Документы по личному составу

     В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

     Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

     В случае заключения срочного трудового  договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Трудовые  договоры могут заключаться:

     1) на неопределенный срок;

     2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Если  в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается  заключенным на неопределенный срок.

     В случае если ни одна из сторон не потребовала  расторжения срочного трудового  договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

     Трудовой  договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных  к тому оснований, установленных  органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства. 

     3. Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ) 

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

     Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.  

     4. Заявление

     Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

     При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

     Заявление о приеме на работу составляется в  произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается  и заявление о приеме на работу.

     В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

     Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

     Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

     Наименование  структурного Адресат

       Подразделения Резолюция

     ЗАЯВЛЕНИЕ

     01.02.2000

     Прошу перевести меня на должность _________________________

     _________________________________________________________

     Наименование  должности

     _________________________________________________________

     Наименование  структурного подразделения

       в связи __________________________________________________

     Причина перевода

     __________________________ _____________________

     Подпись работника Расшифровка подписи

     Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном  листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

     Заявление о предоставлении отпуска на крупных  предприятиях оформляется на трафаретном  бланке, выполненном типографским способом, а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:

     Директору предприятия

     «Адрон»

     Н.И. Крылову

     ЗАЯВЛЕНИЕ

     10.05.2000

     Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.

     Начальник цеха Подпись П.С. Филимонов

     Такие виды заявлений, как заявление о  предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

     Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия  к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

     Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к  тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

     В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

     Приведем  пример оформления приказа:

     ЗАО «Рябина»

     ПРИКАЗ

     12.04.2000 №36-к 

     Новосибирск

     О приеме на работу

     Григорьевой В.И.

     ГРИГОРЬЕВУ  Валентину Ивановну принять старшим  экономистом с 14.04.2000 с окладом  согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор.

     Директор Подпись Н.И. Петров 

                                             5. Трудовая книжка

     Трудовая  деятельность граждан фиксируется  в трудовых книжках, которые ведутся  на всех предприятиях независимо от формы  собственности.

     Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

     При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

     На  работника, поступающего на работу впервые  и проработавшего в организации  свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

     На  титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

     Сведения  об образовании (среднее, среднее специальное  или высшее) и специальности или  профессии указываются на основании  документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

     На  титульном листе обязательно  ставится подпись лица, выдавшего  трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

     Запись  на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

     Оформление  титульного листа  выглядит следующим  образом:

     Трудовая  книжка

     №

     М.П. Подпись лица, ответственного Петрова

       за выдачу трудовых книжек (разборчиво)

       Например: ОАО «Орбита». Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО «ГЕЗ» с 01.01.1999 переименовано в ЗАО «ГЕЗ и Со». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.1994), в графе 3 –указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 – основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

     Пример  заполнения трудовой книжки:  

     СВЕДЕНИЯ  О РАБОТЕ