Функції документа

Міністерство  регіонального розвитку та будівництва

України

Академія  муніципального  управління

Факультет менеджменту

Кафедра управління документно-комунікаційними

комунікаціями 

КУРСОВА РОБОТА

З дисципліни «Документознавство»

на тему:

« Функції документа  » 

Студентки  II курсу

Групи ДІД-22

Степул Вікторії Сергіївни

______________________

               /підпис/ 

Науковий керівник

ст. викладач

Кобиліна Юлія Миколаївна

________________________

              /підпис/ 
 

Київ-2010 
 
 
 

     Зміст

     Вступ………………………………………………………………………..3

     Розділ  І. Функціональне  призначення документа 

     як  складової частини документознавства……………………………...…5

     1.1 Документознавство як наукова  дисципліна…..………………………5

     1.2.Складові  документа. ……………………………………………….....12

     1.3.Функціональне  значення структури документа……………….……15

     Розділ II. Аналітико-синтетичний  аналіз функцій документа…….21

     2.1 . Загальні функції………………………………………………..…….21

     2.2. Специфічні функції…………………………………………….…….22

     2.3. Головні функції………………………………………………..……...24

     2.4. Функції та значення документа  у державному управлінні………..30

       Висновки………………………………………………………………....34

     Список  використаної літератури……………………………………...40

     Додатки…………………………………………………………………....41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ

     Становлення документознавства як самостійного напрямку наукової діяльності відбувалося на початку ХХ століття. Його засновником став відомий бельгійський вчений Поль Отле. Він запропонував назвати нову науку, що вивчатиме документаційну діяльність бібліологією або документологією, що було б пов`язано з ототожненням книги та документа. Предметом нової науки стали процеси, пов`язані з пошуком, збиранням, систематизацією і поданням в користуванні різних видів документів. І хоча остаточне формування відбулося в ХХ столітті, йому передувала величезна наукова робота, викликана необхідністю вивчення такого важливого елементу людського життя як документування. Перед тим як перейти до більш детального вивчення питання становлення документознавства, слід висвітлити й ті умови, що передували його виникненню. З далеких часів дійшли до нас різні види документів за допомогою яких можна дослідити історію розвитку суспільства в цілому, його окремих елементів або напрямків розвитку.  Необхідність у складанні документів виникла одночасно з появою писемності. Існує думка, що саме потреба у складанні різних документів і викликала появу писемності, як засіб збереження різного виду інформації (торгівельних, державних угод тощо). Поняття „ документ ” є центральним, фундаментальним в документознавстві.  Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що є об`єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної  інформації в суспільстві. Документ – формалізоване, узагальнююче поняття, що характеризує матеріальний об`єкт, в якому на конкретному матеріальному носії за допомогою різних знакових систем при застосуванні різних способів документування закріплюється соціально важлива інформація для передачі її в просторі і часі [1,19].

     Поняття документу широко використовується в різних сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одне або кілька своїх власних визначень даного поняття  у відповідності до  специфіки тих об`єктів, яким надається статус документа. Звідси й багатозначність (полісемічність) цього поняття, що ускладнює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями документо-комунікаційної галузі. Систематизація, узагальнення різних значень, що включає поняття „ документ ”, класифікація його різних видів, стандартизація і уніфікація всіх процесів, що пов`язані з документуванням, вдосконалення методів та способів документування – ось далеко не повний перелік завдань теоретичного і практичного документознавства на сучасному етапі.

     Актуальність вибору курсового дослідження «Функції документа та їх загальна характеристика»  обумовлена сучасними підходами поняття документ та у зв'язку з використанням новітніх технологій.

     Мета дослідження - розкриття сутності поняття документа та визначення  його основних функцій .

     Предметом курсової - розкриття поняття документа, шляхом з'ясування функцій документа та їх функціонального призначення.

     Об'єктом дослідження виступають функції документа.

     Згідно  теми та мети курсової визначено певні  завдання:

     - визначити функціональне призначення документа як складової частини документознавства;

     - розглянути документознавство як  наукову дисципліну, а також складові частини документа та їх функціональне призначення;

     - провести аналітико-синтетичний  аналіз документа,а саме визначити  весь спектр функцій документа: головних, загальних, специфічних;

     - визначити зовнішню і внутрішню  структуру документа як складової функціонального призначення. 
 
 
 
 
 

Розділ  І. Функціональне  призначення документа  як складової частини

     документознавства

     І.І. Документознавство як наукова дисципліна

     Історія виникнення і еволюція терміну «документ»  вивчена недостатньо. Серед дослідників, що вивчали це питання, варто назвати Н.Варадінова, Х.Арнтца, Г.Воробйова, М.Комарова, С.Кулешова, Ю.Столярова, А.Суски, Г.Швецову-Водку та ін.

     Слово документ (лат. documentum – зразок, доказ, свідчення) походить від дієслова «docere» - вчити, навчати[16,6].

     Корінь  цього слова походять від індоєвропейської прамови, до воно означало жест витягнутої руки, пов’язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.

     За  іншою версією слово «dek» було змінено на «doc» у слові «doceo» - вчу, навчаю, від якого були утворені слова  «doctor» - учений,  «doctrina» - навчання, «documentum» те, що вчить, повчальний приклад. В цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Поступово воно здобуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, що прийшов з книжок, підтверджених записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст.  З латинської мови воно було запозичене у всі європейські мови.

     В російську мову слово «документ» прийшло у часи Петра І, як запозичене з німецької і польської мов – у значенні письмового доказу. На початку ХХ ст. воно мало 2 значення:  будь-який папір, складений за законом і як доказ прав на що-небудь ( майно, статок, на вільне проживання) чи виконання яких-небудь обов’язків (умови, договори, боргові зобов’язання),а також загалом будь-яке письмове свідоцтво [16,9].

     Збільшення  кількості юридичних документів призвело до виникнення у другій половині ХVІІ ст. у Франції особливої науки  під назвою «дипломатика». Назва пішла від грецького слова «diploma» - лист, документ (складений удвічі). Дипломатика стала вивчати всі публічні документи, на відміну від документів особового характеру. Її основоположником вважається Жан Мабільон, який видав в 1681р. в Парижі «Книга про мистецтво дипломатики».

     Базове  поняття «документ» трактувалося в  дипломатиці як будь-яке письмове свідчення, що послуговує «виникненню, доказу і виконання прав чи володіння  певними правами». Документ виконував  одну з трьох функцій:

     ствердження нового правового положення (акт  дарування, продажу);

     засіб доказу перед судом (письмові покази сторін);

     перенесення повноважень з однієї особи на іншу (вексель)

     У другій половині ХІХ ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з’являються  похідні від слова «документ» терміни: документація – в розумінні підготовки та використання підтверджених документами доказів і повноважень; документальний – той, що відноситься до документа. У «Тлумачному словнику» В.І.Даля подано розуміння документа як будь-якого важливого паперу, а також диплому, свідоцтва.

     Таким чином, до кінця ХІХ ст. спостерігається  тенденція до звуження границь поняття  «документ»: спочатку воно розглядається  як будь-який предмет, направлений на повчання і доказ, а потім – як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини.

     З початку ХХ ст. в терміносистему вводиться нове, більш ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації – науки про сукупність документів і сфери практичної діяльності – Поль Отле.

     Поль  Отле (1868-1944) і його соратник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробили теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в Брюсселі в 1895 р. і в 1931 р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту в 1938 р. була створена Міжнародна федерація по документації (МФД). На даний момент МФД є міжнародною невладною організацією , що об’єднує ведучі інформаційні центри і бібліотеки, працюючі у сфері теорії і практики документознавство і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум з інформації й документації».

     Поль  Отле вперше ввів в науковий обіг поняття  «документ» у значенні, близькому  до широкого значення поняття «книга». Його основний труд – виданий в 1934 р. фундаментальний «Трактат про документації ».

     Усю сукупність документів вчений розподілив на три основні класи:

     Документи бібліографічні – тексти, які традиційно вважають творами письменності та друку (брошури, монографії, трактати, енциклопедії, словники, періодичні видання). Також до них відносять і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення і реєстраційні книги, а також лозунги, білети та інші проїзні документи.

     Інші  графічні документи – нетекстові документи: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, ті, що мають друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки); фотографії; документи, що сприймаються через проекційні пристрої. Як особливий різновид виділено «пам’ятники образотворчі»: надписи, монети, медалі, печатки.

     До  графічних документів Поль Отле відносив: «манускрипти» - рукописні книги та інкунабули, а також архівні документи (управлінські), давні й сучасні.

     Документи – замінники книги: диски, фонограми, кінострічки, і на рівні з цим – радіо - ефір (запис і передача звука, телебачення, телефотографія, радіо телефотографія і саме телебачення).

     Особливе  місце в цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тваринні) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об’єкти, а також  медалі, макети, рельєфи). До них також відносять наукові інструменти, дидактичні матеріали, наглядові матеріали. Особливо виділено трьохмірне витвори мистецтва - витвори архітектури і скульптури.

     Таким чином, Поль Отле увійшов у світову  історію документознавства як основоположник документації – науки і практики. Він першим не тільки ввів в наукове поле базове поняття «документ», але й розкрив його найширший зміст. Поль Отле спробував вперше класифікувати документи за сукупністю ознак. Концепція Поль Отле розглядає документ як носія соціальної інформації[15, 24]. Проте в довідкових виданнях того часу продовжувало існувати вузьке значення цього слова.

     Починаючи з 1950-х років у офіційній термінології слово «документ» трактується  у  вузькому, широкому і найширшому значенні.