Документ: понятие и виды

На приложениях  к распорядительным документам и  приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в  правом верхнем углу печатают:

Приложение

к

(указывается  документ)

от        №       

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его  даты и номера. Состав реквизитов и  порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям  унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет  переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты  письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения  наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут  создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических  возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них  проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно  по каждому виду бланков. Учет ведет  делопроизводственная служба в регистрационно-учетной  форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в  журнале записывают:

- наименование вида  бланка;

- дату поступления;

- номер сопроводительного  документа;

- наименование предприятия-изготовителя;

- серию и номера гербовых  бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации  бланков:

- наименование вида  бланка;

- количество экземпляров;

- серию и номера бланков;

- наименование структурного  подразделения;

- фамилию и инициалы  должностного лица-получателя;

- расписку в получении;

- примечание (отметка об  уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков  оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные  на гербовом бланке и предназначенные  для рассылки в другие организации  или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации  в крупных управленческих аппаратах  создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения  имеет право подписи. В бланках  структурного подразделения его  наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается  ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено  государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В  первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается  располагать ограничительные отметки  в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных  реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и  др.), а также для фальцовки  и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными  для страны и обязательны при  проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

- размещение на бланке  только сокращенного наименования  организации – автора документа,  отсутствие сведений о ведомственной  принадлежности и организационно-правовой  форме;

- составление бланка  на двух языках, но с различной  формацией об организации –  авторе;

- «украшение» бланка  рисунками, которые можно принять  за эмблему;

- размещение на бланке  справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих  данным государственной регистрации;

- произвольного расположения  реквизитов бланка, не соответствующих  требования государственного стандарта;

- размещение дополнительных  элементов в оформлении (лишние  линии, штрихи, вензеля, другие  «художественные» украшения);

- размещение реквизитов на бланках организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления  документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие  документы изготавливаются на пишущих  машинках или компьютерах. Документы  должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также  придает документам официальный  характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты  документа (кроме текста), которые  состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты  отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого  отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа  на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила  размещения реквизитов на документе  и оформления документа сводятся к следующему:

- От границы  левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер  его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его  в дело», наименование должности  в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- Отступив пять  печатных знаков от границы  левого поля, печатают начало  абзацев.

- отступив 32 печатных  знака – реквизит «адресат».

- Отступив 40 печатных  знаков – реквизиты «гриф ограничения  доступа к документу» и «гриф  утверждения».

- Отступив 48 печатных  знаков, печатают инициалы и фамилию  должностного лица в реквизите  «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные  средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия  в своих функциональных возможностях12.

2. ОФОРМЛЕНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в  сфере управления, вне зависимости  от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система  организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается  около 40 видов организационно –  распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные  документы – уставы, положения,  инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные  документы – постановления, решения,  распоряжения, приказы по общим  вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки,  справки, акты;

- документы по  личному составу – приказы  по личному составу (трудовые  договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые  книжки).

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач  предприятия.

Приказ – это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок  деятельности предприятия, решение  поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта  приказ включает следующие стадии:

- изучение сущности  вопроса, знакомство с законодательными  актами и другими документами,  издававшимися по этому вопросу,  проработка информационно0справочных  документов предприятия (справок,  отчетов, писем);

- подготовка текста  документа;

согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения  исполнителей.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части  излагают факты, раскрывающие причину  и цели, послужившие основанием для  издания приказа. Если в основу приказа  положен документ государственных  органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть  начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование  должности, инициалы и фамилия  или структурное подразделение,  организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа  формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа – это  дата его подписания, начало его  действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие –  заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в  проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Подготовку приказа, как  правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Внесение изменений  и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения  организации, должностные лица, которых  касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителем  структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими  за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Может осуществляться и  внешнее согласование с разными  организациями, если приказ затрагивает  их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными  организациями.

Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.