Организационно-экономическая характеристика предметной области. Краткое описание компании ООО "АЛЕФ"

 

 

Реферат

 

Дипломный проект

Пояснительная записка: 121 с, 18 рис., 22 табл., 14 источников, одно приложение.

Информационная система, информационные ресурсы, моделирование объекта, фактографические системы, информационно-управляющие системы, кодирование информации.

В данном дипломном проекте была решена задача по автоматизации учета основных средств на предприятии ООО "Алеф". В качестве основы для автоматизации был выбран и сконфигурирован под нужды предприятия комплекс УСН 1С Бухгалтерия. Второй частью создания АРМ бухгалтера была разработка отдельного программного блока для формирования унифицированных форм учета основных средств предприятия. Программный блок был разработан в СУБД MS Access, что позволяет автономно быстро и легко формировать унифицированные формы документов. Основными плюсами разработанного модуля является его относительная автономность, низкая экономическая затратность, легкость с точки зрения технологической установки, а также широкие возможности по дальнейшему усовершенствованию. Проведена предварительная работа по подбору технических средств реализации блока, проанализирована и доказана его экономическая окупаемость. Продумана дальнейшая оптимизация бухгалтерского документооборота и учета на предприятии "Алеф" - добавление полной его интеграции с экспортными данными из программного комплекса УСН 1С Бухгалтерии 7.7.

 

Оглавление

 

 

 

Введение

 

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, одинаково присущ как федеральным, региональным, местным органам управления, так и предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно увязывая их с проектируемыми бизнес-процессами и добиваясь при этом реального выигрыша во времени и экономического эффекта.

В перечень задач, связанных с указанной выше глобальной тенденцией автоматизации производственных и учетных, а также управленческих процессов, усовершенствования имеющихся АСУ входят следующие: построение (разработка) ЭИС на основе анализа экономико-информационной среды, применения новых технических средств сбора, передачи, обработки и выдачи информации; совершенствование информационной базы предметной области на основе новых методик и концепций; новые автоматизированные решения комплексов управленческих и экономических задач.

Цельи данного дипломного проекта связаны с совершенствованием информационной базы предметной области на основе новых методик и концепций; с разработкой новых автоматизированных решений комплексов управленческих и экономических задач. Одна из конкретных задач проекта - применение для учета основных средств комплекса УСН 1С Бухгалтерии, а также его дополнение для облегчения ведения документооборота унифицированных стандартных форм.1С УСН базовая версия не позволяет вносить коррективы в программу, но во всех отношениях учета устраивает фирму, кроме учета ОС, поэтому возникла необходимость в создании отдельного учетного блока для основных форм. Такое решение вопроса значительно выгоднее, чем покупка новой расширенной конфигурации.

Актуальность данного дипломного проекта также весьма очевидна в русле указанной глобальной тенденции - автоматизация подобного рода рутинных процессов позволяет значительно повысить эффективность работы указанного отдела компании (фирмы), избежать огромного количества технических ошибок, возникающих при ручном формировании унифицированных учетных документов.

Новизна проведенной работы заключается в том, что обычно в комплекс 1С Бухгалтерии УСН не входит блок автоматизации заполнения стандартных унифицированных форм, что составляет определенные затруднения и требует разработки отдельного бизнес-процесса в учетной схеме предприятия. Это несколько осложняет и затрудняет общую учетную схему. Тот комплекс, который разработан в результате данной дипломной работы, построен на основании общедоступной программной среды - СУБД MS Access, которая легка и удобна для внедрения на любом рабочем месте, кроме того, разработанный блок не требователен к ресурсам системы, не требует особо сложной настройки, а также при необходимости легко интегрируется в дальнейшие схемы расширения бизнес-процессов. При всех указанных плюсах он прекрасно справляется с указанной задачей.

Таким образом, основные этапы реализации данного дипломного проекта должны включать:

детальное исследование структуры хозяйственной деятельности предприятия

разработку системы и методов автоматизированного учета основных средств предприятия в целом при помощи готового комплекса учетного ПО, настройку выбранного продукта ПО под нужды предприятия (т.е. УСН 1С Бухгалтерии)

разработку схему дополнительного блока, предназначенного для формирования унифицированных форм по учету основных средств, входящих в систему обязательного учета.

непосредственную реализацию этого программного блока, разработку интерфейсной части, части хранения и работы с данными, подготовку необходимых шаблонов

дальнейшее планирование схемы взаимосвязи с основной учетной системы - УСН 1С путем прямого интегрирования блока работы с унифицированными формами путем импорта данных

Прежде чем приступить непосредственно к конкретной реализации задачи, описанной в цели дипломной работы, рассмотрим ряд аспектов функционирования нашего предприятия, а также конкретного отдела - бухгалтерии.

