Приказы по личному составу в системе кадровой документации

     Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

     Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника  и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел.   В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая  запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

     Проект  приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

     Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     Обычно  приказ изготавливается в одном  экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.   

     На  основании приказа (распоряжения) заполняется  личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), делается запись в трудовой книжке.

     Пример  оформления приказа (распоряжения) о  приеме на работу приводится в Приложении 1.

     Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников.

     Перемещения (переводы) работника в организации  могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих детей до 1,5 лет.

     Переводы  по характеру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

     В статье 72 Трудового кодекса РФ сказано: «Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника».

     Таким образом, обязательно должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод проводится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

     При перемещении внутри структурного подразделения  перевод может оформляться докладной  запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

     На  основании заявления или докладной  записки составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Состав документов, оформляемых

при приеме переводе на другую работу

     

  

  

  

    
 
 

     Если  при переводах первоначально  выработанные условия трудового  договора претерпевают изменения, эти  изменения вносятся непосредственно  в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел: основание – изменение к трудовому договору от … № …

     Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором.

     Временный перевод не требует заключения дополнительного  соглашения, издается лишь приказ по унифицированной  форме № Т-5 или № Т-5а, в котором  строка «изменения к трудовому договору»  не заполняется, а указывается тот  инициативный документ, на основании которого перевод проведен.

     Подготовленный  и завизированный приказ подписывает  руководитель организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную  визу на первом экземпляре приказа.

     На  основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в  личной карточке работника (форма №  Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом  счете. Такие же записи вносятся и  в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа  передается в бухгалтерию.

     Изменения, то есть данные о переводе на основании  приказа, обязательно вносятся в  трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа. Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется  процесс перевода, помещают в его личное дело.

     Особенного  внимания заслуживает такой вид  временного перевода, как замещение  отсутствующего работника. При этом возможны два варианта:

• освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
• возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей⁷.

     Оформление  замещения с освобождением от своих обязанностей проводится так  же, как обычный временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.

     Так как такие случаи в работе любой  организации не единичны, можно разработать  свою унифицированную форму, введя  ее приказом руководителя.

     Составление приказа о замещении необходимо даже в тех случаях, если в должностных  инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо должна быть оговорена оплата за замещение.

     Приказ (распоряжение) о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11,  для группы работников – № Т-11а.

     Если  поощрение не предполагает денежного  вознаграждения, из текста приказа  по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений  предполагаются разные, на каждого  работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения – «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом руководителя.

     Основанием  для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

     Работник  знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника –  форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).

       Пример оформления приказа (распоряжения) о поощрении работника приводится в Приложении 2.

     Приказ  о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника.

     Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует  особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют  унифицированной формы (за исключением  случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.

     В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов: В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

     Взыскания объявляются работнику обязательно  под расписку в течение трех рабочих  дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный  приказ (распоряжение) составляется акт.

     Если  дисциплинарный проступок совершили несколько человек одновременно и мера наказания одинакова, можно составить общий приказ на всех.

     Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.

     В организации может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

     При оформлении приказа на отпуск конкретному  работнику используется унифицированная  форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях.

     Новая унифицированная форма приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее  применяемой формы. В ней виды отпусков разбиты на подпункты: а  – основной и б – дополнительный, с указанием продолжительности  каждого вида отпуска⁸.

     Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

     Пример  оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику приводится в Приложении 3.

     Достаточно  часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия⁹. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Так как утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

     Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.