Информационные технологии в управлении

Содержание

• Введение 2
• Теоретическая часть 3
• 1. Понятие информации 3
• 2. Характеристика потоков информации 6
• 3. Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении 9
• 4. Внутрифирменная информационная система 12
• 5. Автоматизированная система поддержки управленческих решений 14
• 6. Кодирование информации 18
• 7. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента 19
• Заключение 25
• Список литературы 26

Введение

Коммуникации играют сегодня важную роль. Рабочий день большинства деловых  людей и чиновников Беларуси, проводящих значительную часть времени в  офисах, начинается примерно одинаково. Первым делом, еще до всевозможных совещаний  и планерок, они включают компьютер. Однако не только для работы с документами  или подготовки отчета. Теперь, загрузив ПК, пользователь сначала совершает  одну и туже привычную операцию - подключается к Интернету.

Узнать о самых последних  событиях на новостных сайтах, отправить  договор по электронной почте  деловому партнеру - вот новые занятия, которые многие занимаются каждое утро благодаря развитию телекоммуникаций.

Именно современные информационные технологии, с одной стороны, упростили  нашу жизнь, с другой - резко повысили ее ритм. Более того, достижение нынешних успехов в белорусской экономики во многом определила телекоммуникационная отрасль.

В настоящее время она полностью  соответствует мировому уровню: скорости, качество связи, устойчивость соединения с Интернетом в Беларуси ничуть не хуже, чем в Западных странах.

Сеть передачи данных, благодаря  которой мы имеем доступ во "всемирную  паутину", к электронной почте, удаленным базам данных, построенная  по всей стране национальным оператором электросвязи Белтелеком, способно обеспечить любые потребности в передачи информации.

Информационные технологии играют так же важную роль в деле дебюрократизации и внедрения принципа "одного окна". Чем больше граждан будут иметь постоянный доступ в Интернет, тем меньше им придется стоять в очередях за справками и разрешениями.

Теоретическая часть

1. Понятие информации

Коммуникации являются одной из двух связующих функций менеджмента. Без циркулирования информации управление вообще невозможно.

Информация - это данные, несущие  новизну и полезность. Это основное условие конкурентной способности  организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических  лицах, передовой технологии, Экономической  и финансовой ситуациях. Понятие " информация " имеет смысл лишь при наличии источника (информатора) и получателя. Информация - это преобразованные  в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными  и полезными для конкретных пользователей.

В современных условиях информация превратилась в важнейший интеллектуальный ресурс, целенаправленная обработка  которого, называемая информационной технологией позволяет резко  повысить обоснованность и эффективность  применяемых методов экономического развития на уровне предприятия, региона, страны. Специалист экономического профиля (предприниматель, банковский служащий, работник управленческих отделов государственного предприятия) может рассчитывать на перспективы успешной деятельности только в том случае, если имеет  представление о сущности, особенностях и возможностях информационной технологии, а также обладает хорошими практическими  навыками ее использования.

При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации определяется символами, числом знаков, букв и т.д. Объем воспринимаем информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличии от товара при передаче остается и у источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение  полезной и фоновой информации. Фоновая  информация нужна для лучшего  восприятия полезной информации через  улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания  ценностей. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как "сухая". При обилии фоновой  информации говорят, что в ней  много "воды".

Открытость информации характеризует  возможность ознакомления различным  группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному  кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточному большому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранении ее тайны от работников других предприятий.

Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Эффективность  деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой  информации оказывается главной  причиной ошибок менеджеров.

Если источником сообщения выступает  субъект управления, то говорят об управленческой информации.

Управленческую информацию различают  как:

исходную, она кладется в основу принятия решений;

организационную, она используется при реализации решений;

регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

учетно-контрольную, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию классифицируют по различным принципам:

характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т.д.);

времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);

принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятия  и т.д.);

степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

Служба информационного обеспечения  предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

ранжирование поступающей в  фирму информации;

экстренное оповещение менеджеров;

сбор текущей информации о состоянии  фирмы, ее подразделений и ресурсов;

оценка тенденций и состояния  фирмы, ее подразделений и ресурсов;

контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;

анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;

контроль движения заказов по структурным  подразделениям фирмы;

поддержание справочной системы руководителей;

ведение электронного архива;

поддержание экспертных систем для  принятий решений руководителями;

подготовка отчетных и плановых документов;

поддержание системы контроля исполнения распоряжений;

обработка информации по стандартным  алгоритмам;

поддержание электронной почты.

Общедоступные мировые информационные ресурсы представляются прежде всего по системе Интернет. Основные сегменты информации - это базы данных для массового пользования, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя.

2. Характеристика потоков  информации

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости  от вида деятельности, в которой  используется, может классифицироваться как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая  и т.д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требование к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии в обработке.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном  виде, получила название "данные". Информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находится в статическом  или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее  длительным организованном хранении и накоплении в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного

класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации - это ее движение в процессах  коммуникации по каналам связи в  виде информационных потоков.

Поток информации характеризуется  несколькими параметрами:

формой представления;

объемом в единицу времени (интенсивностью);

максимальной интенсивностью;

задержками в передаче;

избыточностью;

дублированием;

нестабильностью;

погрешностью.

Основными операциями с информацией  являются сбор, регистрация, предварительная  обработка, итоговая обработка. Сбор и  регистрация информации определяются периодичностью поступления данных, возможностью появления ошибочных  данных, способом отражения данных. Предварительная обработка информации - это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Это стадия характеризуется  временем проведения, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении  информации из различных периодов, оптимизационной выборке части  сведений и т.д.

Полное представление о потоках  информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом  видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа  и порции информации с указанием  наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для  отдельно подразделения системы  управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.

Специальными понятиями, используемыми  при анализе информации, являются символ, реквизит, запись, массив, база данных.

Символ - элемент описания информации, в качестве которого используют буквы, цифры, знаки.

Реквизит - законченный неделимый  информационный объект. Совокупность реквизитов, образующая законченное  информационное сообщение, называют записью. Совокупность записей образует массив.

База данных - это комплексная  упорядоченная информационная характеристика объекта или функциональной области, дополненная процедурами работы с информацией. Для массива информации, лежащей в основе базы данных, предусматриваются  процедуры накопления, обновления, корректировке, выборки и дозирования  данных, защита от несанкционированного проникновения и исправления. Примерами  баз данных на предприятии являются данные по персоналу, оборудованию, запасам  и т.д.

Для оценки организации информационных потоков используются несколько  путей:

Формализованное изучение. Каждый документ представляет собой совокупность реквизитов, на основе чего строится информационная модель, выявляются дублирование и  избыточность.