Функції документа

     По-друге, як уже зазначалося, будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери та типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція.

     По-третє, функції документа можна розділити  на: функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації); функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність.

     З часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальній і інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну. У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. Зрештою деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими. 
 

     2.4. Функції та значення документа в державному управлінні

     Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа. Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з’ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому.

       Науці відомо чимало спроб з’ясувати функції документа. Ще в XX-х роках минулого століття в роботі "Керівництво до адміністрування" бельгійський вчений П. Отлє дав таке формулювання цих функцій: "1) викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць; 2) надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління; 3) зберігати пам’ять про факти; 4) зберігати докази їх і 5) поширювати корисну інформацію" [1, 10–11]. Вперше спробу з’ясування проблеми залежності поняття "документ" від розвитку функцій документів зробив К. Мітяєв. 1963 року він дав найменування більшості таких функцій: виділив комунікативну функцію, розглядав документи "як засіб закріплення інформації", "як засіб управлінської діяльності", "як історичні джерела", відмітив "правовий характер документів". Однак 1968 року він дещо змінив свою попередню думку, вважаючи, що документи виконують функції закріплення (фіксації) інформації, служать юридичним доказом та історичним джерелом [1, 11].

     Я. Лівшиць виділяв такі функції  документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну [2, 4; 3, 19]. В. Кашепов зазначає, що документи "засвідчують або фіксують факти, події, зв’язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т. д." [4, 22]. За класифікацією Н. Лисенко, Б. Сербіновського, С. Цвєткової документу притаманні інформаційна, організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції [5,  20–21]. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, вважає властивим документу і М. Басаков [6,  8].З наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою.

       Опираючись на дослідження в  галузі документознавства, В.  Банасюкевич називає чотири функції документа: фактів чи явищ, комунікативну, доказування і функцію історичного джерела. Автор відносить управлінські документи до особливої категорії документів, що служать засобом, інструментом здійснення процесів управління соціально-економічним життям суспільства, і виділяє дві особливі, на його думку, властиві лише управлінським документам, функції. Перша з них – функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому завбачає його цінність як історичного джерела. Друга – функція організації інформації. Вона, на думку автора, полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі: функції документа визначають склад його реквізитів, побудову тексту і його лексичні особливості [7, 18].       

     Ґрунтовним, на наш погляд, є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко, яка будує його з позицій комплексності функцій  документа. Автор підкреслює, що не існує документів, які несуть лише одну, суворо окреслену функцію. Навпаки, стверджує вона, – документ поліфункціональний, тобто у тому самому документі спостерігається переплетіння різних функцій, і тому розмежовувати їх можна лише умовно, на теоретичному рівні, для зручності їх класифікації та аналізу [1, 11]. 

     Як  відомо, наслідки будь-якої класифікації залежать від критеріїв, за якими  вона здійснюється. Тому важливим є  те, що у процесі дослідження функцій  документа автор спирається на його зміст, тобто, вважаючи критерієм такої класифікації специфіку змісту документа, яка, в свою чергу, визначається потребою в реалізації тієї чи іншої суспільної функції. Така потреба зумовлює цілеспрямований характер документування. Однак варто мати на увазі, що фіксуючи в документі якусь інформацію, його укладач не завжди має на меті яку-небудь функцію. Функція документа – це його цільове призначення, властиве йому іманентно, незалежно від того, усвідомлена вона автором чи ні. У своєму дослідженні М. Ілюшенко з відповідними обґрунтуваннями до складу функцій документа відносить такі: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку та історичного джерела [1,11–17].

     На  особливу увагу, на наш погляд, заслуговує дослідження функцій документа Н. Кушнаренко. Розуміючи під функцією документа його суспільну роль, соціальне призначення, мету, завдання та вважаючи, як і попередній автор, документ поліфункціональним об’єктом, що виконує низку взаємопов’язаних функцій, Н. Кушнаренко, на відміну від М. Ілюшенко, вважає соціальними всі функції документа і умовно весь їх спектр поділяє на три групи: 1) головну функцію; 2) загальні функції; 3) спеціальні функції [8, с. 38]. Головною, найбільш узагальнюючою, функцією документа цей автор називає зберігання і передачу (поширення) інформації. До загальних функцій документа, характерних для всіх документів, незалежно від їх типу і виду, на думку автора, належать інформаційна, комунікативна і комулятивна. До групи спеціальних автор відносить функції, притаманні не всім, а лише певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб. На думку автора – це управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна та інші функції, серед яких зазначаються статистична, джерельна, підтвердження авторського авторитету [8, 38–41].

     На  підставі здійсненого нами порівняльного  аналізу складу функцій та їх змісту й призначення, визначених згаданими  авторами, ми пропонуємо синтезовану систему функцій документа, до якої передусім включено функції документа, які у різних класифікаціях не відрізняються ні за номіналом, ні за змістом (Додаток 1). Функції, які у різних класифікаціях мали розходження за номіналами, однак були подібними або близькими за змістом (наприклад, юридична і правова, культурна та загальнокультурна, обліку та статистична тощо), об’єднані нами під термінами, які, на нашу думку, точніше відповідають їхньому змісту. Підтримуючи позицію Н. Кушнаренко щодо соціального характеру кожної з функцій документа, ми не вважаємо доцільною наявність у запропонованій нами систематизації окремо виділеної соціальної функції, що міститься у класифікаціях В. Лівшиця та М. Ілюшенко. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Висновки

     Документознавство належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ.  Ця наука виникла не одразу, вона пройшла в своєму розвитку кілька етапів.

     Історично першою в цьому ряді стоїть документаційна наука, що виникла в кінці ХІХ століття, і отримала міжнародне визнання на початку ХХ століття. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документаційна діяльність, яка включає процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку та розповсюдження (а з середини 1940-х рр. – і створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву „книго-архіво-музеєзнавство”.

     З часом в процесі диференціації  як самостійні дисципліни відокремилися теорія класифікації документів, теорія документаційних потоків, теорія індексації та реферування.

     Розвиток  і становлення документознавства  неможливо розглядати без розгляду документознавства з іншими дисциплінами.

     Сучасний  етап характеризується активізацією вивчення документа всіма науками, де він виступає головним або одним з об'єктів дослідження. Об'єднання зусиль цих наук створює інтегративний напрямок розвитку знань про документ. У результаті це призвело до формування теорії документа і документної діяльності, становленню документознавства як меганауки для всіх наук документно-комунікативного циклу.

     Документознавство як інтегрована наукова дисципліна тісно пов'язана з діловодством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою й ін. При більш широкому підході до складу документознавства входить історичне джерело- і музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія й інші науки. І чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах такого об'єднання й у підході до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, що вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

     Особливо  тісний зв'язок документознавства з  бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а  також архівознавством. Сюди ж входить  інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для збереження і передачі інформації. Однак вироблення загальної дефініції поняття «документ» не входить у їхню компетенцію, цим займається документознавство. Документознавство  вивчає специфіку документів як речовинних виробів і зафіксованої на них інформації, досягнення в області класифікації і типологізації документів, а також закономірності, виявлені при дослідженні процесу еволюції документа, формування сучасних документних потоків і масивів.

     Сучасний  стан документознавства тісно пов`язаний з розвитком інформаційних технологій, які змінюють сам характер цієї дисципліни. Змінюються усі елементи, які складають документознавство: технології створення документів, методи та засоби їх обробки, зберігання, розповсюдження, тощо. Тому комплексний характер науки, який полягає у тому що інформаційно-комунікаційна діяльність  вимагає не вузьких спеціально-прикладних знань, а фундаментальної, багатогранної підготовки на базі комплексу соціальних наук, в умовах сьогодення набуває все більшого значення.

     Будь-яка  сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. А документ в свою чергу виконує певні функції.  Функції документа – це  цільове призначення, властиве документу незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Документ виконує певні функції, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для класифікації і вивчення його ролі. Документ багатофункціональний, тобто  містить в собі різні функції, які з часом змінюють своє домінуюче значення.

       Виділяють функції загальні та  спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна;  спеціальні - управлінська, правова,  функція історичного джерела, функція обліку.

       Інформаційна функція визначається  потребою у фіксуванні інформації з метою збереження та передачі, і притаманна всім без винятку документів.  Причина появи документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної і розумової діяльності.

       Інформацію, яку несе в собі документ, можна поділити на: