Реквизиты документов

ГБОУ СПО РО «Таганрогский металлургический техникум»

 

 

 

 

 

 

Специальность 034702 

Группа  458-ДА 

 

 

 

 

Пояснительная записка

к курсовой работе

 

Тема                    Реквизиты документов                                  ж

 

 

 

 

Студентка   Онуприенко Алена Васильевна  

 

Руководитель работы Киричек Татьяна Андреевна  

 

 

 

 

 

 

 

2013

Содержание

Введение

1 Реквизиты документов

1.1 Государственный  герб Российской Федерации. 

1.2 Герб субъекта Российской Федерации

1.3 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

1.4 ИНН

1.5 Код формы документа.

1.6 Наименование организации.

1.7 Справочные данные об организации.

1.8 Наименование вида документа.

1.9 Дата документа.

1.10 Регистрационный номер документа.

1.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

1.12 Место составления  документа.

1.13 Адресат.

1.14 Гриф утверждения документа.

1.15 Резолюция.

1.16 Заголовок к тексту.

1.17 Отметка о контроле.

1.18 Текст документа.

1.19 Отметка о наличии приложения.

1.20 Подпись.

1.21 Гриф согласования документа.

1.22 Виза согласования документа.

1.23 Печать.

1.24 Отметка о заверении копии.

1.25 Отметка об исполнителе. 

1.26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

1.27 Отметка о поступлении документа в организацию.

1.28 Отметка для автоматического поиска документа.

 

2 Общие правила оформления управленческих документов

2.1 Понятия «реквизит» и «формуляр документа».

2.2 Обязательные реквизиты управленческих документов.

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого предприятия, организации, учреждения получает отражение в служебной документации. Документы используют во всех областях человеческой деятельности, они отражают факты, события, являются объективной действительностью мыслительной деятельности человека.

Информация в документе  может быть зафиксирована различными способами: письменно, в виде чертежа, рисунка, фотографии, при помощи звукозаписи. Таким образом документ прежде всего информационную функцию. Но он выполняет и другие функции – передачи информации на расстоянии, накопления и хранения информации, доказательства, учета. Призванная устранить органичность живой устной речи административная письменность является надежным юридическим источником. К документам обращаются всякий раз , когда в этом возникает необходимость – спустя много лет и даже столетий. В этом смысл и назначение служебной документации.

Документация охватывает все сферы управленческой и профессиональной деятельности. Однако документация, плохо  или совсем не квалифицированная, превращается, по выражению профессора К.Г.Митяева, в «склад случайных, разрозненных и , вследствие этого, никому не нужных бумаг», если ее не объединить в систему.

Авторами служебных  документов являются, пользуясь языком юристов, лица «физические», как правило, руководители, подписавшие документ, хотя в подготовке документа могли принимать участие многие люди. На них ложится ответственность  за правильное составление и ведение документации при совершении различных административных функций. Выражая коллективные, групповые интересы своего учреждения, автор служебного документа выступает уже не ка физическое, а как юридическое лицо.

Под системой документирования понимается совокупность процессов  по созданию и обработке всех документов, создаваемых в учреждении. Система  документирования предполагает наличие определенных норм и требований не только к составлению и оформлению документа, но и к порядку работы с ним, обработке, движению, хранению документа. Такие нормы закреплены в свою очередь законодательными и нормативно-методическими документами.

Вся управленческая деятельность тесно связана с работой с документами, так как для принятия любого управленческого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает документ.

Документ – объект труда в сфере управления. Поэтому совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда.

Значение информационно-документационного  обеспечения управления постоянно  возрастает в связи с развитием  общества, его политических. Экономических, культурных, социальных связей, стремительным ростом объемов документной информации.

Работники управленческого  аппарата большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов и содержащейся в них информации. Эта работа занимает 60%, а в отдельных случаях до 80% бюджета их рабочего времени. Для значительной части работников сферы управления, таких как плановики, экономисты, бухгалтеры, статистики, секретари, машинистки и т.д. работа с документами и анализ, обработка содержащейся в них информации составляют основное содержание их труда.

Повышение производительности труда в сфере управления достигается  прежде всего внедрением средств  автоматизации и механизации, именуемых  оргтехникой. Механизация и автоматизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использования документной информации, усиления контроля исполнения, упорядочения документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор и хранение.

