Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании

В зависимости  от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Уточнив сроки  хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат упрощенному оформлению. Проверяется их наличие в соответствии с номенклатурой дел, проводится их систематизация, и они передаются в архив. Такие дела остаются на скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного  хранения, временного (свыше 10 лет) и  по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает: переплет или подшивку дела, нумерацию листов, оформление реквизитов обложки. В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя (приведена в приложениях к Основным правилам работы вневедомственных архивов) для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают. На листе-заверителе делается надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов. Для особо ценных дел составляются внутренние описи.

После подшивки и нумерации оформляется обложка  дела. Ее элементы определены ГОСТ 17.914-72 «Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На все оформленные  и подготовленные к сдаче в  архив дела составляются описи. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в т.ч. и аннотация), дата, количество листов, примечания, срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том описи получает самостоятельный номер.

Дела  постоянного срока хранения в  установленном порядке передаются в государственные архивы. Руководителям  негосударственных предприятий  часто неизвестно, что их документы  составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы (см. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах).

Вверх  

 

3. Правила подготовки  служебных записок.

В чем заключаются  функции служебных  записок?

Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации. Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебные записки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций. Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. Эти же исследователи выяснили, что деловые люди пишут больше служебных записок, чем писем.

Основное объяснение популярности служебных записок  заключается в том, что в организациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки  выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Каковы  преимущества служебных  записок как средства внутренней коммуникации?

Так как служебные  записки предназначены для осуществления  внутренних коммуникаций, то может  показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную  записку. Иногда это верно, однако использование  служебных записок дает определенные преимущества:

• Служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.
• Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными «шпаргалками».
• Служебные записки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Занимаясь подготовкой  служебной записки, помните, какое  значение она может иметь для  Вашей организации, а также для  Вас лично. Не забывайте, что Вы производите  впечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь. Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки. Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения о себе.

Готовя служебную  записку, старайтесь делать это с  некоторой долей осторожности, помня о том, что иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию Вашей компании, однако не может быть поводом для отказа от использования служебных записок вообще.

С чего следует начать подготовку служебной  записки?

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная  записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем  Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку  изобрели для того, чтобы упростить  коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при  подготовке служебных записок нелишне  руководствоваться приемами написания  эффективных деловых писем, представленными в Главе 3. Как и в письмах, в служебных записках информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, то будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Какими  могут быть основные цели подготовки служебных  записок?

Служебные записки  готовят в самых разнообразных  ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Запрос информации;
• Выдачу инструкций;
• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• Объявления (извещения).

Служебная записка  с запросом информации составляет часть  внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и  подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

1. Обозначьте  основную мысль — запрос.

2. Изложите необходимые  детали.

3. Напомните  читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Эффективность записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как  автор определяет свои цели.

При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.

Сопроводительная  служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка  может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.

Каков должен быть формат служебной записки?

Формат служебной  записки предназначен для упрощения  и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается  за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

Кому:

От:

Дата:

Тема:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и  той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

Ниже приведен пример служебной записки:

Кому: Всем руководителям  отделов 

От: Сергей Иванов, руководитель службы персонала 

Дата: 22 марта 2002 г.

Тема: Составление  графика отпусков

В связи с  приближением летнего сезона прошу  Вас представить в службу персонала  графики отпусков сотрудников Ваших подразделений не позднее 30 марта с.г. Любые корректировки графика после его утверждения руководством, начиная с 15 апреля с.г. необходимо представлять в службу персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемых изменений.

Длина служебных  записок может быть различной. Одни записки кратки и, возможно, не превышают  нескольких предложений, в то время  как другие могут занимать несколько  страниц. Когда объем служебной  записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты, так же как и в обычном письме. В некоторых организациях в такой заголовок также включается тема служебной записки.

Вверх  

 

4. Записки и сообщения  по электронной  почте.

Зачем нужны записки?

Памятная записка, или просто записка, обычно используется для коротких сообщений внутри организации. Она имеет широкое многообразие применения и может использоваться для делового общения как между отдельными лицами, так и между группами. Официальные записки главы компании или глав ее подразделений используются для внутренних уведомлений по вопросам оплаты, графика работы и т.д. Записки такого типа обычно размещаются на досках объявлений для возможности ссылок на них в дальнейшем. Формат записки с подходящими заголовками и подзаголовками применяется также для некоторых коротких деловых отчетов.

Во многих организациях такие записки постепенно уступают место сообщениям по электронной почте, посылаемым по внутренней сети, именуемой иногда «Intranet».

Конечно, электронная  почта широко используется и во внешней  коммуникации, однако в данной главе  будет рассказано только об использовании  электронных средств для внутрифирменной  коммуникации.

От  чего зависит формат электронной записки?

Большинство организаций  старается поддерживать некий собственный  «домашний стиль» таких документов. Форматы электронной почты также  существенно зависят от используемого  программного обеспечения. Далее мы поговорим о некоторых общих правилах внутрифирменной электронной коммуникации.