Приказы по личному составу в системе кадровой документации

     Если  командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме  № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

     Помимо  фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости – источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

     После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

     Пример  оформления приказа (распоряжения) о  направлении работника в командировку приводится в Приложении 4.

     Увольнение  работника отражается в цепочке  документов и начинается чаще всего  с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.

     На  основании личного заявления, служебной  записки или других документов составляется проект приказа.

     Приказ  (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников.

     Наибольшей  точности требует указание причины  ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.

     Следует учитывать, что запись о причинах прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с  формулировками Трудового кодекса  Российской Федерации или иного федерального закона.

     Все ссылки на статьи и пункты Трудового  кодекса Российской Федерации в  приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений.

     Приказ  после подписания регистрируется. Увольняемый  работник знакомится с приказом и ставит свою подпись. 

     Копия приказа помещается в личное дело.

     На  основании приказа о прекращении  действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом  счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

     Пример  оформления приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора приводится в Приложении 5. 

 

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказа

          

3.1 Системы регистрации приказов по личному составу

     Процедура регистрации документов состоит  из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение соответствующей регистрационной формы.

     Регистрация документов – это запись учетных  данных о документах по установленной  форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления, на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственных комплекс и дата регистрации.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

     Индексация  – это проставление порядкового номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания и хранения документа.

     Индекс  входящего и создаваемого документа  состоит из номера структурного подразделения (например, 03) номера дел по номенклатуре (например, 08) и регистрационного (порядкового) номера самого документа (например, 123); индекс документа – 03-08/123.

     Приказы по основной деятельности и по личному  составу индексируются отдельно, причем приказы по личному составу  имеют буквенное обозначение.

Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения:

1. Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, высказываниях, краткосрочных внутрироссийских командировках храняться 5 лет.
2. Приказы о приеме, увольнении, переводе, изменении фамилии хранятся 75 лет.

       Из  этого следует, что эти две  разновидности приказов следует  формировать в разные дела и соответственно вести раздельную регистрацию. Если сотрудники организации регулярно  выезжают в командировки. То целесообразно  эти приказы формировать в отдельное дело с самостоятельной регистрацией. Таким образом, приказы по личному составу могут составлять несколько регистрируемых  массивов, и им нужно будет присваивать отличные друг от друга регистрационные номера. Для этого к порядковому номеру приказа в пределах календарного года удобнее всего добавлять соответствующие буквы.

• Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) - №01 л/с;
• Приказы по личному составу (отпуска, взыскания) - № 01-о
• Приказы по личному составу (командировки) - №01-к.

      Дополнительные  коды в регистрационном номере проставляются  при регистрации обращений, а  так же после рассмотрения их руководителем  и вынесения резолюций.

1. Приказы по личному составу и основной деятельности регистрируются отдельно, даже в маленьких организациях, где незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один человек (секретарь, офис-менеджер, бухгалтер и т.п.).
2. Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера).
3. Все приказы по личному составу регистрируются в Книге регистрации приказов по форме:

 
 

4. Книга регистрации приказов ведется работником кадровой службы. Она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации. Изъятие листов из Книги не допускается, исправления тоже.  
   Записи в Книге регистрации приказов должны соответствовать наличию приказов. Заполнение граф следует производить кратко в соответствии с содержанием приказа. 
   Книга регистрации приказов является документом строгой отчетности и постоянного хранения.
5. Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т. п.

   Документы – основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные  записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

     Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

     Каждый  документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

     Существует  три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

     Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

     В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним¹⁰.

     Журнальная  форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале  нельзя систематизировать записи. При  использовании данной регистрационной  формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации распорядительных документов.

     При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. 

     Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность поиска документа  и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.

     Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные)  картотеки к приказам, решениям и др.

     Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

     Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой  организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

     Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

     При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).