Сравнительный анализ понятий "архив" и "архивный фонд"

 
 
^ Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.  
 
В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в государственный архив.  
 
Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

 
 
^ Передача документов из каждого учреждения-источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

•  
  сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
•  
  затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;
•  
  наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

 
Основным документом, на основании  которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается  учреждение, передающее документы, и  архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.  
 
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.  
 
^ Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.  
 
В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческою тайну, являющихся объектом авторского права и др.  
 
Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.  
 
На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.  
 
При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.  
 
Особо важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.  
 
В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

•  
  проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;
•  
  выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;
•  
  анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;
•  
  сбор воспоминаний, составление хроники событий;
•  
  сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

 
Основой работы по «активному комплектованию»  является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста. 

2.  
   ^ Экспертиза ценности документов

 
 
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев 
 
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.  
 
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.  
 
Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV–XVIII веках. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX веке и окончательно сформировалась в XX веке.  
 
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.  
 
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.  
 
^ Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача – это отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильное документов тому или иному государственному архиву.  
 
^ Вторая задача – это определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1.  
   для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2.  
   для временного хранения.

 
^ Третья задача – это обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.  
 
^ Четвертая задача – это отбор на хранение наиболее информативно емких документов.  
 
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.  
 
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».  
 
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.  
 
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.  
 
Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).  
 
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.  
 
Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

•  
  вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
•  
  однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
•  
  лиц, связанных родственными или личными отношениями.

 
Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном  архиве, куда поступают сотни и  тысячи фондов разных учреждений.  
 
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

•  
  дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
•  
  дела, предназначенные для уничтожения.

 
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.  
 
Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).  
 
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.  
 
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1.  
   критерии происхождения документов;
2.  
   критерии содержания документов;
3.  
   критерии внешних особенностей документов.

 
Рассмотрим каждую группу критериев  и их использование применительно  к документам конкретных фондов.

1.  
   К группе критериев происхождения документов относятся:

•  
  значение учреждения или лица в жизни общества;

•  
  значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
•  
  время и место создания документов.

 
На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.  
 
Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.  
 
Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.  
 
На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.  
 
Например, документы, образовавшиеся до 1626 года (до пожара в Москве в мае 1626 года, во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.  
 
Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 годов, Отечественная война 1812 года, движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х годов и конца 1870-х-начала 1880-х годов, революция 1905-1907 годов, Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.  
 
Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата – 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 года включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Росархива.  
 
Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2.  
   К группе критериев содержания документов относятся:
•  
  значимость информации документа;
•  
  повторяемость документной информации;
•  
  целевое назначение документов;
•  
  вид и разновидность документа.

 
На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три  группы:

•  
  документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
•  
  документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;
•  
  документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения – 75 лет по заключению ЭПК.

 
Говоря о значении информации, в  первую очередь следует иметь  в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.  
 
Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.  
 
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.  
 
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

•  
  формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
•  
  аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

 
Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.  
 
Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.  
 
Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).  
 
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.