Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

Тема. Назначение и функции  НСА к документам АФ РФ 
 

      Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных  архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о  составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

      Работа  по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц

      Архивные  справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

• межархивными (Росархив – архивы);
• внутриархивными (архив – фонд);
• межфондовыми (фонд – дело);
• внутрифондовыми (дело – документ).

      Заложенная  в основу создания научно-справочного  аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют  два уровня.

      Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

      Вторичная документная информация, информация об информации,  находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

      Архивные  справочники могут быть обязательными  – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

      Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет  документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат  архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

      Принципы  построения научно-справочного  аппарата:

• взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
• неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
• преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
• единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
• применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

      Архивные  справочники могут структурироваться  горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

      Структура архивных справочников:

• Архивный фонд РФ;
• Центральный фондовый каталог Росархива;
• справочники и указатели общероссийского значения;
• сеть архивов;
• фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
• путеводители и указатели межархивного значения;
• архив;
• путеводитель или краткий справочник;
• книга поступлений;
• список фондов;
• листы фондов;
• описи;
• каталоги;
• тематические обзоры;
• указатели;
• паспорт архива.

      Справочники фонда:

• лист фонда;
• опись;
• обзор фонда;
• каталоги;
• указатели;
• тематические путеводители;
• тематические и фондовые обзоры;
• внутренняя опись дела;
• аннотация;
• заверительная надпись.

      Основные  архивные справочники:

• опись;
• каталог;
• путеводитель;
• обзор документов;
• архивный указатель;
• историческая справка.

 
 
 

      Контрольные вопросы:

1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?
2. Назовите принципы построения (НСА).
3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ?

 

      Практическое  задание:

1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 16. Описи дел, их назначение и виды 

      Архивная  опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

      Функции описи:

• информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
• учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
• классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или  основными направлениями и вопросами его деятельности.

      Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

      Описи составляются:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела личного состава;
• документы на спецносителях;
• входящие в архив ведомственные и служебные издания.

      При составлении описи первичным  документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи  необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся  в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.

      Правила (основные требования) оформления описи:

• нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится  в опись собственным номером единицы хранения;
• систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
• описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
• на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
• графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
• опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
• документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся  в опись по дате заведения дела;
• нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;
• систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
• каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
• при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
• при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
• личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
• описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

      Структура составления описи учреждения:

• годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;
• годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
• на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.

      Опись содержит:

• титульный лист;
• оглавление;
• предисловие;
• собственную опись;
• список сокращений;
• указатели;
• переводные таблицы;
• библиографию;
• терминологический словарь;
• лист-заверитель.

      Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

      В оглавлении перечисляются разделы  описи с указанием их листов по валовой нумерации.

      В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава  и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

      Основной  текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы  учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.

      Список  сокращений вводится в случае наличия  в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

      Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

      Переводные  таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

      Библиография  определяет степень использования  документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

      Терминологический словарь вводится в случае специальных  для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.

      Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней  единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе  описи. Лист-заверитель подписывается  составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения. 
 

      Контрольные вопросы:

1. Дайте определение архивной описи.
2. Назовите виды архивных описей.
3. Правила составления описи дел постоянного хранения.

 
 

      Практические  задания:

1. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации.
2. Составьте внутреннюю опись личного дела.
3. Составьте лист-заверитель дела.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 17. Каталога государственных архивов,

их  виды, назначение 

      Архивный  каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

      Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

• определения вида каталога;
• разработки схемы классификации в нем документной информации;
• выявления и отбора документной информации для каталогизации;
• описания документной информации на каталожных карточках;
• индексирования каталожных карточек;
• систематизации карточек и ведения каталога.