 

1. Аналитическая часть

 

1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области. Краткое описание компании ООО "Алеф", анализ административной и хозяйственной деятельности предприятия

 

1.1.1 Организационная структура объекта управления

Общество с ограниченной ответственностью "Алеф" создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и зарегистрировано Инспекцией Федеральной налоговой службы по Ленинскому району г. Самары 13.04.1999. Юридический адрес ООО "АЛЕФ": 443041, г. Самара, ул. Красноармейская, д.62. "АЛЕФ" является малым предприятием с количеством сотрудников - 20 человек.

Права и обязанности общество приобретает с момента его государственной регистрации. Общество имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Общество самостоятельно определяет сферы своей деятельности, осуществляет планирование и организацию, определяет объем и структуру работ и услуг, определяет условия реализации.

Фирма занимается звуковым, световым и сценическим обеспечением мероприятий, поэтому требуется постоянное пополнение основных фондов (закупка оборудования). Обороты предприятия - в пределах 20 миллионов (условия применения упрощенного налогообложения) в год, основное вложение прибыли - в основные средства.

Мы сдаем в аренду как целые концертные комплексы для проведения грандиозных шоу, так и отдельные единицы оборудования. Грамотный технический персонал обслуживает аппаратуру во время проведения концертов. За эти годы нами осуществлено техническое обеспечение огромного количества мероприятий, среди которых концерты групп "E-Type" в 1999г., "Eiffel 65" в 2000г. "Deep Purpule", Joe Cocker, A-ha, Cesaria Evora, SPACE, Prodigy, E. L. O, Kingdom Come, Glenn Hughes, Nazareth, Rasmus, Soulfly, TaTu, Дмитрий Хворостовский, Tomas Anders, а также туры по городам России группы "Scorpions" и шоу-балета "Rhythm Of The Dance", звезд российской эстрады, тур Аллы Пугачевой в 2005... 2006гг и другие различные концертные и праздничные мероприятия в городах: Самара, Тольятти, Уфа, Пенза, Саратов, Рязань, Оренбург, Уральск, Москва, Волгоград, Казань, Ярославль и др.

В настоящее время "АЛЕФ" также занимается организацией мероприятий "под ключ". Мы берём на себя решение всех вопросов, связанных с техническим обеспечением шоу-программ, включая организацию электропитания, постановку барьеров ограждения и мобильных гримёрных, обогрев площадки в холодное время года. Привлекая наших партнёров, мы способны выполнить заказы по видеотрансляции шоу на проекционных и светодиодных экранах, постановке лазерных и пиротехнических шоу с использованием различных спецэффектов, изготовлению и установке декораций и элементов оформления. Мы также осуществляем координацию деятельности всех задействованных служб на площадке.

Структурно и административно фирма объединяет следующие отделы административно-управленческий аппарата: бухгалтерию, юридический отдел, финансовый отдел, и производственного аппарата: звуковой отдел, световой отдел, сценический отдел (см. рис.1.1):

Все отделы непосредственно подчиняются директору. Непосредственное руководство ООО "Алеф" осуществляет директор. Права и обязанности директора и сотрудников ООО "АЛЕФ" определены должностными инструкциями.

Структура документооборота имеет следующий вид (см. рис.1.2).

 

Рис.1.1 Структура ООО "Алеф".

 

"АЛЕФ" не является производственным объединением, то есть сама не является производителем какой-то продукции, а лишь оказывает услуги по определенному перечню и предоставляет имеющиеся на балансе основные объекты основных средств в арендное пользование. Анализируемый отдел предприятия, где производится разработка и внедрение АСУ - бухгалтерия предприятия. Структура и учетная схема бухгалтерии полностью совпадает со стандартной конфигурацией УСН 1С Бухгалтерии.

Рассмотрим общий подход для анализа организационной структуры предприятия как объекта информационного управления. Он включает:

предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

определение оргштатной и топологической структур предприятия;

определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

 

Рис.1.2 Структура документооборота ООО "Алеф".

 

При этом выявляются функциональные деятельности каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия, см. рис 1.3.

 

Рис.1.3 Структура подхода

 

В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

данные по оргштатной структуре предприятия;

информация о принятых технологиях деятельности;

стратегические цели и перспективы развития;

результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

нормативно-справочная документация;

опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Длительность обследования составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями [1, c.57].

Далее осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

модели “как есть”, представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

модели “как должно быть", интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществляется следующими двумя способами.

Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).

Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов (“жесткий" реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести компания в отдельных случаях недобросовестности (в случае, когда клиентов много, а суммы закупок незначительны).

Построенные модели являются не просто реализацией начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Они представляют собой самостоятельный отделяемый результат, имеющий большое практическое значение, в частности: