Документы по личному составу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство»

Документы по личному  составу.

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка  группы

 

 

Проверила: Баутина С.Л.

 

 

 

 

Ижевск,2010

 

Содержание:

Введение....................................    ..3

  1. Приказ по личному составу...................................... 4

  2. Резюме......................................................................... 6

  3. Заявление..................................................................... 8

  4. Система хранения кадровых документов..................9

  5. Трудовая книжка ........................................................10

Список литературы        11   
Введение

Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.   Документы по личному составу возникают в результате возмездных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т.д. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме и т.п. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы.

В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, что способствует их унификации. Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с ними.

Постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 № 26 утверждены согласованные  с Министерством финансов России и Министерством экономики России формы первичной учетной документации. В их состав вошли и формы кадровой документации по учету труда и его оплаты, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.

Кадровые службы предприятий  в настоящее время должны опираться  на эти формы:

– Приказ (распоряжение) о приеме на работу – форма № Т-1, № Т-1а;

– Личная карточка –  форма № Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;

– Штатное расписание Т-3;

– Учетная карточка научно-педагогического  работника – форма № Т-4;

– Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма № Т-5, Т-5а;

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма № Т-6, Т-6а;

– График отпусков – форма Т-7

– Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) – формаТ-8, Т-8а;

– Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку

– форма №Т-9, Т-9а;

– Командировочное удостоверение  – форма №Т-10;

– Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении форма № Т-10, Т-10а;

– Приказ (распоряжение) о поощрении  работника – форма №Т-11, №Т-11а.

Все формы, помеченные литерой «а», предназначены для оформления распорядительных актов одновременно на несколько  работников.

Документы по личному составу имеют  длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности – специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Возмездные отношения между работодателем и работником в обязательном порядке должны оформляться распорядительными актами – приказами, договорами, контрактами и т.д.

1. Приказ по личному составу

Приказы по личному составу  отражают сведения о кадрах: прием (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные

карточки, финансовые документы).

Номер (индекс) приказа  пишется либо с пометкой «К», что означает приказ по кадрам, либо с пометкой «ЛС» – по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно,

т.к. у них разные сроки  хранения.

Каждый пункт кадрового  приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.п.) и оформляется следующим образом:

Основание: заявление В.Н. Сидоровой.

В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке формы № Т-1, Т-1а.

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают: вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководителя структурного подразделения и заявление работника. Для этих приказов используются унифицированные формы №Т-5, Т-5а.

При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют

отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются  по форме №Т-11, №Т-11а.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме Т-7.

При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса РФ. Для этих видов приказов иcпользуется форма о прекращении трудового договора №Т-9, Т-9а.

Фамилию, имя и отчество в приказах по личному составу всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.

К тексту приказа по личному составу  предъявляются особые требования, т.к. они отражают права работника  и являются основными документами, подтверждающими трудовой стаж и заработную плату при начислении пенсии.

Формуляр-образец ПРИКАЗА состоит  из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20,21, 22, 23,24, 28.

2. Резюме

Изменение системы правовых отношений ведет к обновлению содержания и форм традиционных кадровых документов (анкета, характеристика, трудовой договор, личная карточка и др.). Появляются документы, не применявшиеся ранее, такие как резюме, приобретающие все большую популярность в условиях поиска трудоустройства. Однако не рекомендуется подменять им заявление. Особенностью резюме является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО (полностью) , дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, подпись.

Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раздел «Дополнительные сведения» сообщения типа «люблю животных», «увлекаюсь рыбалкой» и т.п. Этот раздел отражает другие области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д.

Резюме оформляется  на стандартном листе бумаге. Каждый раздел оформляется с отдельной строки. Флаговый способ оформления сведений придает документу упорядоченный вид. Резюме фиксирует только конкретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность.

Например:

РЕЗЮМЕ

Соловьев Вадим Михайлович

21.03.1960 г.р.

АДРЕС: пр. Мира, 21, кв. 146, г. Омск 644050.

ТЕЛ.: 65 04 20 (дом); 8 904 322 98 56 (сот.).

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею сына.

 

ЦЕЛЬ: получение должности  начальника отдела программного обеспечения.

 

ОБРАЗОВАНИЕ:

1977–1982 – Омский государственный  технический университет по специальности  «ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ» с присвоением квалификации – ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК. 1967–1977 – средняя школа-гимназия № 139 г. Омска.

 

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ:

1992 – до настоящего  времени – начальник вычислительного  отдела ОАО «Сатурн» (обеспечиваю программную поддержку финансового отдела и функционирование вычислительной техники).

1980–1992 – инженер ОНИИП,  с 1987 г. – начальник сектора (занимался разработкой вычислительных систем).

 

 

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ:

Имею опыт работы с  электронными таблицами, текстовыми и  графическими редакторами, базами данных.

Владею английским языком (чтение, синхронный перевод). По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

Подпись В.М. Соловьев

Дата

3. Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрении жалобы и т.д.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке. Заявление включает следующие реквизиты: адресат (кому адресовано); адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, тел., паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата

Например:

Директору НИИ АК

И.В. Иванову

Филина Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Мира, д.17, кв.11, Москва

 

Заявление

Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории химического синтеза  с 24.08.2003.

 

 

 

Подпись И.И. Филин

19.08.2003

 

4. Система хранения кадровых документов

Система хранения кадровых документов достаточно обособлена. Правила их хранения определяются законами, положениями и инструкциями. Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки, трудовые книжки и др. документы группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям. Отдельно группируются приказы по личному составу и кадровые приказы (назначение на дежурство, работа в праздничные дни и т.д.). Это вызвано тем, что у них разные сроки хранения. Приказы поличному составу, содержащие сведения о назначениях, переводах, размерах денежных вознаграждений, стаже и т.п., подлежат длительному хранению (75 лет), а кадровые приказы сохраняются лишь в течение 5 лет. Регистрацию этих видов приказов целесообразно проводить раздельно.

Формирование личных дел имеет ряд особенностей. Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться либо на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов. В этом случае на остальных сотрудников предприятия оформляют только личные карточки формы Т-2, которые заполняются ответственным должностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных документов работника в его присутствии.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д. Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

В личных делах группируются документы в следующей последовательности:

– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

– заявление о приеме на работу, направление или представление;

– анкета или личный листок по учету кадров;

– дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

– резюме или автобиография;

– копии документов об образовании;

– выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

– трудовой договор или  контракт;

– справки и другие документы, относящиеся к данному  работнику;