Сравнительный анализ понятий "архив" и "архивный фонд"

•  
  государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
•  
  органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;
•  
  государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
•  
  предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
•  
  органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
•  
  других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);
•  
  юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

 
^ Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

•  
  государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
•  
  негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
•  
  физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

 
Для документов государственной и  негосударственной частей Архивного  фонда РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное. 
 
^ Постоянное хранение – это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения. 
 
^ Временное хранение – это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом. 
 
^ Хранение в собственности государства – это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников». 
 
^ Депозитарное хранение документов – это временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. 
 
Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение – государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

Глава вторая 
 
^ Комплектование и экспертиза ценности документов 
 

1.  
   Комплектование Архивного фонда Российской Федерации

 
 
Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. 
 
Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ. 
 
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива. 
 
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

1.  
   установление профиля архива;
2.  
   определение источников комплектования;
3.  
   определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
4.  
   организация комплектования.

 
 
Определение источников комплектования 
 
Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. 
 
Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения. 
 
Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м годам. К концу 1980-х годов они были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х годов, в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить. 
 
В 1960-1980-е годы сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

1.  
   для учреждений:

•  
  значение учреждений в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

•  
  полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;
•  
  соответствие документов учреждения профилю государственного архива;
2.  
   для документов личного происхождения:
•  
  значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;
•  
  история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;
•  
  взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

 
На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования¹, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

•  
  учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;
•  
  учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему;
•  
  учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

 
Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали  на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием. 
 
^ Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов. 
 
Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое ото всех (повидовой). 
 
Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования. 
 
Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х годов и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 года. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем. 
 
Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – недробимости архивных фондов и комплексов фондов – было принято решение – не перемещать материалы. 
 
Во-вторых, с изменениями статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов РФ, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации; муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе принципа территориальности комплектования, т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения). 
 
В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования.  
 
В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Росархив от большого количества социально-правовых запросов.  
 
В-четвертых, в 1990-е годы наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Росархивом не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

•  
  выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;
•  
  установить «договорные отношения» с представителями этих структур.

 
В результате выявления негосударственных  структур составляются списки потенциальных  источников комплектования государственных  архивов.  
 
Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).  
 
Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

 
 
Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерий определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.  
 
^ Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.  
 
В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения. 
^ Организация комплектования 
 
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.  
 
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.  
 
В процессе передачи дел необходимо проверить:

•  
  правильность формирования и оформления дел;
•  
  соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

 
^ Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.  
 
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.  
 
^ Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.  
 
Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.  
 
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.