Экономическая информация

Система экономической  информации

 

Системный подход нацеливает аналитиков при проведении исследования на раскрытие целостности объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную картину. При  системном подходе определяются основные цели системы, достижению которых  должны содействовать обрабатываемые данные и получаемая результативная информация. По целям конструируется система. Под системой в данном случае понимается набор элементов и  информационные связи, возникающие  между ними и обеспечивающие оптимальное  управление экономикой предприятий.

Система управленческой информации отличается сложностью. Причем наблюдается  тенденция усложнения взаимосвязей в информационном потоке. Одновременно происходит систематический рост объемов  информации, ее избыточности при информационной недостаточности для принятия оптимальных  управленческих решений. Экономическая  информация весьма неоднородна. Все  это усложняет ее использование  в управлении экономикой.

 

Классификация экономической  аналитической информации.

 

Структура экономической  информации обусловлена ее содержанием  и назначением в управлении.

В зависимости от поставленных целей и задач воздействия  на управляемый объект экономическую  информацию можно классифицировать по различным признакам:

- по изменяемости - на  постоянную {условно-постоянную}, которая  не изменяется в течение какого-то  периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

- по насыщенности - на  недостаточную, достаточную и избыточную;

- по отношению к предмету  исследования информация делится  на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области;

- по полезности - на полезную и бесполезную;

- по способу изображения  - на текстовую, цифровую, алфавитную, алфавитно-цифровую и графическую  (графики, диаграммы, схемы, чертежи);

- по функциональному назначению - на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

- по отношению к процессу  обработки данных - на обрабатываемую и необрабатываемую;

- по степени обработки  - на первичную, промежуточную  (подвергающуюся соответствующей  обработке) и результативную;

- по отношению к управляемому  объекту - на внутреннюю (образуемую  на самом предприятии) и внешнюю  {поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и исходящую (поступающую от управляемого объекта);

- по объему необходимых  сведений для управления экономикой  предприятий и объединений - на  комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности;

- по форме представлений  - на письменную и устную.

Экономический анализ обычно начинается с составления плана  его проведения, сбора, накопления и  систематизации информации. К сбору, накоплению и систематизации информации предъявляются определенные требования. Информация должна быть полной и своевременной, достоверной, полезной и удобной  для восприятия и дальнейшего  использования.

Необходимость сбора, накопления и хранения экономической информации диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении экономикой.

Хаотичность потоков информации, несовершенство их каналов, методов  и техники сбора, хранения и обработки  приводят к существенному запаздыванию информации и к потери ее качества. Основа современного получения информации - это интеграция ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, обработки и хранения информации сокращает время между ее формированием и использованием в аналитической работе. Современная система сбора, хранения и преобразования информации представляет собой десятки регистраторов, терминальных и других устройств. Технические средства имеют большое значение в информационной системе. Они обеспечивают своевременное поступление информации руководителям и другим работникам управления.

С применением ЭВМ в  анализе и управлении возросла роль информационного обеспечения и повысились требования к нему, появились условия создания единой централизованной информационной системы, получившей название банка данных (БД).

Автоматизированный банк данных (АБД) - это современная система  организации сбора информации с  целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит  в том, что она предлагает наличие  упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных  информационных массивов (файлов), поддержание  их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для  решения, аналитических и других управленческих задач.

 

Информационная  база экономического анализа

 

База данных должна отвечать следующим требованиям:

- содержать минимально  необходимые, но достаточные данные  для решения аналитических и  других управленческих задач;

- допускать расширение  данных и подключение новых  файлов без изменения программы  обработки данных;

- предусматривать минимальное,  контролируемое, дублирование данных  и исключать возможность появления  противоречивой информации.

В настоящее время база данных многих АСУ имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются  в том, что в большинстве АСУ  существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем  созданы массивы базовой информации. Как результат - наличие неоправданной  избыточности плановой, нормативной  и другой базовой информации, ее дублирование и трудности в обеспечении  согласованности данных различных  информационных массивов.

Неоднократное использование  информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности. К техническому обеспечению баз  данных предъявляются также высокие  требования, поскольку оно должно обеспечивать минимальную возможность  возникновения ошибок, наибольшую вероятность  их выявления с наименьшими затратами  времени и средств на исправление  ошибок, надежную сохранность и своевременное  обновление базы данных.

