Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ»

 

    Штатное расписание оформляется на общем  угловом бланке ОАО «АВТОВАЗ». 
 
 
 

    

2. Распорядительные  документы

 

Приказ

    Приказ  — распорядительный документ (правовой акт), издаваемый на правах единоналичия президентом-генеральным директором или лицом, его замещающим, и фиксирующий принятые им решения по наиболее важным вопросам функционирования Общества.

    Проекты приказов в ОАО «АВТОВАЗ» подготавливаются на бланке установленной формы (СТП 37.101.9798) в одном экземпляре на основании указаний президента-генерального директора подразделениями, в ведении которых находятся порученные для включения в проект приказа производственные вопросы, а также в инициативном порядке. В этом случае подразделением готовится служебная записка на имя президента-генерального директора, подписываемая вице-президентом или лицом, непосредственно ему подчиненным.

    Структура текста приказа должна обеспечивать развитие темы правового регулирования. Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части излагается цель (или основание) издания приказа. Вступительная часть заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

    В распорядительной части упоминание целей, оснований издания приказа не допускается. Текст распорядительной части приказа содержит перечисление предписываемых действий, подразделяется на пункты, подпункты и абзацы, нумеруется арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт приказа должен содержать одно нормативное предписание, исполнителя, срок исполнения.

    Выделение отдельных слов или фраз прописными буквами, курсивом, подчеркиванием или  другими способами в тексте приказа  не допускается.

    Изменения, дополнения действующих приказов проводятся только приказом.

    К проекту приказа прилагаются  утверждаемые им положения, правила, материалы  в виде перечней, планов, таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков  и иных документов.

    Приказ  печатается на бланке установленного образца в соответствии с СТП 37.101.9798.

    Подписанные приказы должны регистрироваться и  рассылаться на исполнение в день подписания или в начале следующего рабочего дня.

    Регистрация, размножение и рассылка осуществляется отделом документационного обеспечения  управления Секретариата.

    Приложения к приказу могут рассылаться ограниченному числу должностных лиц, что отражается в реестре рассылки.

    Подлинные экземпляры кадровых приказов хранятся в Секретариате. 

Распоряжение

    Распоряжение  — правовой акт, издаваемый  единолично президентом-генеральным директором и вице-президентами. Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

    Проекты распоряжений подготавливаются на бланке установленной формы (в соответствии с СТП 37.101.9798) на основании указаний руководства Общества или в инициативном порядке структурными подразделениями по направлению их деятельности. Основание для подготовки проекта распоряжения указывается до его согласования.

    Оформление проекта распоряжения, его структура аналогичны оформлению и структуре приказа. Вводная часть распоряжения заканчивается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

    Порядок визирования аналогичен порядку  визирования приказов. 
 
 
 

    2.3 Информационно-справочные документы

    Эти документы содержат информацию о  фактическом положении дел, что  служит основанием для принятия решений  и издания распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. 

Письмо

    Письмо  — обобщенное название различных  по содержанию документов, используемых для передачи информации при осуществлении взаимодействия с организациями и предприятиями, а также с отдельными гражданами.

    Письма  печатаются в двух экземплярах (визовой  и подписной) на стандартных бланках  писем или на чистых листах бумаги, как сопроводительные письма, как  ответы на запросы различных организаций и частных лиц, как инициативные письма.

    Тексты  ответных писем должны точно соответствовать  заданиям, зафиксированным в резолюции  руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

    Письма  печатаются на стандартных бланках  формата А4 (СТП 37.101.9798).

    Письмо, как правило, не занимает более одной  страницы. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

    Текст письма не должен допускать нескольких толкований, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут  рассматриваться в одном структурном  подразделении организации-адресата.

    Если  письмо оформлено на бланке президента-генерального директора, то текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

    Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем  устанавливается в положениях о  структурных подразделениях Общества, должностных инструкциях и Положении о порядке подписания служебных документов должностными лицами Общества.

