Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

Автор: Пользователь скрыл имя, 11 Января 2011 в 08:28, контрольная работа

Краткое описание

Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Файлы: 1 файл

контр арх.doc

— 111.50 Кб (Скачать)

Тема. Назначение и функции  НСА к документам АФ РФ 
 

      Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных  архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о  составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

      Работа  по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц

      Архивные  справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

  • межархивными (Росархив – архивы);
  • внутриархивными (архив – фонд);
  • межфондовыми (фонд – дело);
  • внутрифондовыми (дело – документ).

      Заложенная  в основу создания научно-справочного  аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют  два уровня.

      Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

      Вторичная документная информация, информация об информации,  находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

      Архивные  справочники могут быть обязательными  – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

      Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет  документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат  архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

      Принципы  построения научно-справочного  аппарата:

  • взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
  • неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
  • преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
  • единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
  • применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

      Архивные  справочники могут структурироваться  горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

      Структура архивных справочников:

  • Архивный фонд РФ;
  • Центральный фондовый каталог Росархива;
  • справочники и указатели общероссийского значения;
  • сеть архивов;
  • фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
  • путеводители и указатели межархивного значения;
  • архив;
  • путеводитель или краткий справочник;
  • книга поступлений;
  • список фондов;
  • листы фондов;
  • описи;
  • каталоги;
  • тематические обзоры;
  • указатели;
  • паспорт архива.

      Справочники фонда:

  • лист фонда;
  • опись;
  • обзор фонда;
  • каталоги;
  • указатели;
  • тематические путеводители;
  • тематические и фондовые обзоры;
  • внутренняя опись дела;
  • аннотация;
  • заверительная надпись.

      Основные  архивные справочники:

  • опись;
  • каталог;
  • путеводитель;
  • обзор документов;
  • архивный указатель;
  • историческая справка.
 
 
 

      Контрольные вопросы:

  1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?
  2. Назовите принципы построения (НСА).
  3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ?
 

      Практическое  задание:

  1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 16. Описи дел, их назначение и виды 

      Архивная  опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

      Функции описи:

  • информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
  • учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
  • классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или  основными направлениями и вопросами его деятельности.

      Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

      Описи составляются:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела личного состава;
  • документы на спецносителях;
  • входящие в архив ведомственные и служебные издания.

      При составлении описи первичным  документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи  необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся  в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.

      Правила (основные требования) оформления описи:

  • нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится  в опись собственным номером единицы хранения;
  • систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
  • описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
  • на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
  • графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
  • опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
  • документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся  в опись по дате заведения дела;
  • нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;
  • систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
  • каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
  • при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
  • при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
  • личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
  • описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

      Структура составления описи учреждения:

  • годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;
  • годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
  • на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.

      Опись содержит:

  • титульный лист;
  • оглавление;
  • предисловие;
  • собственную опись;
  • список сокращений;
  • указатели;
  • переводные таблицы;
  • библиографию;
  • терминологический словарь;
  • лист-заверитель.

      Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

      В оглавлении перечисляются разделы  описи с указанием их листов по валовой нумерации.

      В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава  и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

      Основной  текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы  учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.

      Список  сокращений вводится в случае наличия  в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

      Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

      Переводные  таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

      Библиография  определяет степень использования  документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

      Терминологический словарь вводится в случае специальных  для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.

      Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней  единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе  описи. Лист-заверитель подписывается  составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения. 
 

      Контрольные вопросы:

  1. Дайте определение архивной описи.
  2. Назовите виды архивных описей.
  3. Правила составления описи дел постоянного хранения.
 
 

      Практические  задания:

  1. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации.
  2. Составьте внутреннюю опись личного дела.
  3. Составьте лист-заверитель дела.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тема 17. Каталога государственных архивов,

их  виды, назначение 

      Архивный  каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

      Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

  • определения вида каталога;
  • разработки схемы классификации в нем документной информации;
  • выявления и отбора документной информации для каталогизации;
  • описания документной информации на каталожных карточках;
  • индексирования каталожных карточек;
  • систематизации карточек и ведения каталога.

Информация о работе Назначение и функции НСА к документам АФ РФ