Документ: понятие и виды

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в заф  иксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага и т.п. Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных  носителях по установленным правилам называется документированием и  представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие  нормы законодательства, компетенцию  автора и соблюдать общегосударственные  правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Документы различают:

• По назначению
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
• и др.
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки  документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации  обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Документы могут  выполнять следующие функции, которые  условно принято разделять на три блока:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
• Функции, обеспечивающие процесс управления
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции  документа:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции  документа:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

 

 Термин «документ» происходит от латинского слова и означает «доказательство» или «свидетельство». Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Бланки приказов с изображением эмблемы или товарного знака организации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при выполнении конкретного приказа.

Бланки приказов государственных органов и организаций  с изображением Государственного герба  Республики Казахстан должны изготавливаться  только полиграфическим способом и  подлежат строгому учету (раздел 1 СТ РК 1042-2001 и параграф 11 Типовых правил документирования).

Для придания распорядительным документам юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов.

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых  реквизитов или неправильное оформление может привести  к тому, что распорядительный документ не будет иметь значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с распорядительным документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение распорядительного документа, являются:

• ·официальное название организации (должностного лица) – автора документа;
• ·наименование вида документа;
• ·дата документа;
• ·регистрационный номер документа;
• ·текст;
• ·подпись;
• ·печать.

Дата документа – один из важнейших реквизитов распорядительного документа. Отсутствие даты на распорядительном документе делает его недействительным.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности распорядительного документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным распорядительным документом организации.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа, за всё возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи  предоставляется определенным лицам  и может быть закреплено в:

• ·уставе организации;
• ·положении об организации (о структурном подразделении);
• ·инструкции по делопроизводству;
• ·должностной инструкции работника;
• ·приказе о распределении обязанностей.

Распорядительные  документы подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его заместитель.

Исполнительные  органы ТОО и АО в лице их руководителей в соответствии со статьей 52 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года №220 «О товариществах с ограниченной ответственностью» и статьей 60 Закона Республики Казахстан от 13 мая 2003 года № 415 « Об акционерных обществах» наделены полномочиями:

1) выдавать доверенности  на право представления товарищества  или общества в его отношениях  с третьими лицами;

2) осуществлять  прием, перемещение и увольнение  работников на основании приказов;

3) в случае  своего отсутствия возлагать  исполнение своих обязанностей  на одного из членов исполнительного  органа.

Возложение исполнения обязанностей в случае отсутствия руководителя исполнительного органа на одного из членов исполнительного органа должно быть оформлено соответствующим  распорядительным документом – приказом.

Подпись ставиться  на оригинале распорядительного  документа (приказ, распоряжение, указание) и включает в себя:

• ·наименование должностного лица, подписавшего документ;
• ·официальное наименование организации (если приказ оформлен не на бланке);
• ·личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Следует иметь  в виду, что распорядительный документ может быть подписан исполняющим  обязанности руководителя организации, но с указанием его конкретной должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «за», надписи от руки «зам.» или косой черты (дроби) перед наименованием должности.

Распорядительные  документы должны подписываться  светостойкими чернилами. Не допускается  подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

Печать – юридически значимый реквизит, он применяется в целях заверения подлинности подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует  о подлинности распорядительного  документа, принадлежности распорядительного  документа к указанной на печати организации.

Распорядительные  документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Распорядительные документы, исполненные  на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных  законодательством Республики Казахстан.

Для того чтобы  копия распорядительного документа  на бумажном носителе имела юридическое  значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью  проставляется реквизит «Отметка о  заверении копии», который включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию. Личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Руководствуясь  пунктом 52 Типовых правил, языком делопроизводства в организации должен являться государственный  язык, наравне с  казахским должен употребляться русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», могут применяться и другие языки.

При этом, создавая документ на государственном языке, должен одновременно создаваться аутентичный  документ на другом языке, каждый из которых должен печататься на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляться едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным  номером;

3) грифом ограничения  доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о  наличии приложения;

6) подписью одного  и того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об  исполнении;

10) печатью.

При заключении трудового договора на должности, связанные  с материальной ответственностью, рекомендуем  предусмотреть визу бухгалтера.

Специалист по кадрам (менеджер по персоналу) после  подписания приказа первым руководителем  организации должен зарегистрировать его в соответствующей регистрационно-учетной  форме.

Приказ о приеме: