Документ: понятие и виды

Прием на работу должен оформляться актом работодателя – приказом (распоряжением) после  заключения трудового договора. Текст приказа должен соответствовать тексту и основаниям трудового договора.

После издания  приказа о приеме на работу специалист кадровой службы обязан ознакомить работника  с приказом в трехдневный срок. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на лицевой или  оборотной стороне оригинала  приказа подписи работника, расшифровки  подписи и даты.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника  с правилами внутреннего трудового  распорядка в организации, иными  актами работодателя, имеющими отношение  к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором.

Работодатель  обязан по требованию работника выдать ему надлежаще заверенную копию  приказа а приеме на работу.

При приеме на работу может быть предусмотрено условие  об испытательном сроке, которое  указывается в трудовом договоре, а не в приказе. При отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном  сроке считается, что работник принят на работу без испытательного срока.

При оформлении текста приказа о приеме на работу указывается:

1) Фамилия, имя,  отчество работника (полностью);

2) Должность (специальность,  профессия);

3) Наименование  структурного подразделения;

4) Дата заключения  трудового договора.

Реквизит приказа  о приеме на работу «Основание» должен содержать дату и номер трудового  договора.

Датой приказа  является дата его подписания руководителем  организации.

После подписания приказа руководителем организации  специалист по кадрам регистрирует его  в журнале регистрации приказов по личному составу.

Приказ о приеме на работу остается в кадровой службе.

Дальнейшие действия специалиста по кадрам (менеджер по персоналу) следующие:

• в трехдневный срок обязан ознакомить работника с приказом. Работник ознакомление с приказом удостоверяет своей личной подписью;
• готовит заверенные копии приказа, один экземпляр помещает в личное дело работника, другой передает в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер (при необходимости) и на него открывается лицевой счет;
• на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку работника (форма-Т2);
• на основании приказа о приеме на работу вносится запись в трудовую книжку.

Прекращение трудового  договора должно оформляться актом  работодателя (приказом или распоряжением), за исключением прекращения трудового  договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания  безвестно отсутствующим) работодателя – физического лица и прекращения  трудового договора с домашними  работниками.

Приказ о расторжении  трудового договора:

В соответствии со статьей 51 трудового кодекса РК основаниями прекращения трудового  договора являются:

1) расторжение  трудового договора по соглашению  сторон;

2) истечение срока  трудового договора;

3) расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя;

4) расторжение  трудового договора по инициативе  работника;

5) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

6) отказ работника  от продолжения трудовых отношений;

7) переход работника  на выборную работу (должность)  или назначение его на должность,  исключающую возможность продолжения  трудовых отношений, кроме случаев,  предусмотренных законами Республики  Казахстан;

8) нарушение условий  заключения трудового договора;

9) основания,  предусмотренные в трудовом договоре, заключенном с руководителем  исполнительного органа работодателя.

Проект приказа o расторжении трудового договора по инициативе работника составляется специалистом по кадрам (менеджером по персоналу) в текстовой форме на бланке приказа на основании заявления работника.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «расторгнуть». Далее указываются: фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное подразделение, основание прекращения трудового договора статья 51 (с указанием пункта основания расторжения) в соответствии с Трудовым кодексом РК.

Проект приказа  о расторжении трудового договора визируют специалист по кадрам (менеджер по персоналу), руководитель структурного подразделения, из которого увольняется  работник, юрист, если расторжение производится по инициативе работодателя.

Руководитель  организации подписывает приказ, специалист по кадрам (менеджер по персоналу) датирует и регистрирует приказ в  журнале регистрации приказов по личному составу.

Подлинник приказа  о расторжении трудового договора остается на хранении в кадровой службе. На его основании специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии  приказа, один из которых передает в  бухгалтерию для выплаты сумм, причитающихся работнику от работодателя, второй, вместе с заявлением о расторжении  трудового договора, помещает в личное дело работника, третий вручает работнику  либо направляет ему письмом с  уведомлением в трехдневный срок.

Личное дело работника  закрывается делопроизводством  и перекладывается в картотеку  личных дел уволенных сотрудников.

Сведения о  расторжении трудового договора специалист по кадрам (менеджер по персоналу) заносит в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

При прекращении  или расторжении с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о  работе (прием, перевод, прекращение  или расторжение трудового договора), награждениях и поощрениях за время  работы у работодателя и заверяют подписью работодателя (руководителя организации), печатью организации.

Работодатель  выдает работнику трудовую книжку в  день прекращения трудового договора с внесенной в нее записью  о прекращении трудового договора (ст. 63 Трудового кодекса РК).

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), издаются в соответствующей  форме совместного решения, которое  имеет правовую силу распорядительного  документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных  подразделений документов вышестоящих  органов или документов других организаций  осуществляется в форме, установленной  автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных  органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной  положением об этих органах.

Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться  с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются  замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются  в протоколах. Протоколы оформляются  на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов  докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма, как  правило, должны составляться в том  случае, когда невозможен или затруднен  бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться  в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости  с общественными организациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами  и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической  службой;

со службой  документационного обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или  заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися  в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания правового акта, или когда содержание документа  затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными  объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

с общественными  организациями — при необходимости  или в случаях, предусмотренных  документами этих органов;

с органами, осуществляющими  государственный надведомствен-

ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,

противопожарный и т.д;);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетен

ции в случаях, когда законодательством предусматривается воз

можность совершения управленческих действий только с разре

шения этих органов.

Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера,

служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате

риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и

расчетные обязательства  с другими организациями, подписывают

руководитель  организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Со

вместные документы нескольких организаций подписывают руко

водители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены

комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов  под

писываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае

мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по

рядке, имеют одну подпись.

Право подписи  распорядительных документов в форме  указа

ний или распоряжений может предоставляться заместителю руко

водителя, главному инженеру, руководителям структурных под

разделений

Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное  лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают  председательствующий на заседании  коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные  записки, справки и другие документы  информационного, справочного или  аналитического характера могут  быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы  не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной  инструкцией.

Существуют также  документы-приложения. Они могут  быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.