Система документации по личному составу

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

(РГТЭУ)

НОВОСИБИРСКИЙ ФИЛИАЛ

 

Очное отделение 

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Управление документооборотом»

на тему:

Система документации по личному составу

 

 

 

 

	Выполнил студент 1 курса
	117 группы
	ФИО студента Жигляева В.М
	Проверил: канд.экон.наук, доц.
	Бородина Юлия Борисовна

 

                            

                 

                 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск 2012

 

Содержание

Введение 
1. Делопроизводство по личному составу  
1.1 Трудовой договор  
1.2 Оформление приема на работу  
1.2.1 Заявление  
1.2.2 Трудовая книжка  
1.2.3 Личная карточка  
1.2.4 Личное дело 

Заключение 
Список использованной литературы  
 

Введение

Кадровая  документация играет важную роль в  жизни любой организации, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован.

В зависимости  от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

 

 

1.Делопроизводство по личному  составу

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.  
Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.[5, с.7] 

Распорядительная  деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема граждан  на работу, перевода на другую работу и  увольнение. Документы, создаваемые  при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.  
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. 

К сожалению, в последнее время сохранности  документов по личному составу уделяется  недостаточное внимание. Анализ, проведенный  Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных  предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.  
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. [9, с.111].

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному  составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.  
К документам по личному составу относятся:  
- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;  
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);  
- трудовые книжки;  
- личные дела;  
- личные карточки формы Т-2;  
- лицевые счета по заработной плате и др.

На основании  ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет  работодателю: [1].

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы  воинского учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ  об образовании, о квалификации  или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных  случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных  настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. [1]

1.1 Трудовой договор

«Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником. В соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).[2]

В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового  договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения); 
• дата начала работы; 
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
• права и обязанности работника; 
• права и обязанности работодателя; 
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); 
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); 
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться  условия об испытании, неразглашении  охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). Об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.  
 

1.2 Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется  работнику под расписку в трехдневный  срок со дня подписания трудового  договора. По требованию работника  работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации  правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

1.2.1 Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставление отпуска.

При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу  о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о  приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении  не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления  о приеме на работу характерны следующие  реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.[ 9, с.112].

Заявление о  приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о  переводе на другую должность может  быть написано на общем бланке или  стандартном листе бумаги формата  А4. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность. Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом [9, с.113] .

Оформляют приказы  по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя :И отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска [ 9, с.114].

1.2.2 Трудовая книжка

Трудовая  деятельность граждан фиксируется  в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).[1]

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу  предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и  проработавшего в организации свыше  пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в  трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном  листе трудовой книжки указываются  фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения  об образовании (среднее, среднее специальное  или высшее) и специальности или  профессии указываются на основании  документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

На титульном  листе обязательно ставится подпись  лица, выдавшего трудовую книжку, и  печать предприятия, где она была впервые заполнена.  
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или  увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает  необходимость исправлений, то они  оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью [ 9, с.114].