Но внедрение оргтехники требует выполнения 2-х условий: единообразия всех документов и такого построения технологии обработки документов, чтобы  однотипные операции были сосредоточены  в одном месте. Только выполнение этих условий позволяет подвести документы под машинную обработку.

Современные и перспективные  направления совершенствования  документационного обеспечения  управления, делопроизводства неотделимы от процесса массового внедрения  достижений научно-технического прогресса в сферу управления народным хозяйством страны. Эти достижения связанные с созданием качественно новых видов вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органическом включении комплекса технических средств и управленческий процесс.

 

 

 

 

 1 Реквизиты документов

 

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами. Состав реквизитов организационно - распорядительных документов в РФ определен ГОСТ6.30-2003.

 

Название реквизита	Табулятор, позиция
1. Государственный герб Российской Федерации	В левом верхнем углу, поз. любая
2. Герб субъекта Российской Федерации
3. Эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания)	В левом верхнем углу, поз. любая
4. ИНН	0 таб, 1 поз.
5. Код формы документа
6. Наименование организации	0 таб, 1 поз.
7. Справочные данные об организации	0 таб, 1 поз.
8. Наименование вида документа	0 таб, 1 поз.
9. Дата документа	0 таб, 1 поз.
10. Регистрационный номер документа	2 таб, 17 поз.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа	0 таб, 1 поз.
12. Место составления или издания документа	0 таб, 1 поз.
13. Адресат	4 таб, 33 поз
14. Гриф утверждения документа
15. Резолюция	В любом месте, начальник
16. Заголовок к тексту	0 таб, 1 поз.
17. Отметка о контроле	На левом поле, на уровне заголовка к тексту
18. Текст документа	Красная строка – 1 таб, 6 поз, остальные строки – 0 таб, 1 поз.
19. Отметка о наличие приложения	0 таб, 1 поз.
20. Подпись	Должность – 0 таб, 1 поз, подпись с любой поз, расшифровка  подписи
21.Гриф согласования документа	0 таб, 1 поз.
22. Визы согласования документа	0 таб, 1 поз.
23. Печать	Захватывает несколько  букв должности
24. Отметка о заверении копии	Слово ВЕРНО – 0 таб, 1 поз.
25. Отметка об исполнителе	0 таб, 1 поз.
26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	0 таб, 1 поз., расшифровка  подписи исполнителя – 3 таб, 25 поз.
27. Отметка о поступлении документа в организацию	7 таб, 57 поз.
28. Отметка для автоматического поиска документов

 

1. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации»

 

 Воспроизведение Государственного  герба является обязательным: на  бланках и печатях: - Президента  РФ; - Правительства РФ; - палат федерального  собрания; - на бланках центральных  органов федеральной исполнительной  и государственной власти.

Использование герба  регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, конституциями и  т.д.)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок  официального использования установлены  Федеральным конституционным законом  от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, а в левой – держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

 

1.2Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации»

 

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-97 содержит положения, касающиеся изображения на бланках Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации. Вопросы использования символики муниципальных образований в стандарте не отражены. Однако свою собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 11) в праве иметь и муниципальные образования (муниципальное образование – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление , имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления.)Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленные в законодательстве Российской Федерации и субъекта Российской Федерации.

На практике встречаются  различные варианты использования  символики на бланках муниципальных  образований. В ряде регионов органы местного  самоуправления продолжают по аналогии с практикой советского периода воспроизводить на своих бланках изображение Государственного герба Российской  Федерации, что является нарушением действующего законодательства.

На бланках муниципального образования может изображаться герб субъекта Российской Федерации, если это предусмотрено законодательством субъекта Российской Федерации. Так, органы местного самоуправления в Москве – районные Управы используют на своих бланках изображение герба Москвы (в соответствии с распоряжениями Мэра от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ и от 27 ноября 2000 г. № 1236-РМ).

На бланках муниципального образования может изображаться герб (эмблема) этого образования. Наконец, муниципальное образование может  не иметь своей символики и  не использовать другую символику при разработке бланков.

 

3.  Реквизит «Эмблема организации»

 

 Проставляется на бланках документов. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Отражает основное направление деятельности организации. Располагается на верхнем поле док-та слева. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб. Бланк с большой эмблемой и наименованием предприятия неудобен в работе. Под эмблему нужно отводить 1,5 - 2 см. от границы верхнего поля.

Товарный знак – это  обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или  физических лиц от однородных товаров  и услуг других юридических или  физических лиц. Товарный знак может  быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.