Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинский  Государственный Университет»

Миасский филиал

 
 

Отчетные  документы: назначение, виды, структура, обязательные реквизиты 

Доклад

по дисциплине «Документационное обеспечение управления» 
 
 

Выполнил: Соломатина Л.К.

Группа: МУС – З01 

Проверил: Гостева И.В. 
 
 
 
 
 
 

2011/12 уч. год

              ОТЧЕТНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

  Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

  - документы государственной статистической отчетности;

  - документы ведомственной отчетности;

  - внутриучрежденческие отчетные документы.

  Документы государственной  статистической отчетности

  Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему  отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы  составляют 6-й раздел Общероссийского  классификатора управленческой документации.

  Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

  -         документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

  -         документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

  -         документация по статистике труда;

  -         документация по статистике материальных ресурсов;

  -         документация по статистике финансов;

  -         документация по социальной статистике;

  -         документация по статистике промышленности;

  -         документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

  -         документация по статистике капитального строительства;

  -         документация по статистике внешнеэкономических связей;

  -         документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

  -         документация по статистике транспорта и связи;

  -         документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

  Документы ведомственной отчетности

  Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются  в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую  координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера  можно привести Министерство по налогам  и сборам Российской Федерации, которое  разрабатывает унифицированные  формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

  Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как  правило, представляются в соответствующие  территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и  разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа  и электронная копия на магнитном  носителе, при этом один экземпляр  документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).

  Внутриучрежденческие  отчетные документы

  Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются  внутренние отчетные документы, в которых  в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства  или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству  данной или вышестоящей организации.

  Отчетные  документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе  бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут  прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа  и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе  газа, отчет о поставке продукции  и т.п.

  Требования  к составлению  отчетов

  Отчетные  документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются  нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

  В отчете должны быть указаны:

  -         наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

  -         наименование отчета;

  -         дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

  -         регистрационный номер;

  -         место составления отчета;

  -         составители (исполнители) отчета;

  -         основание для составления отчета;

  -         подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

  -         печать организации, если этого требуют нормативные документы.

  Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем  данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и  отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую  организацию.

  В тексте отчета в зависимости от его  назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых  нормативных документов, могут приводиться  расчеты и итоговые данные.

  Отчет может оформляться с титульным  листом или без него.

  Понятие и виды отчетности

 

 

  Отчетность — это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности предприятия (хозяйствующего субъекта) или составляющих его элементов (областей бизнеса) за истекший период.

  Составление отчетности — завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит  из обобщающих итоговых показателей, которые  получают в конце отчетного периода путем соответствующей обработки (группировки, обобщения и т.п.) данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели как в стоимостном, так и в натуральном выражении. Важно подчеркнуть, что отчетные данные не могут отражать таких хозяйственных оборотов, которых не было в текущих учетных записях. Отчетность представляет собой важнейший источник информации для анализа и принятия решений.

  Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

  1) объему сведений, включаемых в  отчеты;

  2) целям, для которых составляются  отчеты;

  3) периодам, охватываемым отчетностью.

  По объему содержащихся в отчетах сведений различают частную и общую отчетность. Частная отчетность включает информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам. Общая отчетность характеризует результаты деятельности предприятия в целом.

  В зависимости от назначения (целей составления) отчетность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей — заинтересованных физических и юридических лиц — о характере деятельности, доходности  и имущественном положении предприятия. Составление внутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутрифирменного управления.

  В зависимости от периода, который охватывает отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Если бухгалтерская отчетность составлена на внутригодовую дату, ее называютпериодической. Периодические отчеты составляются регулярно через определенные промежутки времени. По этому признаку различают отчетность ежедневную, еженедельную, ежедекадную, месячную, квартальную, полугодовую.

  Срок  представления годового отчета регламентируется соответствующими нормативными актами (в России — нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации).

  Мы  будем говорить о частной внутренней отчетности, т.е. отчетности об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

  Цель  составления внутрихозяйственной (внутренней) отчетности, охватывающей все предприятие  снизу доверху, — удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих).

  Цель  составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных должны варьировать в зависимости от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих конкретному предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета, содержанию полномочий и ответственности, которые делегированы конкретному структурному подразделению и его менеджеру. В связи с этим разработка внутренней отчетности является прерогативой предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи варьируют в зависимости от условий хозяйствования на конкретном предприятии. Исключение составляет лишь финансовая отчетность отраслевых и географических сегментов предприятия, которая регулируется национальными и международными стандартами. О причинах, которые обусловили это положение, речь пойдет ниже.

  Прежде  чем приступить к рассмотрению внутренней отчетности по существу, необходимо дать краткую характеристику объектов управленческого учета, в разрезе которых составляется внутренняя отчетность, поскольку основные ее характеристики, в первую очередь содержание, зависят от целей деятельности объектов управленческого учета, прав и ответственности, которые им предоставляются, критериев оценки результатов их деятельности.

  Отчетность  представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной  деятельности организации за отчетный период. Она включает таблицы, которые составляют по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета.