Этапы проектирования организационных структур при принятии и разработке стратегий

-           соотношение между централизацией и децентрализацией;

-           объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управления;

-           анализ и оценка аппарата управления;

-           анализ функций управления;

-           оценка хозяйственной деятельности.

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины слишком медленного повышения эффективности управления.

Проектирование организационных структур. Коммерческая организация – весьма сложная система, включающая ряд подсистем: производственную, экономическую, социальную, информационную, административную и др. Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие из-за большого числа переменных, которые не могут быть описаны только рациональными величинами, требуют диалектического подхода к качественному и количественному описанию их функции и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления. Ее суть состоит в количественно-качественном подходе к оценке организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектов.

Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых решений.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на базе следующих основных методов: аналогий, экспертного, структуризации целей и организационного моделирования.

3.                  Анализ проектирования организационной структуры предприятия на примере ООО «Логика»

Компания «Логика» успешно работает на рынке товаров для ремонта и отделки с 1995 года. Торговая компания ООО «Логика» представляет региональную торговую сеть «Евроинтерьер».  Торговая сеть «Евроинтерьер»  была основана в 1995 году и по состоянию на 2008 год насчитывает  22 магазинов в  16  городах и четырех субъектах РФ (Татарстан, Чувашия, Башкортостан, Ульяновская область), а также распределительный центр в  Казани. В ближайших планах – дальнейшее расширение сети в Татарстане и регионах Поволжья.

Товары в магазинах «Евроинтерьер» представлены в четырех группах:

-               напольные покрытия (линолеум, ковролин, паркет, ламинат),

-              настенные покрытия (различные виды обоев, панелей, самоклеющейся пленки и т.д.),

-              товары для ванной комнаты (сантехника, сантехарматура, мебель для ванных комнат, керамическая плитка),

-              группа сопутствующих товаров – начиная от сухих смесей и заканчивая инструментами. 

«Евроинтерьер» постоянно обновляет ассортимент, оказывает консультации, а так же предлагает товары по ценам ниже среднерыночных.

Активно развивается услуга «покупки в кредит» со сроком погашения до двух лет.

Всем посетителям предоставляются услуги:

- профессиональные бесплатные консультации

- доставка

- дисконтная система.

Для того чтобы делать покупки было еще удобнее, внешний и внутренний вид магазинов постоянно совершенствуется, а консультанты и продавцы систематически проходят курсы повышения квалификации и аттестацию.

Активно развивается оптовое и контрактное направление. Прямые контакты со многими производителями позволяет отделу оптовых продаж устанавливать низкие цены. Именно поэтому отдел работает со многими крупнейшими организациями и предприятиями региона.

Основной целью сети «Евроинтерьер» является удовлетворение потребностей населения в отделочных материалах и всеми сопутствующими товарами для ремонта. В 2006 году сеть насчитывала 10 магазинов. С 2005 года сеть магазинов «Евро интерьер» разработала план по развитию на три года. Основной целью плана развития является увеличение оборотов компании в три раза. Также целью является максимальное расширение географии сети в радиусе 500 километров от Казани, возможно для дальнейшей перепродажи бизнеса сторонней организации. Сеть магазинов «Евро интерьер» развивала до 2007 года два формата магазина. Первый, так называемый «малый формат», площадью 400 метров с возможностью приобретения товаров по заказу. Второй «средний формат» площадью около 1000 метров с более расширенным ассортиментом и отделом сопутствующих товаров в виде отдела самообслуживания. Разработаны стандарты открытия магазина и с этого момента планы составлялись не под конкретную площадь, а площадь подбиралась и подгонялась под план.

К 2006 году была проведена реорганизация сети, в основном это коснулось «Центрального склада» и всей логистики в целом. Это позволило приступить к выполнению плана по расширению. В период с 2006 года по 2007 год сеть магазинов «Евро интерьер» открыла еще 10 магазинов в 8 городах республики Татарстан и близлежащих республиках. В 2007 году «Евро интерьер» поменял свои планы по развитию и с 2007 года вместо магазинов малого и среднего форматов сеть входит на местные рынки в формате «строительных гипермаркетов» площадью около 4000 кв.м. под новым брендом «Азбука дома». За 2007 - 2008 года были открыты два гипермаркета компании под этим брендом в Бугульме и Елабуге. Дальнейшие планы по развитию нового формата, а также малого и среднего форматов приостановлено из-за наступившей нестабильной экономической ситуации в стране и в мире.

На данный момент магазины сети «Евро интерьер» можно поделить на три формата:

1. магазины с системой оплаты товара, где товар выписывается продавцом, затем оплачивается на кассе покупателем и далее по чеку происходит выдача  товара. (эти магазины от 400 до 700 м2).

2. магазин с системой самообслуживания, когда кассы стоят на выходе, покупатель берет товар и идет на выход к кассам, где по штрих-коду касса выбивает чек. Габаритные товары, например ванна или унитаз, или мебель для ванной комнаты, или мерный товар, например, ламинит, выписывается продавцом, и покупатель оплачивает товар в кассу, затем продавец выдает ему этот товар. Соответственно перед выдачей продавец показывает, что этот товар не бракованный, находится в надлежащем состоянии, и после того как покупатель убедился в  этом, он  забирает товар. Ряд не штучного товара, керамическая плитка, двери и еще ряд товаров не держится на складах магазина, а заказывается со склада, для этого оформляется заказ, оплачивается на кассе и назначается день прихода заказа в магазин, или если покупатель оформил сразу доставку на дом, то в этом случае назначается дата доставки до дома. Заказ выполняется в течение одного дня. Кроме линолеума, ковралина и дверей – эти позиции привозят в течение 3-х дней.

