Система документации по личному составу

 

1.2.3 Личная карточка

Основным  документом по учету персонала предприятия  является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником.

На основании  паспорта в разделе I «Общие сведения»  указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной  стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее  важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются  дата и номер приказа, указываются  причины увольнения.

Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового  стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК. 

1.2.4 Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить  следующие документы:  
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;  
• анкета или личный листок по учету кадров;  
• автобиография или резюме;  
• копии документов об образовании;  
• копии документов об утверждении в должности;  
• копии характеристик;

• трудовой договор;  
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;  
• дополнение к личному листку по учету кадров;  
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются  
- паспорт;  
- трудовая книжка;  
- военный билет;  
- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);  
документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование»  анкеты или личного листка применяют  формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности»  заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное  положение» используются следующие  формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи[ 9, с.116].

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика  может быть оформлена на общем  бланке формата А4. Она имеет следующие  реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. 

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные  составные части. Первая – это  анкетные данные, следующие за названием  документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть  текста характеристики – данные о  трудовой деятельности (сведения о  специальности, продолжительности  работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть  – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых  качеств сотрудника: его отношения  к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.  
Текст характеристики излагается от третьего лица.  
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.  
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные  реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

 

Заключение

 

Трудовые  правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым Кодексом  Российской Федерации (ТК РФ). На основании статей Кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу  необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

 

Список  использованной литературы

1.Трудовой  кодекс Российской Федерации:  Новая редакция. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2008. -240с. 

2. Комментарий  к Трудовому Кодексу РФ

3. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения". – М.: Издательство  стандартов, 2003.

4. http://hrm.by/upravlenie-personalom/dokumentooborot.html

5. В.И. Андреева. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-синтез», 1997. – 268 с. 

6. Делопроизводство  в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев.  – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. –  234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое  право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

7. http://samarakadr.ru/kadr_dokumentooborot

8. http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum4/topic3092/

9. М.В. Кирсанова.  Современное делопроизводство, Инфра  – М: 2000.