Организация работы с документацией по личному составу

- перевод на другую работу;

- увольнение;

- предоставление отпусков;

- командирование и др.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основанием для издания распорядительного документа. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствующего приказа. При совершении работником проступка связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров составлением акта фиксирует нарушения, которые могут быть основанием для издания приказа руководителем о наложении взыскания.

Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом Российской Федерации, приказы устанавливают отношения работника и работодателя, выполняют правовую и учетную функции. На основе приказов кадровая служба ведет все учетные формы, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Таким образом, простое перечисление видов документов создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из которых регламентирована, а часть основана на традиции.

Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией.

Все формы приказов подготовлены в двух вариантах, так как в практике работы кадровых служб используются разные методы документирования. Приказы по личному составу по структуре текста подразделяет на простые и сложные. Простой приказ оформляет распорядительное действие, например прием на работу, отпуск, командирование. Такие приказы называют индивидуальными. Многие кадровые службы одним приказом оформляют распорядительные действия по учету и движению личного состав, касающегося нескольких работников. Их называют сводными. Исходя из сложившейся практики каждая унифицированная форма приказа создана в форме индивидуального (одно распорядительное действие на одного работника) или сводного (одно распорядительное действие на нескольких работников) приказа.

Приказы по личному составу унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. №26.  К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентировании. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,  утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 г. №68, отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

Не унифицированы формы приказов, которые кадровые службы издают при оформлении взысканий работников и в случаях изменения фамилии.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

2.2. Комплекс документов по установлению трудовых отношений

Установление трудовых отношений между работником и администрацией организации начинается с беседы должностного лица, ответственного за прием на работу, с претендентом на рабочее место.

В службе кадров оформляется прием на работу, что  предусматривает проверку личных документов работника, в числе которых паспорт, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (Трудовой кодекс РФ, ст. 65). Прием на работу без предъявления этих документов не допускается. При приеме на работу, требующую специальных знаний, проверяется документ об образовании (диплом, свидетельства и др.) или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Военнообязанные предъявляют военный билет, лица, подлежащие призыву, - приписное свидетельство.

Запрещено требовать от работника документы, не предусмотренные законодательством (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).

В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником.

От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его заместитель по кадровой работе).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе).

Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

Личное заявление работника о приеме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме. Распространена практика использования для заявлений трафаретной формы. Следует отметить, что заявление о приеме на работу документ не унифицированный, не упоминается он и в Трудовом кодексе. Единственным правовым актом, который называет заявление о приеме на работу, является Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы». В условиях обязательного заключения трудового договора, подписав который работник тем самым выражает в письменной форме согласие на работу, обязанность написания заявления представляется проблематичным с точки зрения функциональной значимости этого документа в процедуре приема на работу. В тоже время, многие работники кадровых служб крупных организаций считают заявление необходимым документом, так как на нем последовательно отмечаются этапы прохождения претендентом на вакансию различных инстанций подразделения, занятого наймом, - собеседование, заключение трудового договора и др.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору.

Прием на работу оформляется унифицированной формой Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника» (приложение А), которая заполняется работником кадровой службы, ответственным за прием. Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема.

В Альбом унифицированных форм включена также форма Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (приложение Б). Форма этого приказа спроектирована по аналогу сводных приказов, когда одним приказом оформляется прием нескольких человек, ее содержательная часть включает столько пунктов, сколько человек оформляют на работу.

Распространена практика регистрации кадровых приказов порядковыми номерами в пределах календарного года и буквенного индекса «ЛС» (личный состав) или «К» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «ЛС» регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом «К» - кратковременных (приложение В).

Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении к кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.

2.3. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу

Трудовой кодекс Российской Федерации дает определение перевода – изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора – и устанавливает следующие виды переводов на другую работу:

– перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя;

– перевод на постоянную работу в другую организацию;

– перевод в другую местность вместе с организацией.

Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации в случае производственной необходимости.

Не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменений трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре.

На заявлении проставляются визы руководителей  структурных подразделений – по прежнему и новому месту работы.

Заявление визирует также начальник отдела кадров, который передает его руководителю организации для получения его резолюции, разрешающей (завершающей) перевод.

Представление о переводе

В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель подразделения заполняет на него представление о переводе. Представление о переводе унифицировано УСОРД. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Заявление и представление являются документами – основаниями для издания приказа руководителя.

После получения согласия работника на перевод кадровые службы готовят изменение к трудовому договору, которое является обязательным документом при оформлении перевода работника. Необходимость этого документа объясняется тем, что при переводе неизбежно меняется место работы,  возможно, должность, оплата труда, должностные обязанности и др. существенные стороны трудового договора.

Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (приложения Г) и Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» (приложения Д). Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.

Порядок визирования устанавливается организацией; как правило, на таком приказе необходимы визы начальников структурных подразделений прежнего и нового места работы.

При переводе на другую работу на должности, связанные с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

Приказы о переводе объявляются работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию.

2.4. Комплекс документов по оформлению отпусков

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

Заявление об отпуске. Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре.

На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

График отпусков является документом, обязательным, как для работодателя, так и для работника (Трудовой кодекс, ст. 123). Он фиксирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков составляет кадровая служба не позднее, чем за две недели до наступления календарного года на основе данных структурных подразделений. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с применением формы Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или формы Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков. На основании приказа кадровая служба вносит отметки об отпуске в форме Т-2, а бухгалтерия производит расчет причитающихся работнику выплат.

2.5. Комплекс документов по оформлению поощрений

Трудовой кодекс РФ предусматривает поощрения за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Наиболее распространенными являются следующие виды поощрений:

1) объявление благодарности;

2) выплата премии;

3) награждение ценным подарком;

4) награждение почетной грамотой;

5)  представление к званию лучшего по профессии.

Основаниями для издания подобных приказов служат представления руководителя структурного подразделения, докладные записки, акты и т.д.

Представление о поощрении оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем.

Кадровая служба визирует представление в бухгалтерии, у других заинтересованных лиц и передает представление руководителю организации для получения его резолюции.

Инспектор по кадрам на основании представления и резолюции руководителя готовит приказ о поощрении.

Приказ о поощрении. Текст приказа о поощрении работника оформляется в унифицированной форме Т-11, о поощрении работников – в форме Т-11а. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).