Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ»

    В распорядительных документах изложение  текста идет от первого лица единственного  числа (приказываю, предлагаю).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, постановили).

    При наличии приложений, указывают о  его наличии в конце текста таким образом: Приложение на 2-х страницах. При этом каждое приложение должно располагаться на отдельной странице.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка  подписи (инициалы и фамилия).

    Наименование  должности печатается от левой границы  текстового поля. Инициалы и фамилия  помещаются у правой границы на расстоянии не менее 12 см от левой границы текстового поля на одной (или последней) строке с наименованием должности.

    Если  документ подписан исполняющим обязанности  должностного лица, то перед наименованием  должности ставится аббревиатура И.о. Также часто практикуется, что перед наименованием должности ставится косая черта (что категорически запрещено по ГОСТу).

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования и располагается в левом нижнем углу документа под подписью от левого поля или на отдельном листе согласования.

    Отметка об исполнителе включает фамилию  исполнителя документа и номер  его телефона. Нередко также указывается  должность исполнителя. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Утверждению генерального директора ОАО «АВТОВАЗ»  подлежат:

• акты (проверок и ревизий, приема выполненных работ, законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.);
• инструкции (по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);
• планы (производственные, выполнения работ и мероприятий, внедрения новой техники и т. д.); программы (проведения работ и мероприятий, прибывания делегаций);
• расчеты стоимости оборудования, материалов и изделий; сметы;
• структура и штатная численность; штатные расписания и изменения к ним;
• директивы на проведение переговоров; отчеты (о результатах командирования, выполнения работ и т. д.).

 

    Перечень  документов, на которые ставится круглая  гербовая печать ОАО «АВТОВАЗ»:

• акты (выполненных работ, монтажа оборудования);
• доверенности на право действовать от имени общества;
• договоры;
• типовые договоры, соглашения, договорные письма, гарантийные письма, спецификации, оформленные в установленном порядке;
• протоколы согласования цен;
• архивные справки о реорганизации Общества и о трудовом стаже;
• справки о средней заработной плате в центр занятости, для получения ссуды в банке;
• заверение копий документов Общества
• списки работников ОАО «АВТОВАЗ» на реализацию автомобилей и запасных частей;
• почетные грамоты и благодарности по приказам президента-генерального директора ОАО «АВТОВАЗ»;
• извещение о зачислении на специальный воинский учет для общего и специального учета.¹

    Оттиск  печати ставится так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Оттиск возможно размещать, не задевая подписи, на свободном месте.² 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

II. Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ» 

1. Организационные документы

    Проекты организационных документов ОАО «АВТОВАЗ» разрабатываются в двух экземплярах, рабочем (визовом) и подписном, на основании указаний руководства Общества, а также в инициативном порядке структурными подразделениями по принадлежности.

    На  оборотной стороне последнего подписанного листа организационного документа исполнителем печатается на свободном от виз месте, либо на отдельном листе, реестр рассылки, который визируется в Секретариате.

    Проекты организационных документов визируются: руководителями (заместителями руководителей) заинтересованных структурных подразделений; советниками генерального директора, руководителем Секретариата; вице-президентами, отвечающими за указанные в проекте документа вопросы и деятельность подразделения-исполнителя; начальником юридического управления.

    Организационные документы, устанавливающие общеобязательные для большинства подразделений нормы, утверждаются генеральным директором, а конкретизирующие отдельные вопросы организации деятельности Общества — вице-президентами согласно их компетенции. 

Устав

    Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

    В Устав ОАО «АВТОВАЗ» входит следующий  состав реквизитов:

• эмблема ОАО «АВТОВАЗ»;
• полное наименование Общества;
• справочные данные организации;
• наименование документа (УСТАВ);
• место издания;
• гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);
• текст.

    Структура текста и его содержание определены разработчиками Устава. В разделы  Устава ОАО «АВТОВАЗ» включены:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (где определены цели и задачи ОАО «АВТОВАЗ»);
2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);
3. РЕГЛАМЕНТ ОАО «АВТОВАЗ» (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
4. ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (размеры основных и оборотных средств, их источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ;
6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОАО «АВТОВАЗ».

 

Положение

    Положение – правовой акт, устанавливающий статус, задачи и функции конкретного подразделения, а также регламентирующий какую-либо сферу деятельности или порядок действий конкретных должностных лиц Общества в той или иной ситуации.

    Исполнитель составляет текст положения. Положение  подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

    Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

    Положение включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников ОАО «АВТОВАЗ»; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины. 

Инструкция

    Инструкция  – документ, который нормативно определяет основные виды служебной  деятельности и работу конкретных категорий  сотрудников, технологию и методы решения  организационных, административно-хозяйственных, финансовых и иных вопросов деятельности Общества.

    Должностная инструкция имеет унифицированную  форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется  на общем бланке.

    Инструкция  состоит из нескольких разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и на-значение на нее).
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (виды работ, выполняемые сотрудником).
3. ПРАВА (права работника).
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность).

    Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений совместно  с отделами кадров или специалистами  по работе с персоналом.

    Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

    Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности. 

Штатное расписание

    Штатное расписание — документ, который  определяет структуру организации  и численность должностей каждого  наименования в конкретных структурных  подразделениях и в целом в организации.

    В ОАО «АВТОВАЗ» штатное расписание составляется и утверждается по состоянию  на 1 января ежегодно. Примерная форма  штатного расписания выглядит следующим  образом:

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Штат  в количестве         должностей

                                             (подпись руководителя подразделения)

                                             «____»___________20___г. 
 
 
 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

на________________20___год

                               ^{(дата, месяц, год)}

                           __________________________

                              ^{(полное  наименование подразделения)}