Компьютерный учет затрат на производство и выпуска готовой продукции. На примере организации «ЭПОС»

                                              Раздел 2.

                 Особенности компьютерной обработки данных.

     Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.

     Компьютерная обработка данных:

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные

ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.

В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки

операций бухгалтерского учета.

5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

                       Организация компьютерного учета.

     Остановимся на фрагменте рабочего плана счетов, относящемуся к настройке счетов учета затрат на производство и выпуска готовой продукции.

    Рис.1

     Организация аналитического учета на счете 20 - один из важнейших вопросов организации учета затрат на производство. Из настройки плана счетов видим, что учет прямых производственных затрат ведется на счете 20 в аналитическом разрезе видов деятельности и статей затрат. Схема организации аналитического учета на счете 20 показана на рис. 2

     Особенностью прямых затрат является возможность их учета вплоть до конкретной единицы изготавливаемой продукции. На счете предусмотрена организация аналитического учета по видам номенклатуры, что позволяет выявить (калькулировать) себестоимость продукции по каждому виду. В этой связи, учетному работнику предоставляется определенная гибкость в выборе того, что понимать под видом номенклатуры. Это может быть отдельная единица выпускаемой продукции, партии изделий или групп выпускаемой продукции. Конкретное наполнение содержания данного понятия осуществляется на уровне заполнения значений справочника "Виды продукции". Коды и наименования видов продукции могут быть определены бухгалтером исходя из общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции услуг ОК 004-93 (ОКДП), утвержденного постановлением Госстандарта 06 августа 1993 года.

     Помимо информации о себестоимости продукции для эффективного управления производством важно иметь сведения о структуре себестоимости, то есть, из каких элементов она складывается, какая часть приходится на материалы, какая на оплату труда, на обслуживание машин и оборудования. Для этой цели предусмотрена организация аналитического учета по статьям затрат. Перечень статей затрат устанавливается предприятием самостоятельно в зависимости от характера и структуры производства. Установленный на предприятии перечень вводится в справочник "Статьи затрат".

Рис.2 . Организация аналитического учета на счете "Основное производство"

     Согласно п.8 ПБУ 10/99 при учете затрат по основным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по экономическим элементам. Перечень экономических элементов является единым и обязательным для всех предприятий.

     Для того чтобы исключить ручные операции при формировании итоговых данных, можно рекомендовать использовать двухуровневую организацию справочника "Статьи затрат на производство", тогда однородные статьи затрат можно объединять в группы.

     Подобная организация справочной информации позволит формировать стандартные отчеты, содержащие итоговые данные как в целом по группе, так и по статьям, входящим в состав данной группы.

     Третий аналитический разрез используется для группировки затрат по подразделениям (цехам) предприятия.

     Организация аналитического учета на счетах 25 и 26 в разрезе видов изготавливаемой продукции (видов продукции) нецелесообразна, поскольку затраты, учитываемые на этих счетах, не могут быть отнесены на какое-то конкретное изделие. Однако интерес представляет структура затрат по статьям и экономическим элементам. В связи с этим на этих счетах, так же как и на счете 20, установлен аналитический учет по субконто вида "Статьи общепроизводственных затрат". Помимо этого, на счетах предусмотрен аналитический учет по подразделениям предприятия, о чем свидетельствуют, установленные на счетах субконто вида "Подразделения". Схема организации аналитического учета на счетах 25 и 26 показана на рис 3.

Рис. 3 . Организация справочной информации для ведения аналитического учета на счетах общепроизводственных и общехозяйственных расходов

     Хотя на счетах 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы" задано ведение аналитического учета в разрезе субконто "Общепроизводственные затраты", "Общехозяйственные затраты", но данные субконто объявлены оборотными, то есть, учет по ним ведется только по оборотам. Это означает, что остатки на этих счетах в разрезе объектов аналитики не хранятся, а хранятся только обороты. Такой способ использования субконто на счетах затрат на производство избавляет от необходимости при завершении отчетного периода выполнять закрытие счета по каждому объекту аналитики. Отметим еще одну общую особенность видов субконто "Статьи затрат" и "Подразделения": они допускают ввод пустого субконто, то есть при вводе проводок по этим счетам субконто можно не вводить. Это значит, что пользователь на уровне ввода документов и проводок имеет возможность отказаться от учета по любому из этих видов субконто. На последнее следует обратить особое внимание. Дело в том, что затраты, учитываемые на счете 26, в большинстве случаев относятся не к отдельному подразделению, а к предприятию в целом. В таких случаях нет необходимости отнесения затрат на какое-то конкретное структурное подразделение. Например, оплата коммунальных услуг, затраты на оплату труда управленческого персонала было бы не правильно относить на отдельное подразделение.

     Аналитический учет на счете 43 ведется в разрезе номенклатуры выпускаемых изделий (оказываемых услуг) и мест хранения МПЗ. Для этой цели к счету прикреплены субконто двух видов: "Номенклатура" и "Места хранения". Данная настройка позволяет учитывать готовую продукцию на складах вплоть до конкретного изделия. Схема организации аналитического учета на этих счетах показана на рис. 4

     Аналитический учет на счете 40 ведется по видам номенклатуры. Согласно принятой в типовой конфигурации методике учета затрат, фактическая производственная себестоимость в конце месяца списывается с кредита счета 20 в дебет счета 40. Поскольку и счет 20 и счет 40 ведутся в аналитическом разрезе видов номенклатуры, то алгоритмы закрытия отчетного периода обеспечивают списание затрат по каждому виду деятельности. Анализ счета 40 позволяет выявить участки возникновения отклонений себестоимости, что в свою очередь облегчает процесс оптимизации работы всего предприятия по каждому виду деятельности.

Рис. 4 Организация справочной информации для ведения аналитического учета на счетах "Выпуск продукции" и "Готовая продукция"

     В завершении рассмотрения вопросов аналитического учета на бухгалтерских счетах в рамках программы "1С: Бухгалтерия 7.7" хотелось бы обратить внимание читателей на достаточно важный аспект в отношении изменения настроек типовой конфигурации. Программа позволяет строить многообразные схемы аналитического учета на счете производственных затрат, в зависимости от конкретных особенностей предприятия и целей, стоящих перед его учетной системой. Однако, ориентируясь на работу в типовой конфигурации надо с осторожностью подходить к вопросам реорганизации аналитического учета на счетах производственных затрат, поскольку алгоритмы распределения косвенных затрат, списание отклонений от фактической себестоимости продукции, включенные в типовую конфигурацию, ориентированы на определенную организацию аналитического учета. Изменения в аналитическом учете повлекут необходимость внесения изменений и в эти алгоритмы.

                                 Виды продукции (работ, услуг).

     В качестве одного из аналитических разрезов на счете 20 установлено субконто "Виды номенклатуры". Список значений этого субконто представлен в справочнике, который имеет наименование "Виды продукции (работ, услуг)".

     Предприятие "ЭПОС" аналитический учет прямых затрат на производство ведет в разрезе видов деятельности. Виды продукции предприятия ЭПОС представлены в следующей таблице.