3. гипермаркет площадью от 3000 до 4000 м2 под брендом «Азбука Дома», где представлены все те же группы товаров, что и в формате самообслуживания, это отдел ванная комната, напольные покрытия, настенные покрытия и сопутствующие товары, но с более широким ассортиментом внутри каждой группы. Плюс к стандартному ассортименту добавлены товары для дома, бытовая химия, предметы массового искусства, посуда.

Еще один проект сети это магазин «Азбука Дома» в ТЦ Савиново, г. Казань, этот магазин представляет все товары для ванной комнаты. На площади примерно в 1000 кв. метров представлен самый полный ассортимент для ванных комнат и сопутствующих товаров для отделки ванной и туалетной комнат.  Этот магазин единственный компании ООО «Логика», и на данный момент не получил развития в виде отдельной сети.

Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре независимо от того, является ли производство многопрофильным или однородным.

Организационная структура «Евро Интерьер» приведена на рис. 1. Как видно в структуре имеется три уровня. Первый уровень – это учредители сети и финансовый директор. Первый учредитель – директор по развитию, в его подчинении находится директор отдела маркетинга и отдела закупок, КРС (инвентаризация) и распределительный центр (центральный склад). Директору отдела маркетинга подчиняется отдел закупок (логистика), отдел маркетинга и отдел рекламы. Кроме того, IT-отделом непосредственно подчиняется директору по развитию и финансовому директору.

В подчинении финансового директора находятся финансовая служба, отдел управления персоналом, бухгалтерия, служба обеспечения офиса и магазинов (канцтовары, организация праздников и т.д.), руководитель розничной сети,  которому в свою очередь подчиняются директора магазинов.

Второй учредитель взаимодействует с отделом расширение сети (новые места для магазинов). Третий учредитель (коммерческий директор) с отделом по вопросам строительства (все, что связано со строительством и отделкой помещений компании).

На втором уровне директору магазина непосредственно подчиняются зам. директора магазина, продавцы, а также склад магазина.

Представленная организационная структура является линейно-функциональной.

1 уровень

2 уровень

Рис. 9 Организационная структура ООО «Логика»

Таким образом, стратегическое развитие фирмы сосредоточено в руках директора по развитию, у него собирается информация о маркетинге и объемах закупок товаров, реклама и управление распределением товара. В таких условиях стратегические вопросы отодвигаются на задний план, либо принимаются в кратчайшие сроки, не достаточно времени для изучения имеющихся проблем и перспектив. Данная структура приводит к загруженности директора по развитию, возникновению конфликтов на первом уровне, поскольку прочие учредители не обладают всей  информацией о развитии и не имеют возможности объективно влиять на ход события в фирме.

Отдел закупок находится в постоянном поиске новых поставщиков с более лучшими условиями поставок и низкими ценами. Отдел управления персоналом находится в постоянном поиске новых сотрудников, которые будут согласны на предложенных компанией условиях выполнять более качественно свои обязанности. Деятельность ориентирована на результат. В организации довольно хорошо поставлен процесс бюджетирования, т.е. у основных отделов есть четкие цели, которые они должны выполнить или перевыполнить с соответствующим вознаграждением за выполненную работу.

Принципы организации и структуры управления:

1.     Управление Организацией осуществляется в соответствии с Уставом общества, положением о структуре управления, административным инструкциями по делопроизводству и другими инструктивно-методическими материалами.

2.     Структура управления включает в себя:

Топ-менеджеры: Совет директоров, руководители подразделений, заместители руководителей подразделений;

Менеджеры среднего звена: начальники  отделов, директора магазинов;

Менеджеры: руководители групп, заместители директоров магазина.

3.     Общее управление Организацией осуществляют лица, входящие в Совет Директоров. Статус, порядок назначения и освобождения от участия в Совете Директоров определяется федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом Организации и Положением о Совете Директоров.

4.     Основными структурными единицами организации являются отделы. Отделы осуществляют управление одной из областей деятельности организации.

5.     Для управления конкретными задачами назначается ответственный или руководитель конкретного проекта, и создаются рабочие группы из специалистов разных отделов для работы над поставленной задачей.

6. Общее управление работой отделов, групп и магазинов осуществляют руководителями первого уровня, т.е. директорами компании.

7.                  Непосредственное управление работой отдела, группы и магазина осуществляет начальник (руководитель) отдела, группы и директор магазина.

8.                  Руководитель дополнительной структурной единицы назначается и освобождается от должности приказом одного из директоров организации на основании выполнения утвержденного плана по развитию компании или отдельного проекта.

Рассмотрим права и обязанности сотрудников организации.

Сотрудники основных, дополнительных и вспомогательных отделов и подразделений назначаются и освобождаются от должности приказом одного из директоров, которому подотчетен тот или иной отдел или подразделение, а так же визируется руководителем отдела по персоналу на основании служебной записки от непосредственного руководителя сотрудника.

Сотрудники подчиняются своему непосредственному руководителю, а также выполняют приказы и распоряжения руководителей, вышестоящих структурных подразделений, заместителей одного из руководителей подразделений, директоров организации.

В своей работе сотрудники структурных подразделений руководствуются Положением о подразделении, административными и должностными инструкциями, приказами директоров компании, а также распоряжениями и указаниями руководителей вышестоящих структурных подразделений.

Руководитель основного структурного подразделения - отдела в офисе, магазина, распределительного центра - имеет следующие права и обязанности: