Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

      Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

• при прогнозировании и планировании экономического  развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);
• при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
• при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
• для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельской и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.).

      Архивные  документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства  мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.).

      Использование документов в научных целях предполагает  проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.

      Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.

      Использование документов в культурных целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.

      Использование документов  в социально-правовых целях – это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы.

      Основные  требования к работе по использованию  архивных документов:

• использование документов производится с разрешения руководства архива;
• обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
• используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
• при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

      Первоначальным  этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной  информации в архивах  по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата. 

      Контрольные вопросы:

1. Понятие использования архивных документов.
2. Основные направления использования архивных документов.
3. Основные требования к работе по использованию архивных документов.

      Практические  задания:

1. Подготовьте сообщение об использовании архивных документов:

      - в учебных целях;

      - в экономических  целях;

      - в культурных целях.

            Для выполнения задания  можно использовать архивные материалы  предприятий, анализ материалов средств массовой информации (СМИ), просмотр телепередач и т.д.

Тема 20. Формы использования архивных документов 
 

      Основными формами использования документов в архиве являются:

      - информационное обеспечение организаций,  структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

      - исполнение запросов с целью  обеспечения законных прав и  интересов граждан;

      - инициативное информирование учреждений  и организаций, структурных подразделений  о документах архива по профилю их деятельности;

      - предоставление документов пользователям  через читальный зал для исследовательской  работы;

      - выдача подлинных документов  и дел во временное пользование;

      - проведение информационных мероприятий  (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);

      - публикация документов.

      Формы использования в государственном  архиве и архиве организации имеют  свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов, отличается мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

      Информационное  обеспечение пользователей осуществляется в двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).

      Наиболее  важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах, т.е. ответ.

      Существуют  следующие виды запросов:

• тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например, образования учреждения в таком-то году);
• персональные (в том числе биографические – о жизни конкретного лица и генеалогические – об истории семьи, рода);
• социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

      - о трудовом стаже;

      - размере заработной платы;

      - службе в Вооруженных силах;