Реквизиты документов

 

4. Реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика ИНН»

 

  В налоговой инспекции, выдается физическому и юридическому лицам.

 

5.  Реквизит « Код формы документа»

 

  Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации и служит для ускорения передачи документа информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993г. № 299.

ОКУД предназначен для  решения следующих задач: регистрации  форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных  форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код формы документа  используется при передаче документированной  информации по каналам электронной  связи в целях сокращения возможных  ошибок и является элементом идентификации  документа.

 

6.  Реквизит «Наименование организации»

 

Является обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке  располагают ниже наименования на русском  языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

Реквизит «Наименование  организации» обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее  документ.

В законодательстве термином «организация» обозначаются как  юридические лица, так и структуры, не имеющие этого статуса. В Общероссийском классификаторе организационно-правовых форм (ОКОПФ) три основные классификационные группировки:

- юридические лица, являющиеся  коммерческими организациями.

-юридические лица, являющиеся  некоммерческими организациями.

-организации без прав юридического лица, индивидуальные предприниматели.

 

7.  Реквизит «Справочные данные об организации»

 

Содержит справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты  и др.).

В соответствии с Федеральным  законом от 26 декабря 1996г. №208-ФЗ «Об  акционерных обществах» (ст.4) общество должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и  обязано уведомлять органы государственной регистрации юридических лиц об изменении своего почтового адреса.

Группы цифр в номерах  телефонов, факсов разделяются дефисом (241-90-64).

Адрес электронной почты  служит идентификатором организации  или конкретного автоматизированного  рабочего места в локальной сети или глобальной компьютерной сети.

Стандарт лимитирует состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита  могут также указываться сведения о государственной регистрации  организации, лицензиях, патентах.

 

8.  Реквизит «Наименование вида документа»

 

Должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Прописными буквами. Например: АКТ. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организациями, устанавливаются в законодательных актах и принимаемых на их основе учредительных документах.

Вид документа определяется его назначением и содержанием. Так, в соответствии с Положением о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка  России от 15 сентября 1997г.№ 519 нормативные акты Банка России принимаются в форме указаний, положений, инструкций.

Состав документов, издаваемых организацией фиксируется в Табеле форм документов, применяемых организацией.

 

 

9. Реквизит «Дата документа»

 

Реквизит, содержащий указанное на документе время его издания или подписания, утверждения, регистрации. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также содержащих сведения финансового характера используют словесно - цифровой способ датирования (14 июня 2010 г.), а в остальных случаях – цифровой. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.  (14.06.2010). В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2010.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование по международным стандартам.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой  документа является наиболее поздняя  дата подписания.

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  документ. При подготовке проекта  документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

При направлении документов в другие организации решающее значение может  иметь дата отправки документа или  дата его поступления к адресату. Например, в соответствии с пунктом 88 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998г. № 34н) день представления организацией бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности.

В некоторых ответственных  или чрезвычайных ситуациях на документе  может указываться не только дата, но и время его издания, например: 21 сентября 2000г. 20.00

 

10. Реквизит «Регистрационный номер документа»

 

 Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в присвоении документу даты и регистрационного номера и проставлении их на документе. В состав регистрационного номера обязательно входит – для внутренних документов - порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления регистрационного номера – 2 табулятор (17поз.) – для внутренних и исходящих документов, для входящих – 7 таб.,57 поз в составе реквизита «Отметка о поступлении».

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Если регистрационный  номер письма: 01-13/143, то

01 – индекс структурного  подразделения,

13 – номер дела по  номенклатуре дел структурного подразделения,

143 – порядковый номер  письма.

Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола – порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.

Регистрационный номер  документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

 

 

11. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. (На №__________от_________). Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

 

12. Реквизит «Место составления или издания документа»

 

  Указывают , если нет в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации например: "Московский государственный университет".

Место составления документа  не указывается:

- если оно включено  в состав наименования организации  (например, Правительство Москвы);

- на письмах (на  бланке письма эта информация  содержится в реквизите «Справочные  данные об организации»).

При установлении места  составления или издания организационно-распорядительного  документа возникают затруднения, связанные с тем, что содержание этого понятия в законодательстве не раскрыто. Одна и та же организация может иметь несколько различных адресов: по одному она зарегистрирована, по другому ведет свою деятельность, по третьему принимает корреспонденцию. Вопрос о соотношении категорий гражданского права «юридический адрес», «место нахождения», «почтовый адрес» остается дискуссионным.

Местом составления  или издания документа организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т.е. место его государственной регистрации.

 

13. Реквизит «Адресат»

 

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен  адресату точно и без неоправданных  затрат труда. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При угловом бланке – адресат  на уровне наименования организации. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту 

В.И Петрову. 

Наименование организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже. При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем почтовый адрес, Пример:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

- наименование адресата (наименование - юридического лица  или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края,  округа (области), республики;

- страна (для международных  почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, Пример:

Образцову О.П.  (т.е. здесь сперва фамилия, потом инициалы!!!)

 ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

 Тульская обл., 301264

В таком же порядке  производится написание адреса отправителя  на конверте. Адресат (кому) корреспондента пишется в нижней правой части  почтового конверта, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом  верхнем углу.

 

14. Реквизит «Гриф утверждения документа»

 

Реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: