Приказы по личному составу в системе кадровой документации

содержание 

введение 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу 5

1.1 Распорядительные  документы………………………………………………6

1.2 Унифицированные формы приказов по личному составу 7

1.3 Виды приказов по личному составу 9

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа 12

2.1 Этапы  подготовки проекта приказа 12

2.2  Правила  оформления проекта приказа по личному составу 15

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов 27

3.1 Системы регистрации приказов по личному составу 27

3.2  Порядок хранения приказов по личному составу 32

заключение 38

список источников и литературы 40

приложение

 

      введение 

     Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

     Именно  поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

  Цель дипломной работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

  Задачи дипломной работы:

1. рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;
2. выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;
3. описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

     Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

     Прежде  всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов¹. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

     Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

     К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано².

     Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)³.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях⁴.

     Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

 

     

     Глава 1. разновидности приказов

     по  личному составу 

   1.1 Распорядительные документы

   Основу  документации по личному составу  составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя:

   Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

• приказы;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

     Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

     В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор  различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

     Всю документацию в целом по личному  составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

     Издание приказов по личному составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

     Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. 
 
 

     1.2 Унифицированные формы приказов по личному составу 

     Комплекс  первичных учетных документов по личному составу в настоящее  время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

     Первичная учетная документация по личному  составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

     Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

     Перечень  форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)⁵.

     В то же время никем не разработаны  унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

     Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному  составу, наряду с информационными  и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила  ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

     Исходя  из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны  унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в  соответствии с общими правилами  оформления организационно-распорядительной документации.

     Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут  использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

     Независимо  от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.   

1.3   Виды приказов по личному составу 

     По  структуре приказы по личному  составу могут быть простыми и  сложными⁶.

     Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

     Если  приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.