Документы по личному составу

 

     Инспектор по персоналу Подпись И.И. Петрова

     Печать 
 

     5.1 Личная карточка

     Основным  документом по учету персонала предприятия  является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или  временную работу.

     Все записи в карточках делаются на основании  документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

     В новом варианте личной карточки исключены  устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

     В обязательном порядке проставляется  дата заполнения личной карточки и  личная подпись работника.

     На  оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

     Наиболее  важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в  этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

     При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения.

     Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.

     Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

     На  многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК. 

     5.2 Личное дело

     Личное  дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

     В состав личного дела должны входить следующие  документы:

     • внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

     • анкета или личный листок по учету кадров;

     • автобиография или резюме;

     • копии документов об образовании;

     • копии документов об утверждении  в должности;

     • копии характеристик;

     • трудовой договор;

     • копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

     • дополнение к личному листку по учету кадров;

     • справки и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

     Внутренняя  опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

     Анкета  или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются

     паспорт;

     трудовая  книжка;

     военный билет;

     документ  об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

     документы об имеющихся изобретениях.

     В графе «Образование» анкеты или  личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

     Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

     В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

     Ниже  приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле

     ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ 

     00.00.0000

     документов  дела № 

 

      Характеристика  – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

     В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

     Вторая  часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности  работы на данном предприятии или  в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

     Третья  часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических  и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения  профессионального уровня, поведения  в быту.

     Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

     Текст характеристики излагается от третьего лица.

     Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

     Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

     Основные  реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и  год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. 

     6. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению 

     Ряд статей Конституции Российской Федерации  гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

     Часть этих документов в соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее  — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

     Срок  хранения указанных документов в  соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
• тарификационные ведомости — 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

     В течение установленных сроков организация  обязана обеспечивать их сохранность  и предоставлять гражданам и  организациям в установленном законодательством  порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

     Организация работы с документами в учреждениях  регламентируется нормативными правовыми  документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых  изложен порядок составления  номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.