Сравнительный анализ понятий "архив" и "архивный фонд"

«СОВРЕМЕННЫЙ СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА  
 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЕГО КЛАССИФИКАЦИИ» 
 
Выполнил:  
 
студентка очной формы обучения факультета русской филологии и документоведения 
 
^ Плотникова Ксения Юрьевна 
Научный руководитель: 
 
кандидат исторических наук, доцент 
 
Гаврилина Надежда Афанасьевна 
 
 
Тула, 2010 
 
С одержание 

 
 
В ведение 
Представленная работа посвящена теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов. 
 
Тема «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». Однако требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы. 
 
Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» определяют несомненную новизну данного исследования. 
 
Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования. 
 
Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.  
Результаты могут быть использованы для разработки методики анализа «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
Теоретическое значение изучения проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин. 
 
Объектом данного исследования является анализ условий «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования. 
 
Целью исследования является изучение темы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике. 
 
В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены и решения следующие задачи: 
 
1. Изучить теоретические аспекты и выявить природу «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации»; 
 
2. Сказать об актуальности проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современных условиях; 
 
3. Изложить возможности решения тематики «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации»; 
 
4. Обозначить тенденции развития тематики «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список. 
 
Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации. 
 
Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». 
 
По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса. 
 
Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации», круг вопросов и логическую схему ее построения. 
 
Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы.  
 
Источниками информации для написания работы по теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» послужили базовая учебная литература, фундаментальные теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области, результаты практических исследований видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации», справочная литература, прочие актуальные источники информации. 
 
^ Глава первая 
 
Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации 
 

1.  
   Понятия «архивный документ» и «архив»

 
 
Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способах на любых носителях. Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран. 
 
Есть и другие трактовки понятия документ, например, в ГОСТ 16487-83 «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации. 
 
Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появится надпись «Здесь был Вася» – это уже документ, призванный пронести имя Вася сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов. 
 
Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Документ – это зафиксированная на материальном носителе путем информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»¹.  
 
^ Архивный документ – это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве. 
 
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. 
 
В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII века, например, в Генеральном регламенте 1720 года: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются». 
 
В XVIII веке слово архив (ж.р. – архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX веке термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе. 
 
Таким образом, в современной трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. 
 
^ Государственные архивы – это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. 
 
^ Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив. 
 
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. 

2.  
   ^ Понятие об Архивном фонде Российской Федерации

 
 
Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению¹. 
 
В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы. 
 
Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов. 
 
В архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел. 
 
Классификация – это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. 
 
Систематизация – это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. 
 
Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов – классификации и систематизации документов. 
 
Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1.  
   в пределах Архивного фонда РФ;
2.  
   в пределах архива;
3.  
   в пределах архивного фонда.

3.  
   Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации

 
 
Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетия, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. 
 
Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое влияние. 
 
^ Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 года документов и дел в ГАФ СССР осуществлялась по следующим признакам:

1.  
   принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
2.  
   принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
3.  
   принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, регионам);
4.  
   принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
5.  
   принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
6.  
   способу и технике закрепления информации.

 
Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных принципов. 
 
^ Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается в составе архивных фондов. 
 
^ Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документам общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота СССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе. 
 
К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики. 
 
К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения. 
 
На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения – центральные архивы республик; для хранения документов местного значения – краевые, областные, окружные, городские, районные архивы. 
 
^ Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории. 
 
Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода. 
 
Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве. 
 
В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления. 
 
^ Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении ГАФ в период 1918-1929 годов, когда все архивные документы разбивались по их содеожанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. 
 
^ Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. 
 
Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т.е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам. 
 
Способ и техника закрепления информации. Этот признак классификации документов предполагает создание архивов кинофотофоновидеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда. 
 
^ Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство – Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. 
 
Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Однако изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1.  
   по формам собственности:
•  
  архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
•  
  архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
•  
  архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
•  
  архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
2.  
   по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
•  
  архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
•  
  кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);
3.  
   по срокам хранения:
•  
  архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
•  
  архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
•  
  архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
•  
  архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

 
Все названные выше признаки можно  применять только в совокупности, формальное следование одному из них  может привести к дроблению исторически  сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма и капитализма. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства, охватывающие период с середины XVIII века до XX века. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721-1918 годы). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 года отправлены в Москву, а после 1801 года – в Санкт-Петербург. Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище. 
 
Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». 
 
^ Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: