добавление – производит добавление записей из одной таблицы в другую таблицу; В кач-ве источника запроса указывается таблица, из кот. добавл. забиси в др. табл. Запрос/Добавление. 

4) запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Данный запрос может применяться для архивирования старых записей или создания резервных копий таблиц. Запрс/Создание таблицы. Указывается имя создаваемой таблицы и место куда ее поместить. Затем из списков полей перетаскиваются в бланк запроса поля, кот должны быть в этой табл., и при необходимости задаются условия отбора записей.

 

52 Конструирование  формы: простой, с вкладками,  составной, управляющей (с кнопками)

простая

Открытие окна Конструктора формы в окне База данных производится

следующим образом:

выбрать объект Формы Þ [Создать] Þ

окно Новая форма Þ выбрать Конструктор и выбрать из раскрывающегося списка источник данных – таблицу или запрос Þ [OK]

добавьте еще  разделы "Заголовок формы" и "Примечание формы" по команде Вид /Заголовок /примечание формы расширьте разделы окна Конструктора, перетащив правую границу любого из них до вертикальной полосы прокрутки;

Примечание. Изменить высоту разделов можно, перетащив нижнюю границу раздела вверх или вниз. перетащите все поля из списка полей в "Область данных" – дважды щелкните по заголовку списка, ухватите мышью выделенные поля и отпустите их в середине "Области данных". В ней отобразятся поля и их надписи (слева). Это связанные элементы управления;

С вкладками

Откройте окно Конструктора формы, указав нужный источник данных

Затем выполните  следующее:

вставьте в  раздел "Область данных" элемент  управления "Вкладка", щелкнув  по кнопке (Вкладка) панели элементов, а затем в этом разделе; на текущую вкладку перетащите из списка полей нужные поля; задайте имя вкладке – дважды щелкните по имени Вкладка1, в появившемся окне Вкладка в строке "Имя" наберите Название1 и закройте это окно; перейдите на вкладку Вкладка2, перетащите на нее из списка полей поля ..; задайте имя текущей вкладке – Название2;сохраните форму с именем С ВКЛАДКАМИ.

Составная

Создайте подчиненную  форму следующим образом:

 откройте  окно Конструктора формы, не  забыв указать источник данных 1;

перетащите из списка полей все поля в "Область данных"; расположите поля в строку, а их надписи – вверху,над соответствующими полями;

сохраните созданную  форму с именем1.Создайте составную  форму следующим образом:

 откройте  окно Конструктора формы, не  забыв указать источник данных 2; добавьте разделы "Заголовок формы" и "Примечание формы", используя пункт меню Вид. В "Заголовок формы" введите текст заголовка формы;  перетащите из списка полей все поля в "Область данных"; восстановите окно Конструктора формы (уменьшите размер), щелкнув по его кнопке; ухватите мышью в окне База данных значок подчиненной формы 1 и

переместите его  в "Область данных", распахните окно формы и перейдите в режим  формы;сохраните созданную форму  с именем СОСТАВНАЯ.

С кнопками Откройте окно Конструктора формы с помощью ярлыка "Создание формы в режиме конструктора" и выполните следующее:

включите (если не включена) кнопку (Мастера);щелкните по кнопке (Кнопка) панели элементов, а  затем в "Области данных". Откроется  первое окно Мастера создания кнопок В нем:

на 1-м шаге в  поле "Категории" выберите действие, закрепляемое за

кнопкой формы, – Работа с формой, а в поле "Действия" – Открыть

форму и [Далее];на 2-м шаге выберите форму, открываемую по нажатии создаваемой кнопки [Далее];на 3-м шаге переключатель оставьте в положении Открыть форму и показать все записи и [Далее];на 4-м шаге переключатель поставьте в положение Текст и наберите

текст, помещаемый на кнопку формы [Готово];

 

53. Конструирование  отчета с вычислениями в строках,  с частными и общими итогами.