    Письмо  в адрес иностранного корреспондента составляется на русском языке в  первом лице от имени подписывающего документ или в третьем лице от имени Общества и печатается на бланке установленного для переписки с иностранными корреспондентами образца (в соответствии с СТП 37.101.9798).

    В обращении принято употреблять  слово «Уважаемый».

    После обращения идет текст, в большинстве  случаев начинающийся вежливым приветствием: «Имею честь...».

    В письмах могут использоваться такие  виды комплиментов: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «С уважением».

    Под текстом письма справа ставится личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, с расшифровкой его подписи и указанием наименования должности без указания наименования Общества.

    При отправке документов иностранным корреспондентам  почтой на деловом (визовом) экземпляре делается соответствующая отметка, которая заверяется подписью исполнителя документа. 

Телеграмма, телефонограмма, факс

    Эти документы выделены в отдельную  группу в связи со способом их передачи.

    Телеграммы  бывают различных категорий: правительственные, срочные, вне категории (простые); телеграммы-доверенности.

    Текст документа предельно краток —  без союзов, предлогов, знаков препинания.

    Для передачи оперативной информации используют телефонограммы — официальные сообщения, переданные по телефону.

    Реквизитами телефонограммы в ОАО «АВТОВАЗ»  являются: наименование структурного подразделения адресата и адресанта; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

    Телефонограмма  имеет заголовок. Он составляется в  соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 ка для  служебного письма.

    Во  всех структурных подразделениях существуют специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Она выглядит следующим образом:

    

ТЕЛЕФОНОГРАММА

ТЕКСТ

    Адресант__________________

                   ^{(наименование структурного  подразделения)}

    от  кого____________________

         ^{(должность,  Ф.И.О.)}

    время передачи___час___мин

    Передал(а)_________________

                     ^{(фамилия)}

    Номер телефона____________

    Заголовок

    Адресат___________________

                   ^{(наименование структурного  подразделения)}

    от  кого____________________

         ^{(должность,  Ф.И.О.)}

    время передачи___час___мин

    Принял(а)_________________

                     ^{(фамилия)}

    Номер телефона____________

    Заголовок 
 
 

(подпись) 
 
 

    Факс  — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку  со скоростью телефонограммы можно  передать оригинальный текст со всеми  его особенностями. С помощью  факса может быть послан любой  документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. 
 

Акт

    Акт- документ, который подтверждает установленные  факты и события и составляется несколькими лицами (комиссией).

    Актами  фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.п.

    Акт оформляется на общем угловом  бланке. Название документа печатается с двойной разрядкой (АКТ). Состав реквизитов аналогичен письму. В необходимых случаях акт включает в себя гриф утверждения.

    Текст акта состоит из двух частей — вводной  и констатирующей. Вводная часть  включает изложение основания для  составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом.

    В акте необходимо отражать только те факты, которые точно установлены членами комиссии, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка.

    Гриф  утверждения акта оформляется в  соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

    Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают). 

Протокол

    Протокол  — документ, в котором фиксируются  ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, заседаниях, переговорах, собраниях.

    Протокол включает в себя следующие реквизиты: наименование «Протокол»; наименование коллегиального органа; дату; номер; инициалы, фамилии и должности председателя, секретаря и присутствующих лиц; повестку дня или перечисление вопросов (с указанием докладчиков); краткое изложение текстов докладов и выступлений в прениях (с указанием докладчиков и выступающих); постановляющую часть (решение); подписи (председателя и секретаря).

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной  части указываются инициалы и фамилии присутствующих на заседании, повестка дня или перечень вопросов (с указанием инициалов и фамилий докладчиков).

    При небольшом составе участников заседания  инициалы и фамилии перечисляются  во вводной части протокола, к  протоколам расширенных заседаний прилагается список присутствующих лиц.

    Если  на заседании есть приглашенные, то и они должны быть отражены в списке с указанием должности и организации, которую они представляют.