Функції документа

     Вузьке  значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного першоджерела.

     У широкому смислі поняття про документ було особливо розповсюджено в 1960-1970-ті роки. У загальному вигляді воно було зафіксовано в «Українській радянській енциклопедії».

     У 1980-х – початку 1990-х роках використовується найширше трактування – документом можна вважати будь-який матеріальний об’єкт, що несе інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінострічок до витворів мистецтва. Межі поняття стали погано окреслені, що ускладнило його використання.

     Суттєвий  вклад в уточнення і розвиток поняття документ як основного в  документознавстві внесли Г.Воробйов, Р.Гиляревський, О.Коршунов, А.Михайлов та інші.

     Документалісти  та інформатики першими відмовилися  від найширшого значення документа, обмеживши його зміст обов’язковими  атрибутивними елементами: наявність  інформації і матеріального носія (Г.Воробйов). у 1960-ті роки А.Михайлов,  А.Чорний, Р.Гиляревський,  окрім  названих, вводять функціональну  ознаку документа. Згідно їх визначення, документ – це матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для передачі в просторі й часі[5,39].

     Багато  книгознавців (М.Куфаєв, Є.Немирівський та інші) не бачили потреби у введені загального терміна  «документ» і пропонують використовувати в такій якості поняття «книга». Проте з появою різноманітних типів і видів носіїв (першоджерел) інформації, функціонуючих в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою виникнення термінологічної плутанини вже не можуть використовуватися як об’єднуюче. Дискусії про це тривають і досі.

     Таким чином, за довгий історичний проміжок часу поняття «документ» постійно змінювалося. Оперуючи поняттям «документ», необхідно  постійно уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, для вирішення  теоретичних і практичних завдань.

     Існує багато тлумачень поняття документознавства  і жодне з них не є загальновизнаним. Це є закономірним, оскільки документознавство - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, такий, що стосується різних боків документа та документно-комунікційної діяльності - явищ не менш складних та багатопланових. Таким чином, цей термін не піддається однозначному тлумаченню, тим більш короткому визначенню.

     Документознавство – це наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем методів їх діяльності[8, 21].

     Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Документознавство - комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел в суспільстві.

     Формування  документознавства як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових: об'єкт, предмет, методів, понятійного апарату - в їх єдності та цілісності тобто як системної наукової дисципліни.

     Н.В.Варадінов, зокрема, розділяв документознавства на:

     1) теоретичне ;

     2)практичне.

Він уперше ввів в обіг і сам термін "теоретичне діловодство". У теоретичному значенні, на його думку, діловодство являє собою "науку, що викладає правила складання ділових паперів, актів і самих справ", а також вивчаючу "зовнішні" і "внутрішні властивості" ділових паперів. Практичне ж діловодство - це "загальний порядок виробництва справ у присутніх місцях за даними законами формам і по сталих зразках ділових паперів".

     Однак у наступні десятиліття аж до революції 1917 р. документознавчі дослідження  не одержали скільки-небудь серйозного продовження, за винятком, мабуть, робіт інженера-шляховика И.И.Ріхтера, що побачили світло на початку 20-го сторіччя. В них містилися окремі теоретичні узагальнення і визначення ряду понять. Крім того, автор почав небезуспішну спробу класифікації "документознавства".

     Прихід  до влади більшовиків супроводжувався  подальшим розвитком практичного  документознавства в напрямку уніфікації документів, починаючи від окремих документних форм і закінчуючи створенням уніфікованих систем документації. Однак із самого початку в літературі з документознавства піднімалися і деякі теоретичні питання (зокрема, у книгах П.В.Верховского, С.Н.Голубова, Н.В.Русинова).

     Визначене відображення документознавчі проблеми знайшли в 1920-і роки й у дослідженнях в області керування. Тоді в Радянському  Союзі була створена ціла система  науково-дослідних, госпрозрахункових, відомчих і громадських організацій, що займалися питаннями наукової організації керування. Склалося кілька самостійних шкіл управлінської думки: школа А.К.Гастева (Центральний інститут праці), напрямок П.М.Керженцева, школа Е.Ф.Розмирович (Інститут техніки керування при Наркоматі робочо - слянської інспекції   СРСР).   Питаннями   наукової   організації   праці   й удосконалюванням діловодства займався також ряд інших організацій.

     Мабуть, найбільш плідно ця робота велася в  Інституті техніки керування. Його співробітники "вирішували великі теоретичні проблеми діловодства: термінологічній, організаційно-технологічні, уніфікації і стандартизації документів, класифікації документів, зв'язку діловодства й архівної справи"[1,63]. Тут був підготовлений і в 1931 р. виданий проект "Загальних правил документації і документообігу", у якому узагальнювалися теоретичні дослідження і практичний досвід вітчизняних і закордонних учених.                           

     До  цього часу на Заході також досить чітко була усвідомлена необхідність серйозного вивчення кола проблем, пов'язаних з функціонуванням документів. Так, бельгійський учений Поль Отле писав тоді в одній зі своїх робіт: "Хаос книг і документів вимагає в наші дні науку, що змогла б попередити можливе зло в питаннях документації, що не упорядкована, дублюється і досить суперечлива"[15,37].

     Однак крутий поворот, що відбувся в СРСР на рубежі 1920-х - 1930-х років, привів до істотних змін у всіх сферах життя  радянського суспільства. Він супроводжувався  масовими політичними репресіями, що важкою ковзанкою пройшлися по науковим і управлінським кадрам. Дослідження в області документознавства були згорнуті. Виключеннями стали окремі напрямки, що були орієнтовані або на виконання соціального замовлення тоталітарної влади (удосконалювання системи обліку радянських громадян, введення паспортної системи), або проводилися в рамках деяких великих відомств (раціоналізація бухгалтерської, кадрової документації і т.п.). Разом з тим у період сталінізма створювалися визначені передумови для розвитку документознавства в майбутньому. Справа в тім, що на початку 1930-х рр. у Москві був відкритий Московський державний історико-архівний інститут (МДІАІ), покликаний готувати фахівців вищої кваліфікації для роботи в державних архівах, а потім і працівників державного діловодства. У МДІАІ почалося викладання навчального курсу "Загальне діловодство" первісно в рамках навчальної дисципліни "Теорія і практика архівної справи", а з 1942 р. був уведений самостійний курс "Історія й організація діловодства в СРСР". У 1943 р. уперше з'явився і сам термін «документознавства».

     Документ - являє собою систему закономірно  пов'язаних одне з одним елементів  і частин, як цілісне утворення. Елемент - найменша одиниці поділу документа[ 16, 9].Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін. Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв'язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему. При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування. Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об'єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний . 

     1.2.Складові документа

     Значна  частина управлінських функцій  не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку. Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку XX століття. Соціальна інформація - це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявлення у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація вміщена в документі - є об’єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

     Соціальну інформацію легко розпізнати за рядом ознак:

• способом розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).
• за ступенем переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).
• за сферою отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька   видів   соціальної   інформації.

     Кожний   із   названих   видів інформації може бути об'єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.) .

     Інформація - це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах[16, 17].

     Передавання інформації однією людиною іншій  можна розглядати як процес передавання  повідомлень, закодованих у вигляді  знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння. Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові,витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей. Іншими словами, інформація має об'єктивну форму у вигляді повідомлень і суб'єктивну - як процес її сприйняття і розуміння. З суб'єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, верифікації (роз'яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять). У професійній діяльності, об'єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документа інформація", "інформація документа","інформація         на документі", "документальна інформація". Інформація може бути  не документною, не зафіксованою на матеріальному носієві  і     матеріальною закріпленою на   ньому. Основу будь-якого    документа    складає документа інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.

     Інформація, як така, не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої  він не може існувати. Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно -, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д.т). Крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей ) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер) .

     Таким чином під матеріальною кладовою документа розуміють:

• матеріальну основу документа;
• форму носія інформації;
• спосіб документування чи запису інформації.

     Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи  носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи . До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти . Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію. Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері .