Организация работы с документацией по личному составу

Проект приказа визируют обычно отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, другие должностные лица.

Приказ подписывает руководитель организации. Он объявляется работнику под расписку. Такие приказы доводятся до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и учетную форму Т-2.

2.6. Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий

Дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ являются правом работодателя – юридического лица. Его единоличным исполнительным органом является руководитель организации, поэтому право налагать дисциплинарные взыскания имеет только руководитель, или его заместитель по кадрам, которому делегированы эти права. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (а также невыполнение приказов или распоряжений должностных лиц, нарушение правил охраны труда, режима работы и др.), работодатель имеет право применить следующие виды взысканий:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

За каждый проступок может быть только одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственные инспекции труда или органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (Трудовой кодекс РФ, ст. 193).

Объяснительная записка о дисциплинарном проступке. В тексте объясняются причины произошедшего – нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо задания и др. В объяснительной записке работник может указать на отсутствие вины в своих действиях, на необоснованность предъявленных обвинений, т.е. она является документом, который не только инициирует процедуру оформления дисциплинарного взыскания, но и служит для защиты интересов самого работника. Объяснительная записка пишется в одном экземпляре.

В отдельных случаях объяснительная записка передается руководителю организации для принятия решения, которое содержится в его резолюции.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Докладную записку о нарушении составляет руководитель структурного подразделения на основании объяснительной записки работника, она может быть написана от руки на стандартном листе бумаги. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки руководителю организации для рассмотрения и резолюции. Резолюция руководителя пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Кадровая служба на основании резолюции руководителя, объяснительной и докладной записок готовит проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Приказ визируют работники кадровой службы (ее руководитель), руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, а также другие должностные лица. Приказ подписывает руководитель организации.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. В необходимых случаях приказ доводится до сведения работников организации.

Первый экземпляр приказа остается на хранении в службе кадров в деле приказов.

2.7. Комплекс документов по оформлению служебных командировок

Понятие служебной командировки включено с Трудовой кодекс Российской Федерации. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и  отчета о его выполнении.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Командирование сотрудников осуществляет администрация. Инициативным документом и основанием  приказа о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения. После утверждения служебного задания руководителем организации оно передается в кадровую службу для оформления приказа и командировочного удостоверения.

По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения составляет свое краткое заключение о выполнении задания и также подписывает его.

Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом об израсходованных в связи с командировкой суммах.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ о командировании может быть оформлен на одного или нескольких работников. Для этого разработаны формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Проект приказа о командировании составляет кадровая служба на основании служебного задания, затем он визируется у заинтересованных лиц, после чего его подписывает руководитель организации. Приказ объявляют работникам под расписку.

Приказ оформляется не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение заполняется на основании служебного задания и приказа. Удостоверение подписывает руководитель организации, после чего сотрудником, ответственным за командировки, в нем проставляется отметка о выбытии в командировку, которая заверяется печатью.

В командировочном удостоверении предусмотрены несколько одинаковых отметок, где проставляется дата прибытия в место командировки и дата выбытия из места командировки. Каждая отметка заверяется печатью соответствующей организации. По возвращении работника из командировки по этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке.

Командировочное удостоверение действительно при предъявлении паспорта работника.

2.8. Комплекс документов по оформлению увольнения

В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового договора.

Основанием прекращения трудового договора может являться соглашение сторон, истечение срока договора, инициатива работодателя, инициатива работника.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. По соглашению сторон между работником и работодателем трудовой договор, может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, произвести с ним окончательный расчет.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина (по собственному желанию, в связи с зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию и др.) и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. В заявление может быть включена просьба о выдаче документов, связанных с работой в данной организации (копии приказов о приеме, переводах, увольнении). Кадровая служба обязана надлежащим образом заверить копии документов и предоставить их работнику безвозмездно (ст. 62 Трудового кодека Российской Федерации).

Заявление визирует руководитель структурного подразделения и начальник отдела кадров, после этого заявление передается руководителю организации для составления резолюции.

Приказ об увольнении

Инспектор по кадрам на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении.

Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (приложение Е) и Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками» (приложение Ж). В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения (по собственному желанию, в связи с переходом на другую работу, по сокращению штатов), а также пункта, части и номера статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Следует обратить внимание на изменение расположение даты – она является вторым элементом после распорядительного действия и вынесена из текста. Оформление даты в приказе об увольнении чрезвычайно важно, так как день увольнения является последним днем работы.

Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении, могут быть, помимо личного заявления работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, представление администрации и другие документы. В любом случае в приказах об увольнении должна быть ссылка на документ, инициирующий увольнение.

Проект приказа об увольнении визируют, как правило, отдел кадров, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, бухгалтерия.

Первый экземпляр формы остается на хранении в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию, которая производит расчет с работником.

Приказ подписывает руководитель организации.

Расторжение трудового договора может последовать и в период испытательного срока – как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор до истечения срока испытания при его неудовлетворительном результате. При этом он направляет работнику уведомление.

Уведомление о расторжении трудового договора является предупреждением работодателя работнику об увольнении. Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако для того, чтобы этот документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

-    документ должен содержать наименование организации;

- документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения);

- текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении договора и причины, по которым работодатель пришел к такому решению;

- документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации), с указанием его должности, инициалов и фамилии.

Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому чрезвычайно важно соблюдать все требования оформления документа, который в суде будет рассматриваться как доказательство.

Увольнение работника в период испытательного срока может последовать и по его инициативе. В этом случае работник не позднее чем за три дня до увольнения обязан предупредить работодателя о своем желании расторгнуть трудовой договор.

Заявление работника о расторжении трудового договора в период испытательного срока оформляется так же, как заявление об увольнении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе изложены общие правила составления и оформления наиболее распространенных видов документации по личному составу. Отражены вопросы организации службы кадрового делопроизводства, ее структура, функции, общие положения, а также их регламентация локальными нормативными документами, а также освещены вопросы организации работы с кадровыми документами, включая их движение с момента получения (или создания) до завершения исполнения.

Заканчивая обзор кадрового делопроизводства, следует еще раз подчеркнуть, что она представлена множеством документов федерального уровня – правовых актов, постановлений правительства, указов Президента, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. Часть из названных документов полностью посвящены отдельным вопросам кадрового делопроизводства, некоторые только затрагивают процессы создания и оформления документации по личному составу. Работники кадровых служб должны быть знакомы с этой нормативной базой, ориентироваться в ней, использовать как основу своей ежедневной работы. При этом следует помнить, что квалифицированные специалисты кадровых служб должны знать и законодательство субъекта Российской Федерации, в котором функционирует их организация.

Кадровым службам, кроме того, должны быть известны и разработки ведомственного уровня, устанавливающие те или иные правила документирования трудовых отношений исходя из категории работников или особенностей их труда.

Доскональное знание законодательной и нормативной базы позволит сократить трудозатраты на оформление кадровых документов, избежать ошибок при их заполнении, замечаний и штрафных санкций при инспекционных проверках деятельности кадровой службы.