Документы по личному составу

     Саратовский государственный технический университет

     Институт  развития бизнеса и стратегий 
 

     Кафедра менеджмента, маркетинга и логистики 
 
 
 
 

    Курсовая  работа

    по  дисциплине «Делопроизводство» 

    на  тему «Документы по личному составу» 
 
 

                                                               Выполнила: студентка гр. МНЖ-312

                                                               заочной формы обучения

                                                               Уколова А.А.            

                                                                Проверила:

                                                                             
 
 

    г. Саратов

    2010 
 
 

     Содержание:

Введение……………………………………………………………………..…3

1. Делопроизводство  по личному составу………………………………..….4

2. Трудовой договор……………………………………………………….......6

3. Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)……………………….……9

4. Заявление……………………………………………………………………10

5. Трудовая книжка………………………………………………………..…..13

5.1 Личная карточка………………………………………………………..….15

5.2 Личное дело………………………………………………………………..16

6.Подготовка  документов по личному составу  к архивному хранению………………………………………………………………...……..20

Заключение…………………………………………………………………….26

Список использованной литературы……………………………………...…27

Приложения……………………………………………………………………28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      Введение 

     Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных  лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Актуальность. Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

       Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

     Обязательное  ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией  по ведению трудовых книжек и т.д. 
 
 
 

1. Делопроизводство  по личному составу 

     Распорядительная  деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема граждан  на работу, перевода на другую работу и  увольнение. Документы, создаваемые  при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

     К сожалению, в последнее время  сохранности документов по личному  составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

     Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников .

     К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате и др.

     На  основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

     В отдельных случаях с учетом специфики  работы настоящим Кодексом, иными  федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

     Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.  

     2. Трудовой договор 

     «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).

     Трудовой  договор - это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

     Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель - физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

     Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях  несет работодатель. При нарушении  установленных ТК РФ и иными федеральными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению по пункту 11 статьи 77 ТК РФ.

     При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

     Согласно  ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

     Трудовой  договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или  по поручению работодателя или его  представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

     В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

     Существенными условиями трудового  договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.