Реквизиты документов

 

Обязательные  реквизиты (8) – (на всех документах) наименование организации, название док-та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнении док-та и направлении в дело.

 

 

2. Общие правила оформления управленческих документов

 

2.1 Понятия «реквизит» и «формуляр документа»

 

 Общие правила оформления управленческих документов содержат ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

Формуляр-образец  документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков предусмотрены в приложениях к ГОСТ Р 6.30–2003.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Реквизиты могут быть постоянными и переменными, обязательными и дополнительными.

Постоянная  часть реквизита документа – его неизменяемая часть, предусматриваемая при изготовлении бланка документа.

Переменная  часть реквизита документа – его изменяемая часть, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Обязательные реквизиты документа – реквизиты, предназначенные для изготовления бланков документов и оформления документов независимо от их видов и установлены стандартами.

Обязательным  реквизиты – постоянные элементы оформления официального документа.

Дополнительные реквизиты – элементы оформления официального документа, которые устанавливаются в соответствии с решаемыми задачами.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (248 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки допускается  изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или распечатывать с помощью компьютера непосредственно при составлении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются по особому порядку, определенному стандартом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Виды бланков организации, ее структурного подразделения, должностного лица (по ГОСТ 6.30-2003):

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

 

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) предусматривают возможность использования следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления;

бланк протокола;

бланк письма федерального органа исполнительной власти;

бланк письма должностного лица;

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

 

Указывается, что при необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма содержит адресные данные организации, ряд обязательных реквизитов, ограничительные отметки.

Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утверждения.

Реквизиты и ограничительные  отметки для них в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков.

2.2 Обязательные реквизиты управленческих документов

 

 Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (по Правилам 2009 г.):

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о  федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер  документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий  номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии  приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении  копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

ГОСТ 6.30-2003, помимо многих из вышеперечисленных, предусматривает реквизиты организационно-распорядительных документов: герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), код формы документа, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 5-ФЗ «О государственном гербе  Российской Федерации», герб субъекта Российской Федерации – с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением герба Российской Федерации» установлено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Код организации и  код формы документа проставляют  в соответствии с соответствующими общероссийскими классификаторами (ОКПО, ОКУД).

Основной государственный  регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. В 2010 г. сняты ограничения на использование слов «Россия» и Российская Федерация» в названиях организаций.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

Вид документа – один из важнейших реквизитов, проставляемый на всех документах за исключениям писем и факсов. Печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Дата документа –  реквизит, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Российский стандарт – 07.10.2010; международный стандарт – 2010.10.07.; в нормативных и финансовых документах – 23 октября 2010 г.

Регистрационный индекс (номер) документа – условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или структурных подразделений, то их указывают обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Если адресатов много, то составляется список рассылки документа. В состав реквизита может включаться почтовый адрес. В случае адресования документа физическому лицу необходимо указать фамилию, инициалы получателя и его адрес.

Гриф утверждения –  реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (УТВЕР-ЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УВЕРЖДЕ-НЫ). Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕР-ЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок документа  – реквизит, кратко излагающий содержание документа, согласуется с наименованием документа, должен быть максимально кратким и точным («О приеме на работу»). К тексту документа, оформленному на бланке А5, заголовок допускается не указывать.

Подпись – реквизит, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Состав реквизита: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, а их обязанности в составе  комиссии.

Гриф согласования –  реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования. Если согласование осуществляют протоколом, то после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование вида документа, его дата и номер.

Виза – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Иначе именуется внутренним согласованием. Реквизит включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе и прилагают к документу. Если виз много, то их оформляют на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.

Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Ныне действующие правила не предусматривают конкретного места для оттиска печати.

Отметка о заверении  копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.