Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ»

    Текст основной части протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел оформляется в стандартной форме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ».

    Слово «СЛУШАЛИ» печатается прописными буквами  на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня.

    После слова «СЛУШАЛИ» ставится двоеточие. Инициалы и фамилия докладчика пишутся на следующей строке в именительном падеже с красной строки и подчеркиваются.

    После фамилии ставится тире и печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Если доклад представлен, то в  протоколе отмечается: «Доклад (или тезисы доклада) прилагается». В противном случае в протоколе надо кратко изложить основные положения доклада.

    Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается прописными буквами с красной строки, после  чего ставится двоеточие. Фамилии и  инициалы выступающих необходимо писать в именительном падеже с красной строки и пдчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается текст (или изложение) выступления.

    Если  решение принято без обсуждения, то раздел «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе  опускается.

    Слово «РЕШИЛИ» должно печататься прописными буквами с новой строки от нулевого положения табулятора. Протокольные решения должны излагаться в повелительной форме краткими точными фразами. Каждый пункт протокольного постановления нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

    Если  протокол фиксирует решение об утверждении  того или иного документа, то утверждаемы  документ должен прилагаться к протоколу  с указанием номера и даты.

    Протокол  подписывается председателем и  секретарем коллегиального органа.

    Дата  протокола должна соответствовать дню проведению заседания коллегиального органа.

    Валовая нумерация протоколов заседаний  ведется с начала календарного года. 

Служебная записка

    Служебная записка — внутренний документ, не выходящий за пределы Общества, адресованный руководству Общества или подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса аналитического или информационного характера с выводами и предложениями составителя.

    Служебные записки подготавливаются в двух экземплярах (один из которых является визовым) на имя руководства Общества или подразделений по различным вопросам деятельности, решение которых требует документального подтверждения.

    Запрещается использовать служебные записки  для решения вопросов деятельности структурного подразделения, подготовленные подразделением, входящим в состав этого структурного подразделения (например, начальником отдела на имя начальника управления).

    Записка визируется на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра, остающего  в деле, ниже места, отведенного для подписи, руководителем подразделения-исполнителя, советниками президента-генерального директора и вице-президентами в части курируемых вопросов, управляющими делами президента-генерального директора — директором департамента (при адресовании записки президенту-генеральному директору).

    Служебные записки, затрагивающие вопросы, которые  находятся в ведении других подразделений, должны согласованы с их руководством.

    После согласования записки подписываются  и регистрируются в подразделении  исполнителя.

    Служебные записки президенту-генеральному директору  докладываются через Серкетариат.

    Визовые экземпляры записок после их подписания передаются исполнителям для формирования соответствующих дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

    Подлинные экземпляры служебных записок со справками об исполнении, снятии с контроля, отметками, росписями об ознакомлении в подразделениях, ответственных за их исполнение, хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел подразделения. 

2.4 Документы по личному  составу

    Главной функцией отдела кадров ОАО «АВТОВАЗ»  является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  отделом кадров, входят первичные, учетные, распорядительные, личные и другие документы.

    Самой значительной и важной является документация, связанная с процессом движения кадров в Обществе. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и увольнении персонала. В состав этой документации входят также документы по формлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и другие. Ниже рассмотрим оформление основных документов, связанных с движением кадров. 

Документация, используемая при  приеме на работу

    Прием на постоянную работу нового работника  сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рис. 2).

 

 

 

 Рис. 2 Последовательность документирования при приеме 

    Согласие  на прием работника дает будущий  непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного  заявления будущего работника по следующему примеру: 

                                                   Директору_____________________

                                                                            ^{(наименование структурного  подразделения)}

                                                   от Фамилия, Имя, Отчество

                                                   адрес 
 

заявление. 

Прошу принять меня на работу на должность ___________________ в ___________________.

                                                                                                                                                   ^{(указывается должность)                                  (производство, цех)}

  

                                                   Подпись___________________

                                                   Дата 

Виза  руководителя подразделения

о согласии с указанием способа оплаты

Дата  (подпись)   И.О.Фамилия 

    Анкета  — составляется собственноручно при оформлении на работу в Общество. Записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором по труду отдела кадров, заверяются его подписью, печатью.

    Анкета  включает в себя вопросы по следующим  пунктам:

• фамилия, имя, отчество;
• отметки об изменении фамилии;
• год, число и место рождения;
• гражданство;
• образование (с указанием оконченных учебных заведений, номеров дипломов, специальности по диплому, квалификации по диплому);
• ученая степень, учебное звание, когда присвоены, номера дипломов;
• владение иностранными языками;
• выполняемая работа с начала трудовой деятельности;
• седения о родственниках;
• отношение к воинсокй обязанности, воинское звание;
• домашний адрес и номер телефона;
• паспорт (номер, серия, кем и когда выдан);
• дополнительные сведения.

    К анкете необходимо приложить фото. 

    Трудовой  договор заключается между ОАО «АВТОВАЗ» и устраиваемым работником. В соответствии со ст. 18 Кодекса законов о Труде Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на времы выполнения конкретной работы. Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются ОАО «АВТОВАЗ». В договоре могут быть предумотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

    По  истечении срока действия договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из стороны не потребовала  прекращения трудовых отношений.

    Приказ  о приеме на работу оформляется двумя документами: приказ о приеме и приказ по организации о зачислении работника на определенную должность с указанием даты начала работы и оклада.

    Работник  отдела кадров на основании приказа о зачислении на работу заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия окрывает лицевой счет.

    Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности работников ОАО «АВТОВАЗ». Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

    Заполнение  трудовых книжек производится на русском  языке и производится впервые  в отделе кадров ОАО «АВТОВАЗ»  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу.

    В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальноссть;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на лругую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством  (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.п.);
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

    Взыскания в трудовую книжку не записываются.

    Личная карточка (форма № Т-2)— основный учетный документ. Заполняется на всех работников ОАО «АВТОВАЗ» всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании опроса работника.

    Срок  хранения карточек Т-2 — 75 лет.

    Личное  дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу в ОАО «АВТОВАЗ». Все документы, относящие к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

    Личные  дела в ОАО «АВТОВАЗ» заводятся  только на руководящий состав и ведущих  специалистов. Для остальных работников ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

    В состав личного дела входят следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• характериситики на работника;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• различные справки, относящиеся к данному работнику.

    Личные  дела выдаются во временное пользование  только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся работниками отдела кадров, ответственными за их ведение.

    Личные  дела уволенных или умерших работников передаются в архив и хранятся там 75 лет.