Функції документа

     Під функцією (від лат. "Functio" - виконання) документа розуміється внутрішньо притаманну йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа  зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них. Функції документа безпосередньо пов'язана з функціями інформації, що документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії. Сукупність функцій є засобом досягнення мети та реалізації завдань, для вирішення яких документ призначений. Функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів. Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого більш глибокого їх вивчення.

     Різні функції документа тісно взаємопов'язані  і переплетені між собою, тому вивчення їх можливо тільки за допомогою  загальнонаукового методу абстрагування, тобто уявного розмежування і  тимчасового виділення будь-яких окремих функцій.

     У соціальному плані будь-який офіційний  документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

     2.2.Специфічні  функції

     До  специфічних функцій документа  належать:

• управлінська – документ є інструментом управління, ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління;
• правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ);
• історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства,цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

     Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

     Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

     Офіційні  документи залежно від сфери  їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації .

     Основними комплексами всієї документації є:

     -організаційно-правова документація;

     - планова документація;

     -інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

     - звітна документація;

     - документація щодо особового складу;

     - фінансова документація;

     - документація з матеріально-технічного забезпечення;

     - договірна документація;

     - документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

     Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного  закладу.

     2.3.Головні  функції

     Головна функція - найбільш узагальнююча функція, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та просторі.

     Отже, з вище наведеної загальної характеристики можна підвести підсомоки, що функції документа можна розділити на загальні та спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи яку-небудь певну потребу, тобто реалізуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність у документі інших функцій. Точно також, як, скажімо, вмиваючись водою, він не замислюється про те, що ця ж сама вода може бути використана для поливу рослин, гасіння пожежі, для розгону демонстрантів і т.д.

     Виникнення  документа обумовлено цілком конкретними  суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і притаманні всім документам. Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації і т.д. Нерідко документознавців об'єднують  у деяку єдину інформаційну функцію, що навряд чи виправдано, оскільки інформація є глибинною, сутнісної характеристикою документа, поряд з його соціальною природою.

     Однією  з найважливіших функцій будь-якого  документа, безумовно, є функція  закріплення, у момент інформації. Саме вона вирішальною мірою зумовлює створення документу. Людина таким  чином намагається "зупинити мить". У процесі реалізації цієї функції  відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

     Комунікативна функція призначена не тільки для  вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також  і для організації, впорядкування  і підтримки інформаційних зв'язків  у суспільстві. Передача інформації охоплює всі рівні соціальної системи та різних її підсистем. Вона може бути інтерактивною, тобто вестися  в діалоговому режимі; може здійснюватися в будь-якому одному напрямку: зверху - вниз або знизу - вгору. Відповідно виникають і різні категорії документів:

     - двосторонньої дії (ділова та  особисте листування, договірні  документи і т.д.);

       - багатосторонньої дії, розраховані на інформування всього суспільства (наприклад, Загальна декларація прав людини);

      - документи, орієнтовані зверху  вниз, тобто від законодавця до  виконавця, від керівника до підлеглого (закони, укази, постанови, розпорядження, накази, інструкції тощо);

      - документи, орієнтовані знизу  вгору - від виконавця і підлеглого  до керівника (скарги, донесення,  доповідні записки, рапорти тощо).

     Виникнення  і широке поширення в останні  десятиліття комп'ютерних, телекомунікаційних та космічних мереж зв'язку та передачі інформації (системи "Інтерсупутник", "Інтернет", електронна пошта та ін) різко збільшили швидкість і обсяги передачі інформації і, як наслідок, комунікативні можливості документа.

     Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багато разів затребувана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значне число спеціальних установ і організацій - архівів, інформаційних центрів, музеїв тощо. Збереження інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись у ретроспективної середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективною середовищем побутування документів, тому відноситься до числа функцій вторинного порядку. Слід зауважити, що історичне джерело є складною інформаційною структурою. Він містить, поряд з відкритими, також і приховані шари інформації. З часом, у зв'язку з постійно змінними умовами життя суспільства, зростаючими потребами людей, прихована інформація може актуалізуватися і все більш виявлятися. До того ж постійно удосконалюються і методи добування ретроспективної інформації. Таким чином, функція документа як історичного джерела практично не може бути вичерпана. Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій чи іншій мірі відображає рівень матеріальної, наукової, технічної, мовної культури, рівень освіти, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не тільки закріплення, але й передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, моральних норм, примноження і розвиток цих традицій, накопичення інтелектуальних ресурсів, культурного потенціалу в суспільстві.

     Крім  розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї чи іншої конкретної сфери людської діяльності. До їх числа перш за все слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією має значний масив документів, що створюються спеціально для цілей управління і виступають як інструменту управлінського праці. Вони функціонують переважно в оперативній середовищі.

     Оскільки  процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, то і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різноманітні: організаційно-розпорядчі, планові, звітні і т.д.

     З управлінською тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють правові норми та правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти; акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п. ). Крім того, правову функцію на час можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу.

     Історично однією з перших була затребувана  функція обліку, оскільки ускладнення  соціальних зв'язків, розвиток економічних  відносин викликало до життя вже  на стадії аграрного суспільства  потреба в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для керування в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відображення перш за все в бухгалтерській, статистичній, планової, звітної документації.

     Значна  частина документів виконує пізнавальну  функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива насамперед наукової документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а насамперед у практичних цілях, зокрема, для розуміння й успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.

     Ряд документів має політичну функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься, в першу, чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження насамперед у документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої та зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів. Різного роду програмні матеріали, маніфести, політичні заяви, звернення тощо.

     До  політичної примикає ідеологічна функція  документа. Вже в давнину у  людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудових пам'яток людської думки, духовних шукань наших далеких предків.

     Разом з тим добре відомо, що документи, які виконують ідеологічну функцію, можуть надавати вельми істотний вплив  на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей. Досить згадати про роль документів релігійного змісту в період Реформації у Західній і Центральній Європі (XVI століття) або під час розколу Російської православної церкви в Росії (XVII століття). Часом документи виконували роль своєрідної ідеологічної зброї, зокрема, в період так званої "холодної війни" двох світових систем в другій половині XX сторіччя.

     У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямків людської діяльності, а також у процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм появи вже діючих функцій або проявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом вельми актуальною стала проблема захисту інформації. В результаті деякі документознавці не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

     Аналіз  основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості:

     По-перше, деякі функції властиві документу  спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.