 

Основные требования, предъявляемые к экон.информации.

 

Результаты экономического анализа прямо зависят от качества используемой информации. Предварительным  условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых материалов. Важная роль здесь принадлежит аудиту,

Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

- правильности оформления  отчетов; полноты охвата всех  предприятий, подлежащих включению  в сводный отчет; правильности  подсчетов и вычислений;

- полноты, качества и  сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в  учете и мер, принятых по  обнаруженным недостачам;

- соответствия показателей  отчетности по платежам в бюджет  и финансированию из бюджета  данных финансовых органов;

- обоснованности и законности  списания потерь по операциям  прошлых лет, по невостребованной  дебиторской задолженности, по  недостачам, списания потерь от  стихийных бедствий, от ликвидации  основных средств и др.;

- правильности оценки  баланса в соответствии с действующими  положениями.

 

 

 

 

 

Порядок и принципы формирования эк.информации

 

Особое внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на их полноту и соответствие установленным  формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность  отчетных показателей по сравнению  с бизнес-планом и предыдущими  периодами.

Все предприятия и организации  обязаны составлять и предоставлять  отчетность в соответствии с формами, утвержденными органами исполнительной власти. Единство состава отчетных показателей обеспечивает сопоставимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

Взаимная увязка показателей  бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного их составления. Система  бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь  между показателями, если учет ведется  правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкций. В связи с этим последующая  проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных  ошибок и неточностей.

Систематизацию и подготовку источников информации для анализа  можно разделить на два этапа.

1 этап - проверка их содержания;

2 этап - обработка и изучение  материалов.

Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости  от того, проверяется одна или группа хозяйственных операций.

Основные процедуры проверки документов:

- проверка арифметических  расчетов путем их перерасчета.  Перерасчет заключается в проверке  арифметической точности бухгалтерских  и других учетных записей и  в выполнении независимых подсчетов,  осуществляемых выборочно;

- выборочная инвентаризация;

- проверка соблюдения  правил учета отдельных хозяйственных  операций;

- прослеживание. В ходе  данной процедуры проверяются  некоторые первичные документы,  отражающие данные в регистрах  синтетического и аналитического  учета. Прослеживание позволяет  изучить нетипичные статьи и  события, отраженные в документах;

- анализ и оценка полученной  информации, исследование важнейших  финансовых и экономических показателей  анализируемого экономического  субъекта с целью выявления  необычных и неверно Отраженных  в бухгалтерском учете факторов  хозяйственной Деятельности, а также  выяснение причин таких ошибок  и искажений.

При проверке следует обратить внимание на логическую увязку отдельных  показателей и отсутствие (или  наличие) расхождений между данными  текущей отчетности и показателями за предыдущий период; показателями оперативной и бухгалтерской отчетности. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности. Цель данной проверки >стоит в том, чтобы установить соответствие показателей используемой формации фактическому положению дела на анализируемом предприятии.

Проверка материала с  точки зрения формы предусматривает  установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов  и итогов, исчисления относительных  величин, наличия подписей и т.д. Проверка материала предусматривает  рассмотрение возможных приписок и  искажений. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами  отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены  до проведения следующего этапа аналитической  работы (т.е. до разработки системы показателей  и построения аналитических таблиц).

Процесс подготовки материала  к анализу включает также приведение показателей в сопоставимый вид  и упрощение цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных - обязательное условие получения  правильных результатов при проведении экономического анализа. Наиболее распространенными  приемами приведения показателей в  сопоставимый вид являются:

- нейтрализация ценностного  фактора путем отражения различных  видов объемных показателей в  единых ценах;

- нейтрализация количественного  фактора при анализе эффективности  использования какого-либо вида  ресурса посредством расчета  ряда условных показателей, где  неизменным остается объемный  показатель и последовательно  меняется величина расходуемого  ресурса;

- нейтрализация влияния  на уровень количественных и  качественных показателей методик  их расчета. Совокупность однородных  плановых, отчетных и учетных  показателей должна иметь единую  методику определения;

- исчисление средних величин  при изучении ряда однородных  показателей;

- замена абсолютных величин  относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и восприимчивости.

В процессе анализа выявляются достоинства и недостатки информации, полнота ее использования для  анализа и управления хозяйственными процессами и их результатами.