Документы по личному составу

     В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим  разделом в которую включаются документы  кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

     Сроки хранения документов определяются в  соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения (далее — Типовой  перечень).

     Номенклатура  дел является основной для составления  описей, в том числе и на документы  по личному составу.

     При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие  основные требования:

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

     Запрещается группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

     Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

     Рассмотрим  в качестве примера формирование распорядительной документации по личному  составу — приказы.

     Приказы по личному составу  формируются в  дела в зависимости  от сроков их хранения. При этом следует  помнить, что запрещается  группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

     В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют  два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

     К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

     Практика  использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

     Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы  по личному составу  формируются в  дела в пределах одного календарного года в  хронологическом  порядке и с  относящимися к ним  приложениями.

     В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

     Лицевые счета по заработной плате сотрудников  формируются в  самостоятельные  дела и располагаются  в них по алфавиту фамилий.

     Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

     Личные  карточки работников также формируются  в дела по алфавиту фамилий.

     По  истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к  передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

     Дела  передаются в архив в упорядоченном  состоянии по сдаточной описи. Документы  по личному составу выделяются в  отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

     Подготовка  документов к длительному хранению включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

     При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор  дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив  учреждения, выделение к уничтожению  документов, сроки хранения которых  истекли.

     Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

     Оформление  дел предусматривает  систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление  листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. 

 

      Заключение 

     Итак, из всего вышеизложенного следует  сделать следующие основные выводы.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

     К документам по личному  составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате и др.

     На  основании ст. 65 нового Трудового  кодекса РФ при заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

 

 

      Список использованной литературы 

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации: Новая  редакция. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2008. -240с.
2. Комментарий к Трудовому Кодексу РФ
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2001 - 271 с.
6. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000.
7. В.А. Кудрявцев. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.
8. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с
9. Справочник кадровика: прием и увольнение работников. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 176 с. – (Б-ка журнала «Кадровая служба предприятия»). – (Справочник кадровика. Вып. 10 (28)).
10. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640
11. "Кадровые решения" №2 2003, С.12-15

 

 

Приложения

                                                    Приложение №1 

     Принять Филиппова И. И. Директору НИИ  АК

     старшим инженером Иванову И. В.

     с окладом согласно от Филиппова Ивана  Ивановича

     штатного  расписания проживающего по адресу: 414025,

     с 16.10.2002 Астрахань, ул. Татищева, 16, корп. 4, кв. 52

     Иванов  тел. 245 67 85

     17.10.2002

     ЗАЯВЛЕНИЕ

     Прошу принять меня старшим инженером  в лабораторию химического анализа.

     10.10.2002

     Подпись И. И. Филиппов

     Не  возражаю

     Заведующий  лабораторией

     Химического анализа

     Подпись И. О. Фамилия

     00.00.0000

     В дело 00-00

     Издан приказ № 00

     Подпись

     Дата  

 

       Приложение №2 

     ТРУДОВОЙ  ДОГОВОР

     г. Астрахань «___» ______________ 200 г.

     АСТРАХАНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

     (наименование  вуза)

     именуемый в дальнейшем «ВУЗ», в лице ректора  ПИМЕНОВА ЮРИЯ ТИМОФЕЕВИЧА,

     действующего  на основании Устава АГТУ и коллективного  договора

     и ________________________________________________________

     именуемый в дальнейшем «работник» заключили  договор о нижеследующем

     1. «Работник» _________________________________________________

     (фамилия,  имя, отчество)

     принимается в вуз на должность _________________________________

     на  кафедру (отдел) _____________________________________________

     2. «Работник» обязуется: соблюдать  требования Устава АГТУ, коллективного  договора, должностных инструкций

 
 

     (перечисляются  обязанности)

     2.1. Соблюдать правила внутреннего  трудового порядка «вуза»

     2.2. Своевременно оповещать администрацию  вуза (кафедры, отдела) о невозможности  по уважительным причинам выполнять  обусловленную договором работу

     3. «Работник» имеет право: _____________________________________

     3.1. Пользоваться оборудованием, лабораториями,  источниками информации в порядке,  установленном в вузе.

     3.2. пользоваться всеми правами работника  университета__________________

     (иные  права)

     4. Администрация вуза обязуется:

     4.1. Создать условия для выполнения  обусловленных договором обязанностей.

     4.2. Не требовать работ, не предусмотренных  договором, служебными инструкциями  и должностными обязанностями  без согласия «работника».

     4.3. Обеспечивать условия по охране труда, предусмотренные действующими нормами и правилами.

     4.4. Выплачивать должностной оклад:  в соответствие со штатным  расписанием (ежемесячно, по графику)

     4.5. Предоставить отпуск в количестве ____________________________

     (по  заявлению, по графику)

     4.6. Иные условия договора _____________________________________

     5. Срок действия договора с «____»  _____________200 г. по «____» ____________200 г.

     6. Стороны оставляют за собой  право на досрочное расторжение  настоящего договора при невыполнении  обязательств одной из стороны.

     7. В спорных случаях стороны  руководствуются ТК РФ.

     Настоящий договор является основанием для  издания приказа.

     РЕКТОР  АГТУ «Работник»__________________________ ___________________________

     (подпись)  Руководитель подразделения (отдела)