Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ И ДРУГИЕ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ  КОМПАНИИ.

1. Внутренняя документация Вашей компании.
2. Особенности работы с внутрифирменной документацией.
3. Правила подготовки служебных записок.
4. Записки и сообщения по электронной почте.
5. Как написать хорошую инструкцию.
6. Составление организационно-распорядительных документов.
7. Типичные ошибки.

«Основы страждущего человечества  
сотканы из канцелярской бумаги».

Франц Кафка 

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

1. Внутренняя документация  Вашей компании.

Обязательно ли формулировать  цели работы компании на бумаге?

Очевидно, что  любой предприниматель заинтересован  в успешной деятельности своей компании. Для успешного начала и поддержания деятельности предприятия его владельцами и управляющими намечаются цели и задачи. Цели — это четко определенные результаты, к достижению которых стремится организация. Система задач — это тот фундамент, на котором базируется ее повседневная деятельность.

Цели могут  быть, например, такими: максимальное увеличение чистой прибыли, удовлетворение потребностей клиентов, учет интересов сотрудников, максимальное увеличение доли ранка, принесение пользы обществу.

Ни сами организации, ни специалисты по этим вопросам не пришли к согласию о том, насколько конкретными должны быть цели. Однако все согласны с тем, что они должны быть обязательно (их также называют задачами, миссиями, основными принципами и т.п.).

Цели организации  выполняют следующие функции:

• Они определяют курс, которому следует организация.
• Они устанавливают основные принципы функционирования компании.
• Они формируют документ, дающий организации право на существование и функционирование.
• Они служат нормами, соблюдение которых может привести к достижению успеха.
• Они показывают желаемое состояние дел (а не уже достигнутое).

Хотя цели организации  время от времени претерпевают изменения, они важны, так как направляют усилия сотрудников в общее русло.

Нужно ли конкретизировать общие цели компании?

Цели, как правило, бывают выражены общими словами, поэтому  они не могут дать работнику представления  о том, что должен делать именно он, чтобы их достичь. Поскольку существует множество способов достижения целей, то возникает необходимость в  определении конкретной политики работы компании и методов ее осуществления.

Политика компании представляет собой общие принципы работы компании. Политика компании — это каркас, построенный в соответствии с целями организации и предназначенный для того, чтобы помогать менеджерам принимать решения. Поскольку политика представляет собой только основные установки, то менеджеру предоставляется определенная свобода действий в принятии решений. Ниже приведены примеры того, как цели могут соотноситься с политикой (общими принципами работы) компании:

В приведенном выше примере обратите внимание на то, каким образом обеспечивается некоторая свобода действий менеджеров и гибкость при принятии ими решений. Чем выше должность менеджера в организации, тем большая свобода действий ему предоставлена.

Сформулированные общие принципы (политика) работы компании помогают ей достигать целей. Наличие политики, во-первых, существенно облегчает процесс принятия решений. Во-вторых, становится возможным избежать конфликтов с сотрудниками. И, наконец, в-третьих, наличие политики может помочь сэкономить время, так как спасает менеджеров от необходимости вновь принимать одни и те же решения.

Конечно, невозможно сформулировать такие принципы, которые  соответствовали бы любым обстоятельствам. Невозможно создать политику на все  случаи жизни. Очевидно, облегчая процесс принятия решений, политика одновременно несколько ограничивает гибкость менеджеров. В любой политике существуют исключения из правил, и это часто приводит к разочарованию.

Политика компании определяет основные принципы принятия решений. Она создается для того, чтобы помочь компании достичь поставленных целей. Если возникает потребность в более конкретных руководствах по принятию решений, то пишутся методики, правила, положения и инструкции.

Чем методика работы компании отличается от ее политики?

Методикой называется конкретное руководство по принятию решений, которое является инструментом проведения политики в жизнь. Если политика предоставляет определенную свободу  действий в принятии решений, то методики предоставляют очень мало таких свобод или не предоставляют их вовсе.

