Учетная кадровая документация

Вторичные учетные  документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

- обеспечение полноты,  достоверности и динамичности  информации в работе с кадрами;

- обеспечение оперативного  хранения кадровых документов;

• обеспечение эффективного поиска кадровых доку
• ментов.

Вторичные учетные документы  включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров.

Регистрационные формы  ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие  виды регистрационных форм:

- регистрационно-контрольные  карточки (РКК);

- регистрационные журналы  (книги);

- экранные формы (при  использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

 

 

 

 

 

В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы и сроки их хранения:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов <*>	Примечание
1	2	3	4
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
358	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
	б) работников, направленных в командировки	5 лет
	в) военнообязанных	3 года
	г) отпусков	3 года
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет
	ж) выдачи справок о  заработной плате, стаже, месте работы	3 года
	з) выдачи командировочных  удостоверений	5 лет

 

 

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

- журнал учета совместителей;

- журнал учета поощрений  и взысканий;

- журнал регистрации  приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной  платы и другое;

- журнал учета больничных листов и другое.

В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).

Там же разъясняется, что:

«регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах».

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.

В индексе документа  соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных  частей: порядковый регистрационный  номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные  части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации.

Дублирование информации в формах учета повышает уровень  ее сохранности и облегчает поиск  нужных документов.

Учет документа с  проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

На основе анализа  положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:

1. Документы регистрируются  один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

2. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не  регистрируется.

3. Регистрация документов  производится в пределах групп,  в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).

4. Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой группы.

5. Место регистрации  документа закрепляется в инструкции  по делопроизводству или ином  локальном нормативном акте.

6. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.

Документация  по учету рабочего времени.

Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Законодатель возлагает  на работодателя обязанность вести  учет времени, фактически отработанного  каждым работником.

Учет использования  рабочего времени необходим в  следующих целях:

·   обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);

·   учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;

·   составление статистической отчетности по труду.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Отсутствие оформленных  в соответствии с действующим  законодательством документов по учету  рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

При ведении Табеля учета  использования рабочего времени  целесообразно руководствоваться  следующими правилами:

·   Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;

·   Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;

·   Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

·   Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.

Если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, то в  форме №Т-12 допускается применение раздела «Учет рабочего времени» в качестве самостоятельного документа и раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» не заполняется. Форма №Т-13 применяется только для учета рабочего времени.

Затраты рабочего времени  учитываются в Табеле, либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.

Зоны кодирования информации в формах №Т-12, №Т-13 заполняются  в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКУД и ОКПО.

При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие  условные обозначения:

Условные обозначения	Код
	Буквенный	Цифровой
Часы работы (дневные, вечерние)	Я	01
Ночные часы работы	Н	02
Часы работы в выходные, праздничные  дни	РП	03
Сверхурочные часы работы	С	05
Служебная командировка	К	10
Ежегодный оплачиваемый отпуск	ОТ	14
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором	ОД	15
Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации и другие	У	16
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без  отрыва от производства с частичным  сохранением заработной платы	УВ	17
Дополнительный отпуск в связи  с обучением без сохранения заработной платы	УД	18
Отпуск по беременности и родам	Р	19
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый  по уходу за ребенком	ОЧ	20
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику  по уходу за ребенком	ОЖ	21
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации	ДО	22
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных  законодательством	ОЗ	24
Временная нетрудоспособность (кроме  случаев, предусмотренных кодом  «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности	Б	25
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и так далее)	Т	26
Часы сокращения работы рабочим  и служащим против установленной  продолжительности рабочего дня  в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	27
Простои не по вине работника	ВП	28
Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)	Г	29
Прогулы (отсутствия на рабочем месте  без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)	ПР	31
Неотработанные часы в связи  с работой в режиме неполного  рабочего времени по инициативе администрации	НС	32
Выходные дни (для еженедельного  отдыха) и праздничные дни	В	33
Забастовка (при условиях и в  порядке, предусмотренном законом)	ЗБ	34
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства)	НН