Реквизиты документов

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Керамика"

Личная подпись И.С. Михайлов

12.09.2010

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО     или    УТВЕРЖДЕНО

Решение общего      Приказ Председателя

 собрания  акционеров      Правления банка

Протокол от 15.08.2010 № 17   от 30.09.2010 № 182

 

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне.

 

15. Реквизит «Резолюция»

 

Реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. Резолюция включает три основные части - фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (подпись и дату). При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается  оформление резолюции на отдельном  листе.

 

16. Реквизит «Заголовок к тексту»

 

Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Заголовок согласуется  с наименованием вида документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Приказ о  создании аттестационной комиссии;

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

 

Заголовок содержит две  основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

 

17. Реквизит «Отметка о контроле»

 

  Обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле обозначают одной буквой "К", словом или штампом "Контроль".

 

18. Реквизит «Текст документа»

 

Отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта РФ.

Текст может быть в  форме связного текста, анкеты, таблицы  или сочетания этих форм. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах.

Таблицы имеют  два уровня текста: вертикальный - графы  и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице  составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). 

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки граф и строк пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то оно пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу “Номер по порядку”. Если нужно пронумеровать показатели, то порядковый номер ставится в боковике перед наименованием. Например:

Наименование	Значение
1. Обзоры
2. Описи

 

19.  Реквизит «Отметка о наличии приложений»

 

Располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к  документу сброшюрованы, то указывается  только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется в тексте ссылка на приложение или нет:    Приложение: в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3л. в 5 экз. в  первый адрес.

 

20. Реквизит « Подпись»

 

В состав реквизита «Подпись» входят три части: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный  директор  Личная   Н.А.Федоров

ЗАО «Партнер» подпись

 

или:

 

Исполнительный  директор Личная Н.А.Федоров

подпись

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите  «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный  директор Личная Н.А.Федоров

ЗАО «Партнер»   подпись

 

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор Личная М.А.Медведев

Подпись

Главный бухгалтер Личная  Н.И.Логинова

Подпись

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

 

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации  финансов Российской

Федерации

Личная В.М.Степанов Личная  А.П.Миронов

Подпись подпись         

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель  комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьев

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

 

21. Реквизит «Гриф согласования документа» 

 

Реквизит документа, выражающий предварительную оценку существа документа. Бывает 2 типов: 1) Реквизит состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); - должности лица, с которым согласовывается документ (наименование организации); - расшифровки подписи (сперва инициалов, потом фамилии); - личной подписи и даты согласования;. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИ документоведения

и архивного  дела

Личная подпись  М.В. Ларин

23.04.2010

2) Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., принятым коллегиальным органом, то гриф согласования: состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); документ; принятый коллегиальным органом, название коллегиального органа, дата и номер документа. Например:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания 

Правления страховой 

компании "Юнит"

Протокол от 21.06.2010  № 10

Если документ имеет  два грифа согласования, то они  располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

 

22. Реквизит «Визы согласования документа»

 

Согласование документа  оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку  подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего, например:

Личная подпись А.С.Орлов

25.01.2012

Реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, юристом (в этом случае свидетельствует о соответствии док-та нормативным актам, закону).

Виза включает (4 части): - обязательно - личную подпись и  дату; иногда - должность лица и - расшифровку подписи (сперва инициалы, потом фамилию). Например:

Визы проставляют  на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

 

23. Реквизит «Печать»

 

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами

Печать бывает - гербовая (круглая, в ее центре – герб РФ с двуглавым орлом, а по окружности – полное наименование организации) и простая (круглая, треугольная, квадратная и др.). Использование герб. печатей регламентируется нормативными актами субъектов РФ. Печати с изображением герба ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

 

24. Реквизит «Отметка о заверении копии»

 

 Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их. Оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (сперва инициалы, потом фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров  Личная подпись М.В.Колосов

07.06.2010 

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для  удостоверения их соответствия подлинникам.

 

25. Реквизит «Отметка об исполнителе»

 

Проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона (строкой ниже). Например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924-45-67  924-45-67 

 

26. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

 

Отметка об исполнении документа  и направлении его вдело свидетельствует, что работа с данным док-том закончена и содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 01.04.2010  № 131

 или

Издан приказ от 01.04.2010  № 12

В дело № 0115

Личная подпись

01.04.2010

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

 

1.27 Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

 

Проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: наименование организации, регистрационный номер, дата поступления документа в организацию. при необходимости - часы и минуты.

В организациях с большим  объемом документооборота при обработке  поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: «Документ получен в поврежденном виде».

 

27. Реквизит «Отметка для автоматического поиска и контроля информации»

 

Отметка для автоматического  поиска и контроля информации или Идентификатор электронной копии документов является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В реквизите «Идентификатор электронной копии документа» рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Основным поисковым признаком машиночитаемого документа в автоматизированной информационной системе является имя файла.