Учетная кадровая документация

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно  с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях  и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

Значимость личной карточки заключается в том, что при  утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.

Личная карточка заполняется  только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя  отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих  документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

- паспорта;

- документа об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- трудовой книжки (для  совместителей – копии трудовой  книжки);

- страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- документов воинского  учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма  личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. «Общие сведения»;

II. «Сведения о воинском  учете»;

III. «Прием на работу  и переводы на другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение квалификации»;

VI.»Профессиональная  переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет  право в соответствии с законодательством»;

X. «Дополнительные сведения»;

XI. «Основание прекращения  трудового договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения»  указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество  указываются на основании паспорта  и записываются полностью и  разборчиво.

При этом обязательно  заполняются и зоны кодирования  информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО – «Общероссийский  классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации  от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО – «Общероссийский  классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР – Постановление  Госстандарта Российской Федерации  от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и  введении в действие общероссийского  классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2. Дата и место рождения  устанавливается на основании  паспорта или иного документа,  удостоверяющего личность, и записывается  полностью, например: «12 декабря  1964 года». Соответственно код  указывается следующим образом: 12.12.1964.

3. Гражданство записывается  без сокращения. Запись гражданства  и ее кодирование производится  в соответствии с ОКИН, они  могут быть следующими:

·   гражданин Российской Федерации — 1;

·   гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

·   иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;

·   лицо без гражданства — 4.

4. Степень знания языка  при заполнении пункта 5 «Знание  иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН — 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН — 1).

5. Все сведения об  образовании (квалификация, направление  или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование  кодируется следующим образом:

·   начальное (общее) образование — 02;

·   основное общее образование — 03;

·   среднее (полное) общее образование — 07;

·   начальное профессиональное образование — 10;

·   среднее профессиональное образование — 11;

·   неполное высшее образование — 15;

·   высшее образование — 18;

·   послевузовское образование — 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для  заполнения сведений об образовании  предназначены в форме №Т-2 для  указания сведений об окончании второго  образовательного учреждения.

6. Профессия (основная) указывается полностью на основании  штатного расписания и приказа  (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе  документов, подтверждающих приобретение  второго образования, специальности.  Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

7. Стаж работы (общий,  непрерывный, дающий право на  надбавку за выслугу лет, дающий  право на другие льготы, установленные  у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.

8. Состояние в браке  записывается и кодируется в  соответствии со следующими возможными  значениями в соответствии с ОКИН:

·   никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;

·   состоит в зарегистрированном браке – 2;

·   состоит в незарегистрированном браке — 3;

·   вдовец (вдова) — 4;

·   разведен (разведена) — 5;

·   разошелся (разошлась) — 6.

9. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации  и статьи 1142 Гражданского кодекса  Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

10. Паспортные данные  указываются в точном соответствии  с паспортом.

11. Место жительство (по  паспорту) указывается на основании  паспорта, фактическое – со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

Документами, на основании  которых заполняется раздел II «Сведения  о воинском учете», являются:

·   военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

·   удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:

пункт 1 «Категория запаса»  на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или  «солдаты», «матросы» и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях  наличия мобилизационного предписания  и (или) штампа о выдаче и изъятии  мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное  время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение  ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными  ограничениями), В (ограничено годные к  военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных  документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или  гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского  учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу  второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы  №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться  с особой аккуратностью, так как  они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника  в организации и должны соответствовать  записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.

Данные о повышении  квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.

При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания»  необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

В разделе VIII. «Отпуск» ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых  работнику в период работы у данного  работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

В разделе IX указываются  социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с  законодательством.

Личные карточки уволенных  сотрудников формируют в самостоятельное  дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.