Организация работы с документацией по личному составу

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ФИЛИАЛ) РГСУ

Факультет социального управления и экономики

Кафедра государственного, муниципального управления и документоведения

Специальность 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

по дисциплине «Документоведение»

на тему: «Организация работы с документацией по личному составу»

Выполнил_________________________

                                         (подпись)

студент курс 3 заочная форма обучения

                                         (группа)

Городничева Юлия Сергеевна

        Ф.И.О. (полностью)

Допустить к защите                             Работа защищена ___________________

зав кафедрой, доктор с.-х. наук,                                                       (дата)

профессор Свиридов В.И.                  Оценка_____________________________

________________________  

                       (подпись)                                                 Руководитель_______________________

                                            (подпись)

  кандидат ист. наук, ст. преподаватель

  Коротеева Наталья Николаевна

ученая степень, звание, Ф.И.О. (полностью)

Курск 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………....3

Глава 1. Кадровая служба. Регламентация ее деятельности………………6

1.1. Структура кадровых служб………………………………………..6

1.2. Функции кадровой службы………………………………………..6-8

Глава 2. Документирование кадровой деятельности………………………9 

2.1. Общие положения………………………………………………….9-11

2.2. Комплекс документов по установлению трудовых отношений.…………………………………………………………………...11-13

2.3. Комплекс документов по оформлению перевода

на другую работу….........................................................................................13-15

2.4. Комплекс документов по оформлению отпусков………………..15-17

2.5. Комплекс документов по оформлению поощрений……………..17-18

2.6. Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий…………………………………………………………………….18-20

2.7. Комплекс документов по оформлению служебных

командировок ………………………………………………………………..20-21

2.8. Комплекс документов по оформлению увольнения……………..21-24

Заключение …………………………………………………………………..25

Библиографический список…………………………………………………26-27

Приложения…………………………………………………………………..28-34

ВВЕДЕНИЕ

Согласно определению, «Делопроизводство – отрасль деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Делопроизводство кадровой службы отличается от административного или общего делопроизводства прежде всего тем, что документирование ведется непосредственно ее работниками.

Делопроизводственная служба любой организации (канцелярия, общий отдел) обеспечивает единый порядок с документами в конкретной управленческой структуре на основе действующих нормативно-методических документов. В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого – в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя работу, мы получаем в отделе кадров документы, которые должны быть основой для устройства на новую работу. Многие имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых законом. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.

Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность контролируется государственными органами, прежде всего местными органами Федеральной инспекции труда.

К числу полномочий органов Федеральной инспекции труда Трудовой кодекс РФ относит прием и рассмотрение заявлений, писем, жалоб и иных обращений работников о нарушении их трудовых прав.

Государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно – контрольной деятельности имеют право:

- беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности;

- запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать у них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных контрольных функций.

Кроме того, распространенная в последнее время практика решения трудовых споров в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись и др. могут привести к решению суда не в пользу работодателя, даже если предпринятое им действие не противоречит трудовому законодательству.

Сложность документирования кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не  разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к составу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов. Если в советское время они доходили до пользователей, как правило, через вышестоящую организацию, то сейчас многие кадровики просто не имеют информации о выходе (или отмене) того или иного норматива, государственного стандарта.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документом, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Глава 1. КАДРОВАЯ СЛУЖБА. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ЕЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Структура кадровых служб

Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением. Самостоятельным подразделением считается отдел (служба, сектор, управление и др.), находящийся в непосредственном подчинении руководителя организации (предприятия) или его заместителей.

В министерствах, организациях, на крупных промышленных предприятиях создают управления кадрами, организационная структура которых предусматривает наличие отделов (например, отдела руководящих кадров, отдела кадров рабочих и т.д).

На крупных предприятиях в отделах кадров обычно выделяют функциональные группы. Например: группа приема на работу, группа переводов, группа увольнений и т.д.

На средних предприятиях кадровая служба может носить различные названия: группа кадров, бюро кадров, отдел кадров.

В небольших организациях работу по учету кадров выполняет, как правило, инспектор по кадрам.

В мелких организациях зачастую не выделяется отдельный работник по кадрам, а функции по учету личного состава выполняет секретарь или бухгалтер, совмещая их с другими обязанностями.

Организационная структура кадровой службы (количество отделов или групп) определяется возможностями конкретной организации, закрепляется в ее штатном расписании.

1.2. Функции кадровой службы

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных  министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно- правовые акты, а также нормативно-методические документы.

Особую группу нормативных документов составляют разработки Министерства труда РФ. Среди них надо назвать прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Существующий порядок кадровых служб формировался разными ведомствами на протяжении значительного времени. В стране никогда не было и до сих пор нет единого федерального органа исполнительной власти, который бы курировал разработку системы кадровой документации, определял задачи и функции кадровой службы, ее должностной и численный состав, организационную структуру. В связи с этим нет и единого нормативного документа, в котором были бы закреплены задачи и функции кадровых служб, состав кадровой документации, правила документирования.

В ряду перечисленных отдельное место занимает вопрос о целях, задачах и функциях кадровой службы. За кадровой службой закреплены такие виды работ, как:

- оформление поощрений и взысканий;

- изменения фамилии;

- командировок;

- подготовка аттестации работников;

- составление и оформление разнородных и разнообразных документов, среди которых исполнительные листы и листы нетрудоспособности, трудовые договоры, документы на получение всех видов пенсий (по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца и др.);

- табельный учет;

- работа бюро пропусков;

- работа военно-учетного стола.

Помимо названных, многие кадровые службы выполняют функции, далекие от основной цели этих служб, - «Обеспечение предприятия (организации) кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации». Известны примеры, когда на кадровую службу возлагается организация и ведение работы по выдаче персоналу пластиковых карт на получение зарплаты или медицинского страхования и др.

В коммерческих структурах большое внимание уделяется подбору персонала. Это связано с выполнением множества функций по проведению анкетирования, собеседований, тестирования, поиску кадров необходимой квалификации. В таких организациях функции кадровой службы значительно расширяются.

В то же время на практике далеко не во всех организациях кадровые службы выполняют нормативно закрепленные виды работ. Например, очень часто вся работа, связанная с оформлением командировок, ведется делопроизводственной службой, пропускной режим контролирует и выполняет служба безопасности, трудовые договоры готовит юридическая служба и т.д.

Деятельность кадровых служб в нашей стране традиционно сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с людьми их обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы не занимаются или занимаются в самом незначительном объеме. Таким образом, вопрос о функциях кадровой службы в каждой конкретной организации остается практически открытым.

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Общие положения

«Документация по личному составу» или «кадровая документация» являются обобщающими понятиями, которые в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей о приеме в трудовую книжку и др.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают: