Управление малыми предприятиями (на примере ООО «Уфапродукт»)

Адаптация организационной  структуры к разработанным стратегическим целям предполагает рассмотрение и  анализ состава функций подразделений, их права и ответственность.

Это означает необходимость  четкой подготовки и организации  работ по:

1) разделению труда (по  функциональным подсистемам, подразделениям, исполнителям и уровня управления);

2) установлению существующей  мощности функциональны подразделений,  которая должна быть достаточной  для качественного и своевременного  выполнения работ;

3) устранению дублирования  работ или их «потерь»;

4) созданию условий для  эффективного выполнения работ,  предусмотрев соответствующее информационное, методическое, техническое, кадровое  обеспечение.

Оценка обеспеченности целей составом работ, выполняемых  в подразделении, производится с  помощью функционально-целевого анализа.

Для проведения этого анализа  необходимо:

1. Определить состав целей;

2. Определить состав функций подразделения (исполнителя);

3. Установить какие функции необходимы для достижения целей и построить матрицу «функции – цели»;

4. Провести анализ матрицы и сделать выводы о достаточности (или недостаточности) соответствия состава выполняемых в подразделении функций составленным целям.

Построим  матрицу  «функции – цели» для каждой группы функциональных подцелей цели «Сохранение рыночной доли кулинарных изделий».

малый бизнес управление структура

Таблица 3.1 – Матричная проекция организационных звеньев на разработанное дерево целей

Цели/ структурные подразделения	генеральный директор	зам. директора	гл. бухгалтер	менеджер по сбыту	зав. отделом	секретарь
1	2	3	4	5	6	7
1.1(где1?) Повышение эффективности и точности маркетинговых исследований.		+
1.1.1. Величина затрат на маркетинговые  исследования к обороту компании  не более 20%		+
1.1.2. Отклонение цен от средних  по рынку не более 15%		+
1.2. Повышение эффективности маркетинговых  мероприятий		+
1.2.1 Величина затрат на маркетинговые  мероприятия к обороту компании  не более 15%		+
2.1. Повышение эффективности процесса  закупки товаров(где2?)		+
2.1.1. Сохранение доли постоянных  поставщиков		+
2.1.2. Рост количество потенциальных  поставщиков не менее 30% в год		+
2.1.3. Количество номенклатуры поставляемых  товаров на одного поставщика  не менее 40%		+

Согласно матрице, все организационные звенья ООО «Уфапродукт» участвуют в достижении целей. Следует обратить внимание на большую долю дополнительных работ в области маркетинговых исследований, которые будет выполнять зам. директора. Это объясняется сложной ситуацией на рынке, где идет конкурентная борьба за расширение доли рынка между фирмами конкурентами. Поэтому, для повышения эффективности деятельности фирмы можем, предлагаем закрепить ответственность за выполнение маркетинговых целей за заместителем директора. На наш взгляд, ему необходимо осуществлять дополнительные мероприятия:

• проведение маркетинговых исследований – это анализ рынка, сбор информации от покупателей, изучение спроса, определение ассортимента, ведение клиентской базы и т.д.;
• маркетинговое планирование – это разработка ценовой политики, разработка рыночной и ценовой стратегии, проведение рекламных мероприятий, планирование товарного ассортимента и т.д.;

– организация системы сбыта – это анализ товарооборота, организация сезонной распродажи.

Кроме того, зам. директора  будет ответственен за выполнение закупочных целей. Данное положение объясняется спецификой работы предприятия (торговля), которая повлияла на развитие функций логистики и сбыта.

Менеджер по сбыту ответственен за выполнение целей по сбыту продукции.

Из-за отсутствия налаженной системы управления финансами предприятие может потерять до 10% своих доходов – нехватка полноценной и оперативной информации приводит к запоздалым управленческим решениям, многие объекты финансового управления уходят из зоны внимания руководителя. Анализ Финансово-экономического состояния предприятия является той базой, на которой строится разработка финансовой политики. Поэтому, на наш взгляд, необходимо наделить дополнительными видами работ бухгалтерию.

В первую очередь следует обеспечить эффективное управление денежными потоками. Первоочередная задача заключается в упорядочивании системы учета постоянных и переменных издержек по видам продукции, что позволит провести маргинальный анализ и выявить условия безубыточности работы, оценить вклад каждой номенклатурной единицы в общую эффективность предприятия. Учет финансовых потоков позволит определить необоснованные статьи расходов, на которые зачастую тратится основная доля кредитных ресурсов. На основе полученных оценок можно провести сокращение доли низколиквидных активов путем их списания, продажи, консервации или сдачи в аренду неэффективно используемых производственных площадей.

Значительным резервом для пополнения оборотных средств  становится снижение дебиторской задолженности. Основной причиной рост задолженности, кроме низкой платежеспособности клиентов, является система стимулирования менеджера  по сбыту, когда премирование осуществляется не по факту получения денег, а по отгрузке. Смена приоритетов, а также жесткий учет и дифференцированный подход к работе с клиентами позволят пополнить оборотные средства предприятия.

В процессе анализа системы  управления было выявлено ряд недостатков, а именно:

Действующая система стратегического  менеджмента (точнее, ее фрагменты) работает неэффективно по следующим причинам:

– неполнота системы. Как уже было отмечено, в компании только фрагменты стратегического менеджмента и они не увязаны в единую систему. Соответственно, нет единого регламента стратегического управления;

– отсутствие эффективного механизма реализации стратегии. Также нет системы мотивации, которая стимулировала бы выполнение директив;

– отсутствие связи между стратегическим и оперативным управлением. В компании нет стыковки стратегии и текущей деятельности. Даже нет связи на уровне планов. Такая стыковка отсутствует потому, что в компании нет интегрированной финансово-экономической модели.