Руководства и  положения отличаются от правил. Если методика подразумевает некоторую  свободу, то она называется руководством или положением. Если же нет, то она  называется правилами. Например:

• Цель: Удовлетворение потребностей клиентов
• Политика (общие принципы): Если клиент недоволен приобретенным товаром, то его деньги будут возвращены
• Методика (руководство или положение): Необходимо тщательно проверить возвращенный товар на предмет того, не был ли он использован не по назначению
• Методика (правило): Клиент должен расписаться в акте за возвращенные деньги

Только для  одной этой цели можно составить  длинный список руководств и правил. Обратите внимание на то, что чем  правее графа таблицы, тем меньше свободы имеет сотрудник в своих действиях.

Как определить, нужно  ли моей компании сформулировать общие принципы своей  работы?

Не все компании имеют письменно оформленную  политику и методики ее осуществления. Чем больше размер компании, тем  вероятнее наличие письменно оформленной политики и тем большим будет количество имеющихся методик. При изложении основных принципов функционирования компании могут использоваться разные документы, ими необязательно должны быть именно цели, политика и методики, эти же три документа, к примеру, могут быть составляющими одного. Но самым важным является то, чтобы они были ясными и понятными и чтобы им следовали.

Если Вы ответите положительно на хотя бы один из приведенных  ниже вопросов, Вам стоит всерьез  задуматься о необходимости формулирования в том или ином виде общих принципов работы Вашей организации:

• Приходится ли организации часто бросать персонал с одной работы на другую?
• Высок ли уровень текучести кадров среди сотрудников?
• Не считает ли начальство, что их подчиненные все быстро забывают?
• Много ли сотрудникам приходится выполнять сложных и часто повторяющихся действий?
• Склонно ли начальство к формализации коммуникаций путем «отражения всего в письменном виде»?
• Приходится ли начальникам часто повторять указания?
• Бывает ли, что работники забывают важные шаги при решении сложных задач?
• Бывает ли, что работники жалуются на то, что они не знали, что при выполнении какой-либо задачи требовалось предпринять тот или иной шаг?

В процессе совей работы Вам, скорее всего, придется столкнуться с необходимостью написания политики/методики работы компании в одной из трех ситуаций: (1) при организации новой компании; (2) если возникает необходимость в новой политике/методике; (3) если перерабатываются уже существующие принципы и методики.

По-видимому, Вам  придется разрабатывать политику и  методики, посвященные разнообразным  вопросам. Во время работы пользуйтесь  принципами, упомянутыми ранее. Подготовленный Вами документ должен быть конкретен, понятен, исчерпывающ, последователен и эффективен.

В эффективной  политике/методике должны содержаться  ответы на пять вопросов: Кто? Что делать? Когда? Как? Почему?

Помните, что  политика (общие принципы) должна предшествовать методике (руководствам, положениям и  правилам), а методика должна быть расписана по шагам. Старайтесь четко разграничивать шаги методики. Отдельные шаги методики обычно подразумевают разные действия. В идеале в каждом шаге не должно быть описано белее одного действия. Если при выполнении методики должна быть соблюдена какая-либо последовательность действий, то обязательно нумеруйте шаги.

Обычно заявления  о политике и применяемых процедурах должны иметь такой формат:

1. Общие принципы 

2. Стратегии,  касающиеся конкретных вопросов 

3. Методики (руководства,  положения, правила)

По своему содержанию общие принципы деятельности компании являются инструктивными документами, поэтому в процессе их подготовки Вы можете также пользоваться рекомендациями, приведенными в п. 5 настоящей главы — «Как написать хорошую инструкцию или основные принципы создания инструктивной документации».

Вверх  

 

2. Особенности работы  с внутрифирменной  документацией.

Кто в компании должен заниматься работой  с внутрифирменной документацией?

Информационно — документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря.

Основным нормативным  документом, определяющим работу по документационному  обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Что такое внутренний документооборот  и каковы его основные этапы?

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Вся документация организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Каждый из потоков имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

• Прием и первичная обработка документов;
• Предварительное рассмотрение и распределение документов;
• Регистрация;
• Контроль за исполнением;
• Информационно — справочная работа;
• Исполнение документов и отправка.