Экономика предприятия и Автоматизированные системы обработки информации. Комплексный анализ развития и эффективности работы предприяти

 

     -специализированные отчеты по конкретным разделам  бухгалтерского учета; 

 

     -набор  регламентированных отчетов и  механизм их обновления;

 

     -специальные  режимы обработки документов  и операций, выполняющие сервисные функции.

 

     Набор документов, содержащихся в единой базе и автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета (решения задач):

 

     -ведение  классификаторов (справочников);

 

     -операции  по кассе; 

 

     -операции  по банку;

 

     -учет  основных средств и нематериальных  активов; 

 

     -учет  материалов, инвентаря, спецодежды;

 

     -учет  производства продукции; 

 

     -учет  валютных операций;

 

     -расчеты  с контрагентами, дебиторами, кредиторами;

 

     -расчеты  с подотчетными лицами;

 

     -расчет  зарплаты;

 

     -учет  расчетов с бюджетом;

 

     -другие  разделы учета; 

 

     -формирование  бухгалтерской и налоговой отчетности;

 

     Подсистема  «Бизнес - планирование» позволяет:

 

     - разработать детальный финансовый  план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;

 

     -определить схему финансирования  предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения  денежных средств из различных  источников;

 

     -разработать план развития предприятия  или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;

 

     - проиграть различные сценарии  развития предприятия, варьируя  значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты;

 

     -сформировать стандартные финансовые документы,  рассчитать наиболее распространенные  финансовые показатели, провести  анализ эффективности текущей  и перспективной деятельности  предприятия;

 

     Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации  деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных  документов. Подсистема ориентирована на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.

 

     Подсистема  «Складской учет» предназначена  для ведения складского учета  в суммовом и количественном выражении  на складах предприятия, а также  организации учета реализации товаров.

 

     В данном модуле целью автоматизации  является организация переноса информации по складским и торговым операциям из первичных документов на технические носители информации и перенос информации в модуль «Бухгалтерский учет» путем экспорта. 

3.1.2. Подсистема «Складской учет»

Задачи подсистемы:

 

  В связи с  тем, что компания «кофе Семь - предприятие  торговли, подсистема, позволяющая  вести учет поступления и реализации товаров является первоочередной для  разработки.

 

     Определим перечень задач данной подсистемы. Основной целью подсистемы является - обеспечение качественного складского учета товаров.

 

     Для достижения указанной цели в процессе работы подсистемы решается следующий  круг задач:

 

     - «Приход товара»;

 

     - «Расход товара»;

 

     - «Перемещение между складами»;

 

     - «Удаленный доступ»;

 

     В процессе решения задачи «Приход товара» должна быть обеспечена возможность занесения в электронную базу данных информации, содержащейся в приходных накладных и счетах-фактурах.

 

     В процессе решения задачи «Расход  товара» должна быть обеспечена возможность  формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, расходных накладных и счетов – фактур.

 

     В процессе решения задачи «Перемещение между складами» должна быть обеспечена возможность формирования на основе информации, содержащейся в электронной  базе данных, накладных на внутреннее перемещение товаров между складами и материально-ответственными лицами.

 

     В процессе решения задачи «Удаленный доступ» должна быть обеспечена возможность  импорта накладных в электронном  варианте с целью возможности  оперативного занесения информации о товарах в базу данных предприятия при существовании у продавца таковой технической возможности.

3.2. Организационно-экономическая сущность задачи

 

 

Информация стала стратегическим ресурсом, обеспечивающим конкурентное преимущество. Согласно современным  взглядам, информационные системы будут  играть все большую роль и в  достижении стратегических целей фирмы. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они должны порождать основанные на информации изделия и услуги, которые обеспечат фирме конкурентное преимущество на рынке. Осуществляется переход с бумажных носителей на интерактивные сети. Битва за информацию уже выиграна компьютерными сетями. Следующее поколение людей будет обращаться с сетями так же свободно, как мы обращаемся с книгами и телефоном. Уже сейчас применение вычислительных сетей приводит к быстрому изменению методов и способов торговли товарами и услугами, методов управления, способов создания рабочих мест. В настоящее время трудно оценить полностью прогресс этих технологий. Развиваются существующие и создаются новые информационные технологии. Автоматизированная обработки информации (АСОИ) на предприятии  представляет собой систему управления, основанную на применении электронно-вычислительной техники и экономико-математических методов для решения основных задач управления деятельностью подразделения предприятия или всего предприятия в целом.

Процесс автоматизированного управления информационной системой можно разбить  на две части:

-            сбор, обработка и накопление информации;

-            анализ обработанной информации;

Соответственно любая АСОИ  должна строиться так, чтобы имелась возможность собирать, хранить, обрабатывать информация, анализировать результаты.

Автоматизированная обработки информации, спроектированная на основе концепции автоматизированных банков данных (АБД), обладает целым рядом характерных свойств, которые выгодно отличают их от предшествующих разработок, основой которых была система массивов данных, ориентированная на решении комплекса установившихся задач. Использование автоматизированных банков данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, достаточно высокую степень независимости прикладных программ от изменений логической и физической организации данных, интеграции и централизации управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения пакетов и телепроцессорной обработки данных.

Под АБД понимается организационно-техническая  система, представляющая совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы. База данных – совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, дающая возможность с минимальной избыточностью наиболее удобно пользоваться данными одним пользователем или коллективом пользователей.

Практически АСОИ может быть реализована  на основе автоматизированных рабочих  мест (АРМ) – программно-технических  комплексов, находящихся в узлах сети в условиях распределенной обработки информации.

Целесообразность внедрения системы  АСОИ на предприятии ООО «Кофе  Семь» - Кафе «Москва» продиктовано тем, что данное предприятие в своем  составе имеет несколько кафе, которые необходимо объединить в единый информационный поток.

 

 

3.3. Информационная база задачи

 

 

Ввод и передача информации. В  рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:

-         глобальные сети;

-         корпоративные и локальные компьютерные сети;

-         системы передачи бумажных документов.

-         Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:

-         целостность;

-         предметная ориентация данных;

-         историчность, интегрированность;

-         неизменность во времени;

-         многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

-         простые и сложные (многоаспектные) запросы;

-         формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы.

Формализованные запросы характеризуются  заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

Действия с информацией:

-         преобразование, представление в нужной форме;

-         интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

-         аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

-         прогнозирование;

-         моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);

-         поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

-         необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

-         при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

-         надо использовать презентационную графику.

Использование ПЭВМ на рабочих местах специалистов создает техническую  базу создания АСОИ по децентрализованному признаку. На этапе проектирования АСОИ формирование комплекса функциональных подсистем целесообразно вести с учетом их территориального размещения. Тогда структуру автоматизированной системы можно представит в виде совокупности узлов принятия решения, по которым распределяются комплексы функциональных подсистем, и сети, поддерживающей на основе реализации базовых информационных процессов коммуникацию между лицами, принимающими решение. Выделенные подсистемы должны работать на рабочих местах специалистов. Это означает, что в узлах сети в условиях распределенной обработки данных организуются автоматизированные рабочие места, ориентированные на определенную предметную область применения и различающиеся  в соответствии с этим назначением, функциональными возможностями, а также используемыми средствами информационной технологии. На базе АРМ реализуется идеология персонализации вычислений, т.е. приближение   пользователя к вычислительной среде путем организации доступных для него диалоговых процедур. Таким образом, распределенная автоматизированная система представляет собой совокупность объединяемых сетью АРМ, которые обеспечивают решение всего множества функциональных задач по реализации обработки информации и управления.

Для автоматизированных систем управления характерна иерархичность  построения, т.е. структура АСОИ, состоит из подсистем. 

Эти подсистемы должны соответствовать  основным функциям, выполнение которых  должно быть обеспечено системой управления. Именно выполнение этих функций и  должно обеспечивать достижение целей, поставленных перед системой управления.

1.«Бухгалтерский учет». Объектом управления является отражение хозяйственных операций организации;

2. «Складской и материальный учет». Объектом управления является учет материалов, полуфабрикатов на складе предприятия;

3. «Снабжение и сбыт». Объектом управления является организация работы службы сбыта и снабжения предприятия;

4. «Движение денежных средств». Объектом управления является учет движения денежных средств на расчетном счете и в кассе предприятия;

5.  «Электронные платежи». Объектом управления является осуществление предприятием электронных платежей по системе «банк-клиент»;

6. «Административное руководство». Объектом управления является осуществление администрацией руководства деятельностью предприятия;