В связи с отсутствием  отдела стратегического планирования, в функции которого входит контроль за достижением стратегических целей, основные виды работ по стратегическому управлению ложатся на плечи генерального директора. Широкой реструктуризации была подвергнута важная сфера – работа с персоналом. Весь спектр этих вопросов сосредоточен у генерального директора. Это связано, в первую очередь, с тем, что персонал на сегодняшний день является важной стратегической единицей.

Задачами директора в  этой области являются:

– организация процессов труда и управления ими в соответствии с целями и стратегией, направленной на предоставление высококачественных и конкурентоспособных услуг, на основе рационального использования труда каждого работника;

– комплектование фирмы кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

– разработка кадровой политики и стратегии организации;

– подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации,

личных и деловых качеств.

Организационная структура  должна рассматриваться не только как  производственная единица. Непременным условием развития самой организации является развивающийся коллектив, обеспечивающий каждому работнику профессиональный и социальный рост.

 

 

3.3 Обоснование и оценка использования программно-целевого подхода к совершенствованию системы управления

 

С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производственные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оценивать по их эффективности.

Затраты на совершенствование  системы управления подразделяются на единовременные и текущие. Зачастую эти затраты составляют значительные размеры, поэтому их необходимо учитывать  при оценке экономической эффективности  совершенствования системы аппарата управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта  оптимизации структуры аппарата управления включает:

– исходные данные для расчета экономической эффективности;

– расчет единовременных затрат;

– расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы ..).

Ключевой проблемой методологии  построения проекта оптимизации  заключается в методике определения  потребностей в ресурсном обеспечении. Неотъемлемая часть разработки состоит  в установлении объема трудовых, материальных и финансовых ресурсов, необходимых  для осуществления комплекса  намеченных мероприятий и достижения установленной цели, что в итоге  позволяет определить суммарные  затраты на внедрение проекта  оптимизации. Это одна из самых сложных  методических проблем, от решения которой  зависит как установление объема денежных средств для финансирования проекта, так и для оценки ее эффективности.

Приходится констатировать факт отсутствия общепринятых методов  расчета объема ресурсов, требующихся  для достижения целей программы  оптимизации, исчисленного в денежном и материальном выражении. Сложность  задачи заключается не только в построении методики расчета затрат, но и в установлении круга затрат, которые следует относить проведение реорганизации системы управления.

Наиболее простой путь определения полных затрат состоит  в суммировании указанных видов  расходов.

В научной литературе предлагается два способа расчета объема затрат на проведение реорганизации аппарата управления:

1. По расходу основных видов ресурсов:

– материалов;

– энергии;

– рабочей силы;

– основных средств ( оборудования);

– информационных ресурсов с учетом капиталовложений на обновление производства и обеспечение сбыта продукции и с использованием нормативов затрат на единицу производимой продукции.

Такой способ носит оценочный  характер и требует наличия нормативов или их экспертной оценки.

2. Путем прямого счета затрат (к которым отнесены следующие: основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, расходы на командировки, расходы на служебные командировки, расходы на содержание легкового транспорта, канцелярские и типографские расходы, телефонные и почтово-телеграфные расходы, расходы на содержание и эксплуатацию зданий и сооружений, расходы на содержание и эксплуатацию ЭВМ и оргтехники, расходы на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров и прочие управленческие расходы) и последующего их суммирования с учетом возможности использования одних и тех же ресурсов для осуществления разных мероприятий. Это наиболее точный способ учета затрат.

 

 

3.4 Расчет экономического эффекта от реорганизации структуры управления

 

Достижение высокой экономической  эффективности от реорганизации  структуры управления ООО «Уфапродукт» представляет ключевую проблему оптимизации аппарата управления на уровне основного производственного звена. Роль эффективности использования ресурсов, выделяемых на осуществление программы оптимизации структуры управления, обусловлена несколькими обстоятельствами.

Во-первых, предприятие обладает ограниченным объемом свободных финансовых ресурсов, поэтому каждая единица денежных средств, выделяемых на проведение оптимизации, должна использоваться с максимальной отдачей, то есть с получением высокого экономического эффекта на единицу затрат.

Во-вторых, предприятие  скованно временными рамками, ограниченным временем, отведенным на проведение реорганизации. В этих условиях приходится изыскивать варианты, которые могут быть реализованы  в максимально короткое время. А  это означает, что располагаемые  ресурсы для проведения программы  в жизнь должны быть использованы с высокой эффективностью, так  как за непродолжительное время  реализации программы трудно ожидать  существенного пополнения ресурсного потенциала предприятия.

Проблема оценки эффективности разнообразных вложений в экономические и социальные относится к числу самых сложных в экономической науке. Несмотря на значительные усилия, предпринимавшиеся в течение многих лет отечественными и зарубежными экономистами, выпуск ряда методических положений и рекомендаций по оценке экономической эффективности капиталовложений, надежные методы определения эффективности не созданы и приходится использовать методы приближенной оценки.

Практически все рекомендуемые  в научной литературе методы оценки экономического эффекта после проведения оптимизации структур управления тем  или иным образом сводятся к сопоставлению  суммарных затрат ресурсов и совокупного результата, полученного за счет использования затраченных ресурсов. При этом результат принято именовать экономическим эффектом, а отношение эффекта к расходам на его получение, достижение именуют экономической эффективностью.

Сложность решения проблемы достижения высокой экономической  эффективности оптимизации структуры  управления обусловлено также тесной связью экономических и социальных эффектов. Так как реорганизация  структуры управления может вызвать  неблагоприятные социальные последствия  в виде, например, сокращения персонала  предприятия, часть средств на реализацию программы приходится затрачивать  на предотвращение или ликвидацию, подавление нежелательных последствий.